Datenschutzerklärung

Einleitung

MinutesMaster („wir“, „unser“ oder „uns“) verpflichtet sich zum Schutz Ihrer Privatsphäre. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre Informationen erheben, verwenden, offenlegen und schützen, wenn Sie unseren Dienst für Meeting-Transkription und Protokollerstellung nutzen.

Welche Informationen wir erheben

Personenbezogene Daten

Wir erheben Informationen, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen, darunter:

• Name und E-Mail-Adresse bei der Kontoerstellung
• Zahlungsinformationen beim Abschluss eines Abonnements
• Profilinformationen, die Sie freiwillig angeben
• Kommunikation mit uns, einschließlich Support-Anfragen

Meeting-Daten

Bei der Nutzung unseres Dienstes verarbeiten wir:

• Audioaufnahmen von Meetings, die Sie hochladen oder aufnehmen
• Aus Ihren Meetings erstellte Transkriptionen
• Meeting-Metadaten (Datum, Dauer, Teilnehmer)
• Alle Änderungen oder Anmerkungen, die Sie an Protokollen vornehmen

Nutzungsinformationen

Bestimmte Informationen über Ihre Nutzung des Dienstes erheben wir automatisch:

• Geräteinformationen (Typ, Betriebssystem, Browser)
• IP-Adresse und ungefährer Standort
• Nutzungsmuster und Interaktionen mit Funktionen
• Leistungs- und Fehlerprotokolle

Wie wir Ihre Informationen verwenden

Die erhobenen Informationen verwenden wir, um:

• Unsere Dienste bereitzustellen, zu warten und zu verbessern
• Ihre Audiodateien zu verarbeiten und Transkriptionen und Zusammenfassungen zu erstellen
• Ihnen technische Hinweise, Updates und Support-Nachrichten zu senden
• Auf Ihre Anfragen zu reagieren und Kundensupport zu leisten
• Nutzungsmuster zu beobachten und zu analysieren, um das Nutzungserlebnis zu verbessern
• Technische Probleme und betrügerische Aktivitäten zu erkennen, zu verhindern und zu beheben
• Gesetzliche Pflichten zu erfüllen

Datensicherheit

Zum Schutz Ihrer Informationen setzen wir branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen ein:

• Alle Daten werden bei der Übertragung mit TLS 1.3 verschlüsselt
• Gespeicherte Daten werden mit AES-256 verschlüsselt
• Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf autorisiertes Personal beschränkt
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• Sichere Rechenzentren mit physischen Sicherheitskontrollen

Wir bemühen uns, Ihre Informationen zu schützen, doch keine Übertragung über das Internet und keine elektronische Speicherung ist hundertprozentig sicher. Absolute Sicherheit können wir nicht garantieren.

Weitergabe und Offenlegung von Daten

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. In folgenden Fällen können wir Ihre Informationen weitergeben:

• Auftragsverarbeiter: Bestimmte Drittanbieter, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, um den Dienst zu erbringen. Die aktuellen Auftragsverarbeiter sind unten aufgeführt.
• Gesetzliche Anforderungen: Wenn gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz unserer Rechte
• Unternehmensübertragungen: Im Zusammenhang mit einer Fusion, Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten
• Mit Ihrer Einwilligung: Wenn Sie der Weitergabe Ihrer Informationen ausdrücklich zustimmen

Aktuelle Auftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden Auftragsverarbeiter ein, wo zutreffend auf Grundlage schriftlicher Auftragsverarbeitungsverträge nach Artikel 28. Jeder erhält nur Zugriff auf die Daten, die für seine konkrete Funktion erforderlich sind.

• MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Frankreich) — Meeting-Bot-Versand + Aufnahme für die Integrationen mit Zoom, Google Meet und Microsoft Teams. Speichert Meeting-Aufnahmen und Zoom-OAuth-Tokens (AES-256-GCM-verschlüsselt) und nutzt Gladia (Gladia SAS, Frankreich) als Unterauftragsverarbeiter für die Echtzeit-Transkription von Bot-Aufnahmen.
• Soniox (Soniox Inc., USA) — primäre Spracherkennung. Erhält Audio ausschließlich zur Transkription; vertraglich vom Modelltraining ausgeschlossen.
• RunPod (RunPod Inc., USA) — Fallback-Rechenkapazität für Transkription der Whisper-Klasse. Erhält Audio nur, wenn Soniox nicht verfügbar ist.
• OpenRouter (OpenRouter Inc., USA) — Gateway zu großen Sprachmodellen für die Protokollerstellung, Übersetzungen, den In-App-Assistenten und Embeddings für die Suche. Erhält den transkribierten Text (beim Assistenten und bei der Suche auch Ihre Fragen und Suchanfragen) und leitet ihn an die dahinterliegenden Modellanbieter weiter — darunter OpenAI, Anthropic und Google — jeweils unter No-Training-API-Bedingungen. Das Anbieter-Routing wird protokolliert.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland) — Zahlungsabwicklung für bezahlte Abonnements und Credit-Pakete. Erhält Rechnungsdaten; vollständige Kartennummern speichern wir nicht.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., USA) — verwaltet In-App-Käufe über den App Store und Google Play. Erhält Ihre MinutesMaster-Konto-ID und die Kaufbelege des Stores; Zahlungsdaten verbleiben bei Apple bzw. Google.
• Sentry (Functional Software, Inc., USA) — Absturz- und Fehlerberichte der mobilen App. Erhält technische Diagnosedaten (Gerätemodell, Betriebssystem- und App-Version, Fehlerprotokolle) mit Ihrer Konto-ID; niemals Meeting-Audio, Transkripte oder Protokolle.

Vor der Aufnahme eines neuen Auftragsverarbeiters, der den Umgang mit Daten wesentlich verändert, informieren wir Kunden mindestens 30 Tage im Voraus. Eine aktuelle Kopie unserer Auftragsverarbeiterliste oder unseres AVV erhalten Sie unter info@minutesmaster.ai.

KI-Agenten und der Assistent

KI-Agenten (Claude, ChatGPT und andere MCP-Apps)

Sie können MinutesMaster über unseren MCP-Server unter https://api.minutesmaster.ai/mcp mit KI-Assistenten und -Agenten wie Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Cursor oder Automatisierungstools verbinden. Dieser Abschnitt erklärt, was dabei geschieht.

So entsteht eine Verbindung. Entweder melden Sie sich bei MinutesMaster an und genehmigen die App auf unserem Zustimmungsbildschirm (OAuth), oder Sie erstellen unter Dashboard > KI-Agenten einen persönlichen API-Schlüssel. Auf dem Zustimmungsbildschirm legen Sie fest, was die App tun darf:

• Meetings lesen (Transkripte, Protokolle, Entscheidungen und Aufgaben durchsuchen und lesen);
• Organisieren & bearbeiten (Titel, Notizen, Sprechernamen, Ordner, Tags, Teilen mit einem Team, Übersetzungen, Protokollvorlagen und das Neuschreiben von Protokollen mit einer anderen Vorlage);
• Bots senden & importieren (den Meeting-Bot senden, Aufnahmen über Links oder Uploads importieren; dabei werden Ihre Credits verbraucht).

Was ein Agent sehen kann. Eine verbundene App sieht nur, was Ihr Konto sehen kann: Ihre eigenen Meetings und die Meetings, die mit Ihren Team-Workspaces geteilt sind – und nur im Rahmen der Berechtigungen, die Sie genehmigt haben. Je nach Anfrage können die an die App zurückgegebenen Daten Folgendes umfassen: Titel, Datum, Dauer und Sprache von Meetings; Namen und Rollen von Teilnehmern und Sprechern; Transkripte; Protokolle (Zusammenfassung, Themen, Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichen, nächstes Meeting); Ihre privaten Meeting-Notizen; Namen von Ordnern, Tags und Teams; die E-Mail-Adresse des Teammitglieds, dem ein geteiltes Meeting gehört; die E-Mail-Adresse, den Tarif und das Credit-Guthaben Ihres Kontos; Ihre Protokollvorlagen und deren Einstellungen; sowie zeitlich begrenzte Links (einen Wiedergabelink für die Aufnahme, gültig 2 Stunden, einen Download-Link, gültig 15 Minuten, der für jeden funktioniert, der ihn hat, und einen einmal verwendbaren Upload-Link, gültig 1 Stunde).

Was mit Daten in der KI-App geschieht. Wenn ein Tool Meeting-Inhalte zurückgibt, erhält die von Ihnen genutzte KI-App (zum Beispiel Claude von Anthropic oder ChatGPT von OpenAI) diese Inhalte und verarbeitet sie nach ihren eigenen Bedingungen und ihrer eigenen Datenschutzerklärung. MinutesMaster hat keinen Einfluss darauf, wie dieser Anbieter sie speichert oder verwendet. Verbinden Sie nur Apps, denen Sie Ihre Meetings anvertrauen.

Was wir über Verbindungen speichern.

• Verbundene Apps (OAuth): den Namen der App, ihre Client-Kennung und Website, die von Ihnen erteilten Berechtigungen, den Zeitpunkt der Verbindung und wann die App die Verbindung zuletzt genutzt hat. Zugriffs- und Aktualisierungstoken werden nur als Einweg-Hashes gespeichert. Zugriffstoken laufen nach einer Stunde ab, Aktualisierungstoken nach 60 Tagen; solange Sie die App nutzen, werden sie erneuert. Registrierungen von Apps, die nie eine Verbindung abgeschlossen haben, werden nach 7 Tagen gelöscht.
• API-Schlüssel: den Namen, den Sie dem Schlüssel gegeben haben, seine ersten Zeichen (damit Sie ihn in der Liste wiedererkennen), einen Einweg-Hash des Schlüssels, seine Berechtigungen, den Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Nutzung sowie ein optionales Ablaufdatum. Der vollständige Schlüssel wird nur einmal angezeigt, wenn Sie ihn erstellen.
• Aktivitätsprotokoll: Für jeden Tool-Aufruf, jeden Ressourcenabruf und jeden Prompt erfassen wir Ihr Konto, Namen und Kennung der App, ob sie OAuth oder einen API-Schlüssel verwendet hat, den Namen des Tools, der Ressource oder des Prompts, Erfolg oder Fehlschlag, bei einem Fehler eine kurze Fehlermeldung, die Dauer und den Zeitpunkt. Wir protokollieren nicht, was die App an ein Tool gesendet hat (Ihre Fragen, Suchbegriffe oder andere Argumente), und auch nicht, was das Tool zurückgegeben hat. Wir nutzen dieses Protokoll, um Ihnen die letzten Agentenaktivitäten anzuzeigen, Ratenbegrenzungen durchzusetzen und Missbrauch zu untersuchen. Es wird nach 180 Tagen gelöscht.

Aktionen, die ein Agent für Sie ausführt. Wenn Sie „Bots senden & importieren“ erlaubt haben, kann ein Agent in Ihrem Namen den MinutesMaster-Bot in ein Meeting senden oder eine Aufnahme importieren. Das funktioniert genau so, als würden Sie es selbst in der App tun: dieselben Credits, dieselbe Verarbeitung und dieselben oben beschriebenen Auftragsverarbeiter.

Trennen. Unter Dashboard > KI-Agenten können Sie jede App trennen oder jeden API-Schlüssel widerrufen; der Zugriff endet sofort. Sie können MinutesMaster auch direkt in der KI-App entfernen. Wenn Sie Ihr Passwort ändern, werden alle API-Schlüssel und verbundenen Apps widerrufen. Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden alle Verbindungen, Schlüssel und Protokolleinträge gelöscht.

MinutesMaster fragen (In-App-Assistent) und Suche

Assistent. Wenn Sie dem Assistenten in der App eine Frage stellen oder ein Agent das Tool ask_meetings verwendet, senden wir Ihre Frage und die relevanten Auszüge aus Ihren Meetings an unseren KI-Modellanbieter (über OpenRouter, aufgeführt unter unseren Auftragsverarbeitern), damit er die Antwort verfasst. Frage und Antwort werden mit Links zu den zitierten Stellen in Ihrem Assistentenverlauf gespeichert, damit Sie darauf zurückkommen können. Sie können eine Unterhaltung jederzeit löschen. Die Anzahl der Fragen pro Tag ist begrenzt.

Suche. Damit Meetings nach Bedeutung gefunden werden können, werden Meeting-Texte (Transkripte und Protokolle) und Ihre Suchanfragen von einem über OpenRouter angebundenen Embedding-Modell in numerische Darstellungen (Embeddings) umgewandelt. Die Embeddings werden zusammen mit Ihrem Meeting gespeichert und gelöscht, wenn Sie das Meeting oder Ihr Konto löschen.

Weder der Assistent noch die Suche verwenden Ihre Inhalte zum Training von KI-Modellen.

Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten und Meeting-Daten auf, solange Ihr Konto aktiv ist oder soweit es zur Erbringung der Dienste erforderlich ist. Sie können Ihre Meetings und Ihr Konto jederzeit per E-Mail an info@minutesmaster.ai löschen lassen. Löschungen werden innerhalb von 5 Werktagen bearbeitet, außer wenn wir bestimmte Daten aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen.

Aktivitätsprotokolle von KI-Agenten werden nach 180 Tagen gelöscht; Unterhaltungen mit dem Assistenten bleiben gespeichert, bis Sie sie oder Ihr Konto löschen.

Ihre Rechte

Abhängig von Ihrem Standort stehen Ihnen möglicherweise folgende Rechte zu:

• Auskunft: Eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern
• Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten verlangen
• Löschung: Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen
• Übertragbarkeit: Übertragung Ihrer Daten an einen anderen Dienst verlangen
• Widerspruch: Marketingkommunikation abbestellen

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter info@minutesmaster.ai

Internationale Datenübermittlungen

Mehrere unserer Auftragsverarbeiter (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) haben ihren Sitz in den USA. Für grenzüberschreitende Übermittlungen personenbezogener Daten aus dem EWR / dem Vereinigten Königreich / der Schweiz in die USA stützen wir uns auf folgende Garantien:

• Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission), wenn der Auftragsverarbeiter nicht am EU-US Data Privacy Framework teilnimmt.
• Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, wenn der Auftragsverarbeiter daran teilnimmt.
• Technische Maßnahmen, einschließlich TLS 1.2+ bei der Übertragung und AES-256 bei der Speicherung.

Die Stripe-Verarbeitung für EU-Kunden übernimmt Stripe Payments Europe Ltd. (Irland). Die Verarbeitung durch MeetingBaaS erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Unser Transfer Impact Assessment oder die Standardvertragsklauseln erhalten Sie unter info@minutesmaster.ai.

Datenschutz von Kindern

Unser Dienst richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass wir Daten eines Kindes erhoben haben, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie, indem wir die neue Erklärung auf dieser Seite veröffentlichen und das Datum „Zuletzt aktualisiert“ anpassen. Ihre fortgesetzte Nutzung unseres Dienstes nach Änderungen gilt als Zustimmung zur aktualisierten Erklärung.

Kontakt

Bei Fragen oder Anliegen zu dieser Datenschutzerklärung kontaktieren Sie uns:

• E-Mail: info@minutesmaster.ai
• Post: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic