Nutzerinterview – selbstständiger Buchhalter, Zahlungserinnerungen
Ein selbstständiger Buchhalter mit 14 Kleinbetrieben als Kunden erklärt, wie er jede Woche offene Rechnungen nachverfolgt und warum er Zahlungserinnerungen vor dem Versand freigeben möchte.
Zusammenfassung
Robert Haller betreut die Rechnungsstellung für 14 kleine Betriebe, überwiegend Handwerker. Jeden Montag exportiert er die offenen Rechnungen in eine Tabelle, weil sich die Liste überfälliger Rechnungen in der App nicht nach Kunde filtern lässt. Zahlungserinnerungen verschickt er von Hand: Er fürchtet, dass automatische Erinnerungen die besten Kunden seiner Mandanten verärgern, die oft nur wenige Tage im Verzug sind. Für Erinnerungen, die er gesammelt prüfen und freigeben kann, würde er bezahlen; außerdem wünscht er sich einen Lesezugang für jeden Mandanten.
Teilnehmer
- Nina Albrecht – UX-Researcherin, führt das Interview
- Robert Haller – selbstständiger Buchhalter, 14 Kleinbetriebe als Mandanten
Agenda
- Hintergrund und Mandanten
- Wie offene Rechnungen heute nachverfolgt werden
- Zahlungserinnerungen
- Wünsche und Ideen
Aufgaben
| Verantwortlich | Aufgabe | Frist |
|---|---|---|
| Nina Albrecht | Robert den Dankeschön-Gutschein für die Teilnahme schicken | Diese Woche |
| Nina Albrecht | Robert zu einer zweiten Session mit dem Prototyp für Erinnerungen einladen | — |
Profil der befragten Person
Robert Haller, seit neun Jahren selbstständiger Buchhalter. Arbeitet für 14 kleine Betriebe, vor allem Installateure und Elektriker, und verschickt in ihrem Namen rund 300 Rechnungen im Monat. Nutzt die App täglich am Laptop, selten am Handy.
Wichtigste Erkenntnisse
- Das Nachverfolgen offener Rechnungen ist eine Montagsroutine von etwa zwei Stunden.
- Er exportiert die Liste überfälliger Rechnungen in eine Tabelle, weil sie sich in der App nicht nach Kunde filtern lässt.
- Automatische Erinnerungen wirken riskant: Er will jede vorher sehen, weil manche säumigen Zahler die besten Kunden seiner Mandanten sind.
- Ein Lesezugang für Mandanten würde ihm mehrere E-Mails pro Woche ersparen.
Bemerkenswerte Zitate
- „Jeden Montag exportiere ich die Liste mit den überfälligen Rechnungen und sortiere sie von Hand nach Kunde.“ (6:12)
- „Einem Kunden, der jede Woche bestellt, kann ich nicht einfach eine Mahnung schicken – die muss ich vorher sehen.“ (14:48)
- „Wenn ich alle auf einmal freigeben könnte, würde ich dafür morgen bezahlen.“ (22:05)
Probleme
- Die Liste überfälliger Rechnungen lässt sich nicht nach Kunde filtern oder gruppieren.
- Erinnerungs-E-Mails werden einzeln geschrieben und verschickt.
- Mandanten fragen per E-Mail nach, ob ein Kunde bezahlt hat, weil sie es selbst nicht prüfen können.
Funktionswünsche und Ideen
- Erinnerungen, die automatisch vorbereitet, aber erst nach seiner Freigabe verschickt werden.
- Ein Filter für überfällige Rechnungen nach Kunde.
- Ein Lesezugang für jeden Mandanten.
Fragen und Antworten
- F: Wie finden Sie heraus, welche Rechnungen überfällig sind?
- A: Er exportiert jeden Montag die Liste überfälliger Rechnungen, sortiert sie in einer Tabelle nach Kunde und arbeitet sie Mandant für Mandant ab.
- F: Was hält Sie davon ab, automatische Erinnerungen zu nutzen?
- A: Die Sorge, gute Kunden zu verärgern, die nur wenige Tage im Verzug sind; er will jede Erinnerung sehen, bevor sie rausgeht.
- F: Wenn Sie eine Sache ändern könnten – welche wäre das?
- A: Erinnerungen, die er gesammelt prüfen und freigeben kann.
Nächstes Meeting
Zweite Session mit dem Prototyp für Erinnerungen – Termin steht noch nicht fest.