Rozmowa rozpoznawcza — Biały Ład Serwis
Biały Ład Serwis układa grafiki 240 pracowników na 18 obiektach w arkuszach i co tydzień traci godziny na zamiany w ostatniej chwili. Firma chce pilotażu na trzech obiektach od stycznia; o budżecie nie rozmawiano, a nowe oprogramowanie zatwierdza dyrektor finansowy.
Podsumowanie
Marta Kowalczyk, kierowniczka operacyjna Biały Ład Serwis, opisała, jak grafiki 240 osób na 18 obiektach klientów powstają we wspólnych arkuszach i są potwierdzane SMS-ami. Dwóch koordynatorów traci około 12 godzin tygodniowo na zamiany i zwolnienia, a nieobsadzone zmiany skończyły się w ostatnim kwartale dwiema reklamacjami klientów. Wymagania obowiązkowe to aplikacja mobilna dla pracowników i eksport godzin do systemu kadrowo-płacowego. Katarzyna Wójcik pokazała zamiany zmian i powiedziała, że eksport obsługuje popularne formaty płacowe; czy zadziała z systemem używanym w Biały Ład Serwis, nie potwierdzono. Firma widziała też prezentację modułu grafików od swojego dostawcy systemu kadrowo-płacowego.
Uczestnicy
- Katarzyna Wójcik — account executive, Zmianownik
- Marta Kowalczyk — kierowniczka operacyjna, Biały Ład Serwis
- Paweł Jasiński — koordynator grafików, Biały Ład Serwis
Agenda
- Jak Biały Ład Serwis układa dziś grafiki
- Problemy z obecnym procesem
- Wymagania
- Krótka prezentacja: zamiany zmian i eksport godzin
- Kolejne kroki
Decyzje
- Dyrektorowi finansowemu Biały Ład Serwis zostanie zaproponowany pilotaż na trzech obiektach od stycznia.
Zadania
| Odpowiedzialny | Zadanie | Termin |
|---|---|---|
| Katarzyna Wójcik | Wysłać ofertę pilotażu na trzy obiekty z wyceną dla 240 pracowników | Piątek |
| Marta Kowalczyk | Umówić rozmowę z dyrektorem finansowym | Przyszły tydzień |
| Paweł Jasiński | Udostępnić zanonimizowaną kopię obecnego arkusza grafików | — |
| Katarzyna Wójcik | Sprawdzić, czy eksport godzin zadziała z systemem kadrowo-płacowym klienta | — |
Kontekst klienta
Biały Ład Serwis sprząta biura: 240 pracowników na 18 obiektach klientów. Dwóch koordynatorów układa grafiki we wspólnych arkuszach i potwierdza je SMS-ami; godziny raz w miesiącu są ręcznie przepisywane do systemu kadrowo-płacowego.
Problemy klienta
- Zamiany i zwolnienia zajmują dwóm koordynatorom około 12 godzin tygodniowo.
- Nieobsadzone zmiany skończyły się w ostatnim kwartale dwiema reklamacjami klientów.
- Godziny do wypłat są co miesiąc przepisywane z arkusza, a błędy wychodzą dopiero, gdy pracownicy się skarżą.
Wymagania
- Obowiązkowo: aplikacja mobilna, w której pracownicy widzą swoje zmiany i mogą się nimi zamieniać.
- Obowiązkowo: eksport godzin, który przyjmie system kadrowo-płacowy.
- Mile widziane: miesięczny raport dla każdego obiektu.
- Pracownicy bez smartfona też muszą dostawać informację o swoich zmianach.
Kwalifikacja
| Kryterium | Co wiemy |
|---|---|
| Budżet | Nie omówiono |
| Decydent | Ocenę prowadzi Marta; nowe oprogramowanie zatwierdza dyrektor finansowy. |
| Potrzeba | Skrócić czas układania grafików i skończyć z nieobsadzonymi zmianami na obiektach. |
| Termin | Pilotaż na trzech obiektach od stycznia. |
Obiekcje i wątpliwości
- Duża rotacja pracowników; Marta obawia się, że nowe osoby nie zainstalują kolejnej aplikacji.
- Zmiana nie może zakłócić grudniowego grafiku świątecznego.
- Ochrona danych: w narzędziu byłyby numery telefonów pracowników i dane obiektów klientów (RODO).
Konkurencja i alternatywy
- Moduł grafików od dostawcy systemu kadrowo-płacowego — firma widziała prezentację i uznała go za trudny dla pracowników.
- Zostać przy arkuszach i zatrudnić trzeciego koordynatora.
Następne spotkanie
Czwartek 19 listopada, 14:00, wideorozmowa z dyrektorem finansowym Biały Ład Serwis — agenda: zakres pilotażu i wycena.