Úvodní schůzka — Lesklo s.r.o.
Lesklo plánuje směny 240 uklízeček a uklízečů na 18 objektech v tabulkách a každý týden ztrácí hodiny přeskupováním na poslední chvíli. Chtějí v lednu pilotní provoz na třech objektech; rozpočet se neprobíral a nový software schvaluje finanční ředitel.
Shrnutí
Marta Kovářová, provozní ředitelka Lesklo s.r.o., popsala, jak se směny pro 240 zaměstnanců na 18 objektech klientů plánují ve sdílených tabulkách a potvrzují SMS zprávami. Dva plánovači stráví výměnami směn a nemocenskými zhruba 12 hodin týdně a kvůli neobsazeným směnám si minulé čtvrtletí dvakrát stěžoval klient. Nutností je mobilní aplikace pro zaměstnance a export odpracovaných hodin pro mzdy. Lucie Benešová předvedla výměnu směn a uvedla, že export funguje s běžnými mzdovými formáty; zda funguje se mzdovým systémem, který Lesklo používá, potvrzeno nebylo. Lesklo už vidělo i prezentaci plánovacího modulu od svého dodavatele mzdového softwaru.
Účastníci
- Lucie Benešová — obchodní manažerka, Směnář
- Marta Kovářová — provozní ředitelka, Lesklo s.r.o.
- Jonáš Pikal — plánovač směn, Lesklo s.r.o.
Agenda
- Jak Lesklo dnes plánuje směny
- Problémy současného postupu
- Požadavky
- Krátká ukázka: výměna směn a export pro mzdy
- Další kroky
Rozhodnutí
- Finančnímu řediteli Lesklo se navrhne pilotní provoz na třech objektech od ledna.
Úkoly
| Odpovídá | Úkol | Termín |
|---|---|---|
| Lucie Benešová | Poslat návrh pilotního provozu pro tři objekty s cenou pro 240 zaměstnanců | Pátek |
| Marta Kovářová | Domluvit schůzku s finančním ředitelem | Příští týden |
| Jonáš Pikal | Poslat anonymizovanou kopii současné tabulky směn | — |
| Lucie Benešová | Ověřit, zda export hodin funguje se mzdovým systémem, který Lesklo používá | — |
Situace zákazníka
Lesklo s.r.o. zajišťuje úklid kanceláří, má 240 zaměstnanců na 18 objektech klientů. Dva plánovači sestavují směny ve sdílených tabulkách a potvrzují je SMS zprávami; odpracované hodiny se jednou měsíčně ručně přepisují do mzdového systému.
Problémy zákazníka
- Výměny směn a nemocenské zaberou oběma plánovačům zhruba 12 hodin týdně.
- Kvůli neobsazeným směnám si minulé čtvrtletí dvakrát stěžoval klient.
- Hodiny pro mzdy se každý měsíc přepisují z tabulky a chyby se ukážou, až když si zaměstnanci stěžují.
Požadavky
- Nutnost: mobilní aplikace, ve které zaměstnanci uvidí své směny a mohou si je vyměnit.
- Nutnost: export hodin, který mzdový systém umí načíst.
- Uvítali by: měsíční přehled za každý objekt klienta.
- Zaměstnanci bez chytrého telefonu musí rozpis směn dostávat také.
Kvalifikace
| Kritérium | Co víme |
|---|---|
| Rozpočet | Neprobíráno |
| Pravomoc rozhodovat | Výběr vede Marta, nový software schvaluje finanční ředitel. |
| Potřeba | Zkrátit čas na plánování a přestat vynechávat směny u klientů. |
| Časový rámec | Pilotní provoz na třech objektech od ledna. |
Námitky a obavy
- Velká fluktuace: Marta se obává, že si noví zaměstnanci další aplikaci nenainstalují.
- Přechod nesmí narušit prosincový rozpis přes svátky.
- Ochrana osobních údajů: v nástroji by byla telefonní čísla zaměstnanců a údaje o objektech klientů.
Konkurence a alternativy
- Plánovací modul dodavatele mzdového softwaru — Lesklo vidělo ukázku a pro zaměstnance jim připadal složitý.
- Zůstat u tabulek a přijmout třetího plánovače.
Příští schůzka
Čtvrtek 19. listopadu ve 14:00, videohovor s finančním ředitelem Lesklo — program: rozsah pilotního provozu a cena.