Bedarfsanalyse – Hellwig Gebäudeservice
Hellwig plant 240 Reinigungskräfte an 18 Kundenobjekten in Tabellen und verliert jede Woche Stunden mit kurzfristigen Schichttauschen. Gewünscht ist ein Pilot an drei Objekten ab Januar; das Budget wurde nicht besprochen, neue Software genehmigt der kaufmännische Leiter.
Zusammenfassung
Marta Kowalski, Leiterin Betrieb bei Hellwig Gebäudeservice, schilderte, wie die Schichten für 240 Beschäftigte an 18 Kundenobjekten in geteilten Tabellen geplant und per SMS bestätigt werden. Ihre zwei Disponenten verbringen rund 12 Stunden pro Woche mit Tauschwünschen und Krankmeldungen; verpasste Schichten führten im letzten Quartal zu zwei Kundenbeschwerden. Pflicht sind eine App für die Beschäftigten und ein Stundenexport für die Lohnabrechnung. Lena Krüger zeigte den Schichttausch und sagte, der Export funktioniere mit gängigen Lohnformaten; ob er mit Hellwigs Lohnabrechnungsanbieter funktioniert, ist nicht bestätigt. Hellwig hat außerdem eine Demo des Planungsmoduls dieses Anbieters gesehen.
Teilnehmer
- Lena Krüger – Account Executive, Taktplan
- Marta Kowalski – Leiterin Betrieb, Hellwig Gebäudeservice
- Jonas Peters – Disponent, Hellwig Gebäudeservice
Agenda
- Wie Hellwig heute Schichten plant
- Probleme im heutigen Ablauf
- Anforderungen
- Kurze Demo: Schichttausch und Lohnexport
- Nächste Schritte
Entscheidungen
- Dem kaufmännischen Leiter von Hellwig wird ein Pilot an drei Objekten ab Januar vorgeschlagen.
Aufgaben
| Verantwortlich | Aufgabe | Frist |
|---|---|---|
| Lena Krüger | Pilotangebot für drei Objekte mit Preisen für 240 Beschäftigte schicken | Freitag |
| Marta Kowalski | Termin mit dem kaufmännischen Leiter vereinbaren | Nächste Woche |
| Jonas Peters | Anonymisierte Kopie der aktuellen Schichtplan-Tabelle schicken | — |
| Lena Krüger | Klären, ob der Stundenexport mit Hellwigs Lohnabrechnungsanbieter funktioniert | — |
Kundenkontext
Hellwig Gebäudeservice übernimmt die Büroreinigung mit 240 Beschäftigten an 18 Kundenobjekten. Zwei Disponenten planen die Schichten in geteilten Tabellen und bestätigen sie per SMS; die Stunden werden einmal im Monat von Hand in die Lohnabrechnung übertragen.
Probleme des Kunden
- Tauschwünsche und Krankmeldungen kosten die zwei Disponenten rund 12 Stunden pro Woche.
- Verpasste Schichten führten im letzten Quartal zu zwei Kundenbeschwerden.
- Die Stunden für die Lohnabrechnung werden jeden Monat aus der Tabelle abgetippt; Fehler fallen erst auf, wenn sich Beschäftigte beschweren.
Anforderungen
- Muss: eine App, in der Beschäftigte ihre Schichten sehen und tauschen.
- Muss: ein Stundenexport, den der Lohnabrechnungsanbieter importieren kann.
- Kann: ein Monatsbericht pro Kundenobjekt.
- Beschäftigte ohne Smartphone müssen ihre Schichten trotzdem erhalten.
Qualifizierung
| Kriterium | Erkenntnisse |
|---|---|
| Budget | Nicht besprochen |
| Entscheidungsbefugnis | Marta leitet die Bewertung; neue Software genehmigt der kaufmännische Leiter. |
| Bedarf | Planungsaufwand senken und verpasste Schichten bei Kunden vermeiden. |
| Zeitrahmen | Pilot an drei Objekten ab Januar. |
Einwände und Bedenken
- Hohe Fluktuation: Marta befürchtet, dass neue Beschäftigte keine weitere App installieren.
- Die Umstellung darf den Dienstplan über die Feiertage im Dezember nicht stören.
- Datenschutz: Telefonnummern der Beschäftigten und Angaben zu Kundenobjekten würden im Tool gespeichert.
Wettbewerber und Alternativen
- Das Planungsmodul des eigenen Lohnabrechnungsanbieters – Hellwig hat eine Demo gesehen und fand es für die Beschäftigten umständlich.
- Bei den Tabellen bleiben und einen dritten Disponenten einstellen.
Nächstes Meeting
Donnerstag, 19. November, 14:00 Uhr, Videocall mit Hellwigs kaufmännischem Leiter – Themen: Umfang des Piloten und Preise.