Zásady ochrany soukromí

Úvod

MinutesMaster („my“, „naše“ nebo „nás“) se zavazuje chránit vaše soukromí. Tyto Zásady ochrany soukromí vysvětlují, jak shromažďujeme, používáme, zpřístupňujeme a chráníme vaše informace při používání naší služby pro přepis schůzek a generování zápisů.

Jaké informace shromažďujeme

Osobní údaje

Shromažďujeme informace, které nám přímo poskytnete, včetně:

• Jméno a e-mailová adresa při vytvoření účtu
• Platební údaje při předplacení našich služeb
• Profilové informace, které se rozhodnete poskytnout
• Komunikace s námi, včetně žádostí o podporu

Data ze schůzek

Při používání naší služby zpracováváme:

• Zvukové nahrávky schůzek, které nahrajete nebo natočíte
• Přepisy vygenerované z vašich schůzek
• Metadata schůzek (datum, délka, účastníci)
• Veškeré úpravy nebo anotace, které v zápisech provedete

Informace o používání

Automaticky shromažďujeme určité informace o vašem používání služby:

• Informace o zařízení (typ, operační systém, prohlížeč)
• IP adresa a přibližná poloha
• Vzorce používání a interakce s funkcemi
• Výkonnostní a chybové logy

Jak vaše informace používáme

Shromážděné informace používáme k tomu, abychom:

• Poskytovali, udržovali a zlepšovali naše služby
• Zpracovali vaše zvukové soubory a vygenerovali přepisy a shrnutí
• Zasílali vám technická oznámení, aktualizace a zprávy podpory
• Reagovali na vaše žádosti a poskytovali zákaznickou podporu
• Sledovali a analyzovali vzorce používání pro zlepšení uživatelské zkušenosti
• Odhalovali, předcházeli a řešili technické problémy a podvodné aktivity
• Plnili zákonné povinnosti

Zabezpečení dat

K ochraně vašich informací používáme standardní bezpečnostní opatření:

• Všechna data jsou při přenosu šifrována pomocí TLS 1.3
• Data v úložišti jsou šifrována pomocí AES-256
• Přístup k osobním údajům je omezen pouze na oprávněné osoby
• Pravidelné bezpečnostní audity a penetrační testy
• Zabezpečená datová centra s fyzickými bezpečnostními kontrolami

Přestože se snažíme vaše informace chránit, žádný způsob přenosu přes internet ani elektronického ukládání není stoprocentně bezpečný. Absolutní bezpečnost zaručit nemůžeme.

Sdílení a zpřístupňování dat

Vaše osobní údaje neprodáváme. Vaše informace můžeme sdílet v následujících případech:

• Zpracovatelé: Konkrétní externí dodavatelé, kteří zpracovávají data naším jménem pro poskytování Služby. Aktuální zpracovatelé jsou uvedeni níže.
• Zákonné požadavky: Když to vyžaduje zákon nebo ochrana našich práv
• Převody podniku: V souvislosti s fúzí, akvizicí nebo prodejem aktiv
• S vaším souhlasem: Když se sdílením svých informací výslovně souhlasíte

Aktuální zpracovatelé

Následující zpracovatele využíváme na základě písemných smluv o zpracování údajů dle článku 28, kde je to relevantní. Každý má přístup pouze k datům potřebným pro svou konkrétní funkci.

• MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Francie) — vysílání botů na schůzky + nahrávání pro integrace se Zoomem, Google Meet a Microsoft Teams. Ukládá nahrávky schůzek a OAuth tokeny Zoomu (šifrované AES-256-GCM) a jako zpracovatele pro přepis nahrávek botů v reálném čase využívá Gladia (Gladia SAS, Francie).
• Soniox (Soniox Inc., USA) — primární rozpoznávání řeči. Přijímá zvuk pouze pro účely přepisu; smluvně nesmí být použit k trénování modelů.
• RunPod (RunPod Inc., USA) — záložní výpočetní kapacita pro přepis třídy Whisper. Přijímá zvuk pouze v případě, že je Soniox nedostupný.
• OpenRouter (OpenRouter Inc., USA) — brána k velkým jazykovým modelům používaná pro generování zápisů, překlady, asistenta v aplikaci a embeddingy pro vyhledávání. Přijímá přepsaný text (a u asistenta a vyhledávání také vaše otázky a vyhledávací dotazy) a směruje ho k poskytovatelům modelů — včetně OpenAI, Anthropic a Google — každý za podmínek API bez tréninku. Směrování k poskytovatelům je logováno.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irsko) — zpracování plateb za placená předplatná a balíčky kreditů. Přijímá fakturační údaje; úplná čísla karet neukládáme.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., USA) — správa nákupů v aplikaci přes App Store a Google Play. Přijímá ID vašeho účtu MinutesMaster a záznamy o nákupech v obchodě; platební údaje zůstávají u společnosti Apple nebo Google.
• Sentry (Functional Software, Inc., USA) — hlášení pádů a chyb mobilní aplikace. Přijímá technickou diagnostiku (model zařízení, verze systému a aplikace, záznamy chyb) označenou ID vašeho účtu; nikdy zvuk schůzek, přepisy ani zápisy.

O zapojení nového zpracovatele, které podstatně mění nakládání s daty, informujeme zákazníky nejméně 30 dní předem. Aktuální seznam zpracovatelů nebo naši smlouvu o zpracování údajů (DPA) si vyžádejte na info@minutesmaster.ai.

AI agenti a asistent

AI agenti (Claude, ChatGPT a další aplikace MCP)

MinutesMaster můžete propojit s AI asistenty a agenty, jako jsou Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Cursor nebo automatizační nástroje, přes náš server MCP na adrese https://api.minutesmaster.ai/mcp. Tato část vysvětluje, co se při tom děje.

Jak propojení vzniká. Buď se přihlásíte do MinutesMaster a aplikaci schválíte na naší obrazovce souhlasu (OAuth), nebo si vytvoříte osobní API klíč v sekci Přehled > AI agenti. Na obrazovce souhlasu zvolíte, co smí aplikace dělat:

• Číst schůzky (vyhledávat a číst přepisy, zápisy, rozhodnutí a úkoly);
• Organizovat a upravovat (názvy, poznámky, jména mluvčích, složky, štítky, sdílení s týmem, překlady, šablony zápisu a přepsání zápisu podle jiné šablony);
• Odesílat boty a importovat (odeslat bota na schůzku, importovat nahrávky z odkazů nebo nahraných souborů; čerpá vaše kredity).

Co agent vidí. Propojená aplikace vidí jen to, co vidí váš účet: vaše vlastní schůzky a schůzky sdílené s vašimi týmovými prostory, a to jen v rozsahu oprávnění, která jste schválili. Podle vašeho požadavku může aplikace dostat: názvy, data, délky a jazyky schůzek; jména a role účastníků a mluvčích; přepisy; zápisy (shrnutí, témata, rozhodnutí, úkoly s odpovědnými osobami, příští schůzku); vaše soukromé poznámky ke schůzkám; názvy složek, štítků a týmů; e-mail kolegy, který sdílenou schůzku vlastní; e-mail, tarif a zůstatek kreditů vašeho účtu; vaše šablony zápisu a jejich nastavení; a časově omezené odkazy (odkaz na přehrání nahrávky platný 2 hodiny, odkaz ke stažení platný 15 minut, který funguje pro každého, kdo ho má, a jednorázový odkaz pro nahrání souboru platný 1 hodinu).

Co se s daty děje v AI aplikaci. Když nástroj vrátí obsah schůzky, dostane ho AI aplikace, kterou používáte (například Claude od společnosti Anthropic nebo ChatGPT od společnosti OpenAI), a zpracovává ho podle svých vlastních podmínek a zásad ochrany soukromí. MinutesMaster nemá vliv na to, jak tento poskytovatel data ukládá nebo používá. Propojujte jen aplikace, kterým své schůzky svěříte.

Co o propojeních ukládáme.

• Připojené aplikace (OAuth): název aplikace, její identifikátor klienta a web, udělená oprávnění, kdy jste ji připojili a kdy aplikace propojení naposledy použila. Přístupové a obnovovací tokeny ukládáme jen jako jednosměrné otisky (hash). Přístupové tokeny vyprší po hodině, obnovovací po 60 dnech a během používání aplikace se obnovují. Registrace aplikací, které propojení nikdy nedokončily, mažeme po 7 dnech.
• API klíče: název, který jste klíči dali, jeho první znaky (abyste ho poznali v seznamu), jednosměrný otisk klíče, jeho oprávnění, čas vytvoření a posledního použití a případné datum vypršení. Celý klíč zobrazíme jen jednou, při vytvoření.
• Záznam aktivity: u každého volání nástroje, čtení zdroje nebo promptu zaznamenáme váš účet, název a identifikátor aplikace, zda použila OAuth, nebo API klíč, název nástroje, zdroje nebo promptu, úspěch či neúspěch, krátkou chybovou zprávu v případě selhání, dobu trvání a čas. Nezaznamenáváme, co aplikace nástroji poslala (vaše otázky, hledané výrazy ani další parametry), ani co nástroj vrátil. Záznam používáme k zobrazení nedávné aktivity agentů, k vynucení limitů počtu požadavků a k prošetření zneužití. Mažeme ho po 180 dnech.

Akce, které agent provede za vás. Pokud jste povolili „Odesílat boty a importovat“, může agent vaším jménem poslat bota MinutesMaster na schůzku nebo importovat nahrávku. Funguje to stejně, jako když to uděláte sami v aplikaci: stejné kredity, zpracování i zpracovatelé popsaní výše.

Odpojení. V sekci Přehled > AI agenti můžete kteroukoli aplikaci odpojit nebo kterýkoli API klíč odvolat; přístup okamžitě skončí. MinutesMaster můžete odebrat i přímo v AI aplikaci. Změna hesla odvolá všechny API klíče a připojené aplikace. Smazáním účtu se smažou všechna propojení, klíče i záznamy aktivity.

Asistent MinutesMaster (v aplikaci) a vyhledávání

Asistent. Když se asistenta zeptáte v aplikaci, nebo když agent použije nástroj ask_meetings, pošleme vaši otázku a relevantní úryvky z vašich schůzek našemu poskytovateli AI modelů (přes OpenRouter, uvedený mezi našimi zpracovateli), aby napsal odpověď. Otázku a odpověď s odkazy na citovaná místa uložíme do historie asistenta, abyste se k nim mohli vrátit. Konverzaci můžete kdykoli smazat. Počet otázek za den je omezen.

Vyhledávání. Aby šlo schůzky hledat podle významu, převádí embeddingový model, ke kterému přistupujeme přes OpenRouter, text schůzek (přepisy a zápisy) a vaše vyhledávací dotazy na číselné reprezentace (embeddingy). Embeddingy ukládáme u schůzky a mažeme je, když smažete schůzku nebo účet.

Asistent ani vyhledávání nepoužívají váš obsah k trénování AI modelů.

Uchovávání dat

Vaše osobní údaje a data ze schůzek uchováváme po dobu aktivního účtu nebo po dobu nezbytnou k poskytování služeb. Své schůzky i účet můžete kdykoli smazat e-mailem na info@minutesmaster.ai. Smazání vyřídíme do 5 pracovních dnů, s výjimkou případů, kdy jsme povinni konkrétní data uchovat ze zákonných důvodů.

Záznamy aktivity AI agentů mažeme po 180 dnech; konverzace s asistentem uchováváme, dokud je nesmažete, nebo dokud nesmažete svůj účet.

Vaše práva

V závislosti na vaší lokalitě můžete mít následující práva:

• Přístup: Vyžádat si kopii svých osobních údajů
• Oprava: Požádat o opravu nepřesných údajů
• Výmaz: Požádat o smazání svých osobních údajů
• Přenositelnost: Požádat o přenos svých dat do jiné služby
• Odhlášení: Odhlásit se z marketingové komunikace

Pro uplatnění těchto práv nás kontaktujte na info@minutesmaster.ai

Mezinárodní přenosy dat

Několik našich zpracovatelů (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) sídlí ve Spojených státech. Pro přeshraniční přenosy osobních údajů z EHP / Spojeného království / Švýcarska do USA se opíráme o následující záruky:

• Standardní smluvní doložky (prováděcí rozhodnutí Komise EU 2021/914), pokud se zpracovatel neúčastní rámce EU–US Data Privacy Framework.
• Certifikace v rámci EU–US Data Privacy Framework, pokud se jí zpracovatel účastní.
• Technická opatření včetně TLS 1.2+ při přenosu a AES-256 v úložišti.

Zpracování plateb Stripe pro zákazníky z EU zajišťuje Stripe Payments Europe Ltd. (Irsko). Zpracování MeetingBaaS probíhá v rámci Evropské unie. O naše posouzení dopadů přenosů (TIA) nebo Standardní smluvní doložky požádejte na info@minutesmaster.ai.

Soukromí dětí

Naše služba není určena dětem mladším 16 let. Osobní údaje dětí vědomě neshromažďujeme. Pokud se domníváte, že jsme shromáždili údaje dítěte, neprodleně nás kontaktujte.

Změny těchto zásad

Tyto Zásady ochrany soukromí můžeme čas od času aktualizovat. O významných změnách vás budeme informovat zveřejněním nových zásad na této stránce a aktualizací data „Poslední aktualizace“. Pokračováním v používání naší služby po změnách vyjadřujete souhlas s aktualizovanými zásadami.

Kontaktujte nás

Máte-li k těmto Zásadám ochrany soukromí otázky nebo připomínky, kontaktujte nás:

• E-mail: info@minutesmaster.ai
• Pošta: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic