Uživatelský rozhovor — účetní na volné noze, upomínky faktur
Účetní na volné noze se 14 klienty z řad drobných živnostníků popsal, jak každý týden honí nezaplacené faktury a proč chce upomínky před odesláním schvalovat.
Shrnutí
Robert vede fakturaci pro 14 malých firem, většinou řemeslníků. Každé pondělí exportuje nezaplacené faktury do tabulky, protože přehled faktur po splatnosti se v aplikaci nedá filtrovat podle klienta. Upomínky posílá ručně: obává se, že automatické upomínky by naštvaly nejlepší zákazníky jeho klientů, kteří se často zpozdí jen o pár dní. Zaplatil by za upomínky, které může zkontrolovat a schválit najednou, a přál by si přístup pro každého klienta jen pro čtení.
Účastníci
- Nina Altmanová — produktová výzkumnice, vede rozhovor
- Robert Hájek — účetní na volné noze, 14 klientů z řad malých firem
Agenda
- Profil a klienti
- Jak dnes sleduje nezaplacené faktury
- Upomínky
- Přání a nápady
Úkoly
| Odpovídá | Úkol | Termín |
|---|---|---|
| Nina Altmanová | Poslat Robertovi poukázku jako poděkování za účast | Tento týden |
| Nina Altmanová | Pozvat Roberta na druhé sezení s prototypem upomínek | — |
Profil respondenta
Robert Hájek, účetní na volné noze devět let. Pracuje pro 14 malých firem, převážně instalatéry a elektrikáře, a jejich jménem vystaví zhruba 300 faktur měsíčně. Aplikaci používá denně na notebooku, na telefonu jen výjimečně.
Klíčová zjištění
- Honění nezaplacených faktur je pondělní rutina, která zabere asi dvě hodiny.
- Přehled faktur po splatnosti exportuje do tabulky, protože v aplikaci ho nejde filtrovat podle klienta.
- Automatické upomínky mu připadají riskantní: každou chce nejdřív vidět, protože někteří opozdilci jsou nejlepší zákazníci jeho klientů.
- Přístup pro klienty jen pro čtení by mu ušetřil několik e-mailů týdně.
Výrazné citace
- „Každé pondělí si vyexportuju faktury po splatnosti a ručně je seřadím podle klientů.“ (6:12)
- „Nemůžu poslat upomínku někomu, kdo objednává každý týden — musím ji nejdřív vidět.“ (14:48)
- „Kdybych je mohl schválit všechny najednou, zaplatím za to hned zítra.“ (22:05)
Problémy
- Přehled faktur po splatnosti nejde filtrovat ani seskupit podle klienta.
- Upomínky píše a posílá jednu po druhé.
- Klienti mu píšou, jestli už zákazník zaplatil, protože si to sami nemůžou ověřit.
Přání a nápady
- Upomínky připravené automaticky, ale odeslané až po jeho schválení.
- Filtr faktur po splatnosti podle klienta.
- Přístup jen pro čtení pro každého klienta.
Otázky a odpovědi
- Otázka: Jak zjišťujete, které faktury jsou po splatnosti?
- Odpověď: Každé pondělí vyexportuje přehled faktur po splatnosti, v tabulce ho seřadí podle klientů a prochází klienta po klientovi.
- Otázka: Co vám brání používat automatické upomínky?
- Odpověď: Obava, že naštve dobré zákazníky, kteří jsou se splatností pozadu jen pár dní; každou upomínku chce před odesláním vidět.
- Otázka: Kdybyste mohl změnit jednu věc, co by to bylo?
- Odpověď: Upomínky, které může zkontrolovat a schválit najednou.
Příští schůzka
Druhé sezení s prototypem upomínek — termín zatím není stanoven.