Úvodné stretnutie — Upratovacie služby Vzorová, s. r. o.
Firma plánuje zmeny 240 upratovačiek na 18 objektoch klientov v tabuľkách a každý týždeň stráca hodiny pri narýchlo menených zmenách. Chce pilot na troch objektoch od januára; o rozpočte sa nehovorilo a nový softvér schvaľuje finančná riaditeľka.
Zhrnutie
Marta Kollárová, vedúca prevádzky firmy Upratovacie služby Vzorová, opísala, ako sa zmeny pre 240 zamestnancov na 18 objektoch klientov plánujú v zdieľaných tabuľkách a potvrdzujú cez SMS. Dvaja plánovači strávia výmenami zmien a hláseniami chorôb asi 12 hodín týždenne a vynechané zmeny viedli v minulom štvrťroku k dvom sťažnostiam klientov. Nevyhnutná je mobilná aplikácia pre zamestnancov a export odpracovaných hodín do mzdového systému. Lucia Bednárová predviedla výmenu zmien a uviedla, že export funguje s bežnými mzdovými formátmi; či funguje aj so mzdovým systémom firmy, zatiaľ potvrdené nie je. Firma už videla ukážku plánovacieho modulu od svojho dodávateľa miezd.
Účastníci
- Lucia Bednárová — obchodná manažérka, Zmenovník
- Marta Kollárová — vedúca prevádzky, Upratovacie služby Vzorová
- Jozef Pekár — plánovač zmien, Upratovacie služby Vzorová
Program
- Ako firma dnes plánuje zmeny
- Problémy súčasného postupu
- Požiadavky
- Krátka ukážka: výmena zmien a export do miezd
- Ďalšie kroky
Rozhodnutia
- Finančnej riaditeľke sa navrhne pilot na troch objektoch od januára.
Úlohy
| Zodpovedá | Úloha | Termín |
|---|---|---|
| Lucia Bednárová | Poslať návrh pilotu pre tri objekty s cenou pre 240 zamestnancov | Piatok |
| Marta Kollárová | Dohodnúť stretnutie s finančnou riaditeľkou | Budúci týždeň |
| Jozef Pekár | Poslať anonymizovanú kópiu súčasnej tabuľky so zmenami | — |
| Lucia Bednárová | Overiť, či export hodín funguje so mzdovým systémom firmy | — |
Situácia zákazníka
Upratovacie služby Vzorová zabezpečujú upratovanie kancelárií s 240 zamestnancami na 18 objektoch klientov. Dvaja plánovači zostavujú zmeny v zdieľaných tabuľkách a potvrdzujú ich cez SMS; odpracované hodiny sa raz mesačne ručne prepisujú do mzdového systému.
Problémy zákazníka
- Výmeny zmien a hlásenia chorôb zaberú dvom plánovačom asi 12 hodín týždenne.
- Vynechané zmeny viedli v minulom štvrťroku k dvom sťažnostiam klientov.
- Hodiny pre mzdy sa každý mesiac prepisujú z tabuľky a chyby vyjdú najavo, až keď sa ozvú zamestnanci.
Požiadavky
- Nevyhnutné: mobilná aplikácia, v ktorej zamestnanci vidia svoje zmeny a môžu si ich vymeniť.
- Nevyhnutné: export hodín, ktorý vie načítať mzdový systém.
- Želané: mesačný prehľad za každý objekt klienta.
- Zamestnanci bez smartfónu musia zmeny dostávať tiež.
Kvalifikácia
| Kritérium | Čo vieme |
|---|---|
| Rozpočet | Neprebrané |
| Rozhodovacia právomoc | Výber vedie Marta; nový softvér schvaľuje finančná riaditeľka. |
| Potreba | Skrátiť čas na plánovanie a zastaviť vynechané zmeny na objektoch klientov. |
| Časový rámec | Pilot na troch objektoch od januára. |
Námietky a obavy
- Fluktuácia je vysoká; Marta sa obáva, že noví zamestnanci si ďalšiu aplikáciu nenainštalujú.
- Prechod nesmie narušiť decembrový sviatočný rozpis zmien.
- Ochrana údajov: v nástroji by boli telefónne čísla zamestnancov a údaje o objektoch klientov.
Konkurencia a alternatívy
- Plánovací modul od dodávateľa mzdového systému — firma videla ukážku a pre zamestnancov sa im zdal ťažkopádny.
- Zostať pri tabuľkách a prijať tretieho plánovača.
Ďalšie stretnutie
Štvrtok 19. novembra o 14:00, videohovor s finančnou riaditeľkou — program: rozsah pilotu a cena.