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Vorlage für Kick-off-Protokolle

Ein Kick-off-Protokoll, das Ziele, Umfang, Rollen und Termine festhält

Ein Format für das erste Meeting eines Projekts oder einer neuen Phase: woran Erfolg gemessen wird, was zum Umfang gehört und was nicht, wer wofür verantwortlich ist, welche Meilensteine genannt wurden und welche Risiken schon am ersten Tag auf dem Tisch lagen.

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Wann Sie diese Vorlage verwenden

Für das Meeting, mit dem ein Projekt, ein Kundenauftrag oder eine neue Phase beginnt: Eine Agentur und ein Kunde starten ein Redesign, ein internes Team beginnt eine Migration, eine abteilungsübergreifende Initiative legt los. Auf das Kick-off-Protokoll greifen alle zurück, wenn Monate später Umfang oder Zuständigkeiten infrage stehen – deshalb muss es konkret sein.

Die Vorlage ergänzt fünf Abschnitte. Ziele und Erfolgskriterien hält die Ziele so fest, wie sie genannt wurden, mit Zahlen, wo es welche gab. Im Umfang / nicht im Umfang listet beides, nicht enthaltene Punkte sind als solche markiert. Rollen und Verantwortlichkeiten und Meilensteine sind Tabellen – Person und Rolle, Meilenstein und Termin. Risiken und Abhängigkeiten sammelt, was das Projekt bremsen könnte.

MinutesMaster übernimmt Termine nur so, wie sie genannt wurden: Ein Meilenstein ohne vereinbarten Termin bekommt einen Strich statt eines erfundenen Datums. Entscheidungen, etwa wer Designs freigibt, stehen getrennt von der Diskussion, und jede erste Aufgabe bekommt eine verantwortliche Person.

Auf einen Blick
Integrierte Vorlage in MinutesMaster
Projekt-Kick-off
Gruppe
Alltag
Standardlänge
Standard
Abschnitte dieser Vorlage
  • Ziele und Erfolgskriterien
  • Im Umfang / nicht im Umfang
  • Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Meilensteine
  • Risiken und Abhängigkeiten

Jede Vorlage schreibt außerdem die Standardfelder: Überblick, Zusammenfassung, Teilnehmer, Agenda, Entscheidungen, Aufgaben und das nächste Meeting.

Aufbau

Der Aufbau eines Kick-off-Protokolls

Fünf Abschnitte für den Projektstart, zusätzlich zu den Feldern, die jedes Protokoll hat.

Abschnitte, die diese Vorlage ergänzt

  1. 1

    Ziele und Erfolgskriterien

    Liste

    Die Ziele des Projekts und woran Erfolg gemessen wird, so wie sie im Meeting genannt wurden.

  2. 2

    Im Umfang / nicht im Umfang

    Liste

    Was das Projekt umfasst und was ausdrücklich nicht; nicht enthaltene Punkte sind als solche markiert.

  3. 3

    Rollen und Verantwortlichkeiten

    Tabelle

    Wer was macht: eine Zeile pro Person mit ihrer Rolle oder Verantwortung im Projekt.

    Spalten: Person · Rolle / Verantwortung

  4. 4

    Meilensteine

    Tabelle

    Meilensteine mit den genannten Terminen; ein Strich, wenn kein Termin vereinbart wurde.

    Spalten: Meilenstein · Termin

  5. 5

    Risiken und Abhängigkeiten

    Liste

    Risiken und Abhängigkeiten, die im Meeting genannt wurden – von anderen Teams, Lieferanten, Systemen oder der Verfügbarkeit von Personen.

In jedem Protokoll enthalten

Ganz gleich, welche Vorlage Sie wählen – MinutesMaster schreibt immer auch diese Felder:

  • Überblick — ein bis drei Sätze dazu, worum es ging und was dabei herauskam.
  • Zusammenfassung — die Diskussion kompakt zusammengefasst, für alle, die nicht dabei waren.
  • Teilnehmer — alle Sprecher, mit Name und Rolle, sofern sie im Meeting genannt wurden.
  • Agenda — die tatsächlich besprochenen Themen in ihrer Reihenfolge.
  • Entscheidungen — nur ausdrücklich Vereinbartes oder Beschlossenes, getrennt von Vorschlägen und Meinungen.
  • Aufgaben — Aufgaben mit verantwortlicher Person und einer Frist, wenn eine genannt wurde.
  • Nächstes Meeting — Datum, Uhrzeit und Themen, falls sie zur Sprache kamen.
  • Ausführliches Protokoll — ein Verlaufsbericht in Absätzen, mit den Zeitpunkten der wichtigen Stellen.
Beispiel

Beispiel: ausgefülltes Kick-off-Protokoll

Der Kick-off eines erfundenen Kundenportal-Redesigns zwischen einer Spedition und ihrer Webagentur, mit dieser Vorlage protokolliert.

Projekt-Kick-offZoom-Bot · 64 Min. · Deutsch

Kick-off – Redesign des Kundenportals, Musterfracht GmbH

Kunde und Agentur haben Ziele, Umfang und Team für das Redesign des Kundenportals festgelegt, drei Meilensteine terminiert und die ERP-Schnittstelle als größtes Risiko benannt.

Zusammenfassung

Hannah Krüger erklärte, warum das Portal neu gestaltet wird: Fragen zur Sendungsverfolgung machen den größten Teil der Support-Anrufe aus, und Kunden können Rechnungen nicht selbst herunterladen. Ziel ist, die Anrufe zur Sendungsverfolgung innerhalb von sechs Monaten nach dem Start um 30 % zu senken. Die Agentur stellte ihren Plan vor; das Team einigte sich auf den Umfang des ersten Releases und verschob die mobile App und die ERP-Integration in eine spätere Phase. Olga Neumann wies darauf hin, dass die ERP-Dokumentation unvollständig ist und die IT im Dezember kaum Zeit hat. Hannah gibt als Einzige Designs frei.

Teilnehmer

  • Hannah Krüger – Leiterin Kundenservice, Auftraggeberin
  • Marco Bauer – Projektleiter, Agentur
  • Yuki Tanaka – UX-Designerin, Agentur
  • Ravi Kumar – Lead Developer, Agentur
  • Olga Neumann – IT, Musterfracht GmbH

Agenda

  1. Warum das Portal neu gestaltet wird
  2. Ziele und Erfolgskriterien
  3. Umfang des ersten Releases
  4. Team und Zuständigkeiten
  5. Zeitplan und Risiken

Entscheidungen

  • Hannah Krüger gibt als Einzige Designs frei.
  • Wöchentlicher Status-Call jeden Dienstag um 10:00 Uhr.
  • Die mobile App und die ERP-Integration wandern in Phase 2.

Aufgaben

VerantwortlichAufgabeFrist
Olga NeumannAktuelle Dokumentation der ERP-API an die Agentur schickenBis Freitag
Yuki TanakaDiscovery-Workshops mit dem Kundenservice-Team planenDiese Woche
Marco BauerProjektplan und Risikoliste teilenVor dem ersten Status-Call

Ziele und Erfolgskriterien

  • Support-Anrufe zur Sendungsverfolgung innerhalb von sechs Monaten nach dem Start um 30 % senken.
  • Kunden laden Rechnungen selbst herunter, ohne den Support zu kontaktieren.
  • Start vor der nächsten Hochsaison.

Im Umfang / nicht im Umfang

  • Im Umfang: Sendungsverfolgung, Rechnungsdownload, Kontoeinstellungen.
  • Im Umfang: Single Sign-on mit den bestehenden Kundenkonten.
  • Nicht im Umfang: die mobile App (Phase 2).
  • Nicht im Umfang: die Anbindung an das neue ERP-System (Phase 2).

Rollen und Verantwortlichkeiten

PersonRolle / Verantwortung
Hannah KrügerAuftraggeberin; gibt Designs und Umfangsänderungen frei
Marco BauerProjektleitung; Plan, Budget, wöchentlicher Status
Yuki TanakaUX-Research und Design
Ravi KumarTechnische Leitung und Entwicklung
Olga NeumannZugänge zu Kundensystemen, ERP und Single Sign-on

Meilensteine

MeilensteinTermin
Discovery-Workshops abgeschlossenFreitag, 27. November
Klickbarer Prototyp freigegebenFreitag, 18. Dezember
Beta für 20 ausgewählte KundenFreitag, 12. Februar
Öffentlicher Start-

Risiken und Abhängigkeiten

  • Die Dokumentation der ERP-API ist unvollständig; die Daten der Sendungsverfolgung hängen davon ab.
  • Die IT des Kunden ist im Dezember nur eingeschränkt verfügbar.
  • Single Sign-on hängt von der Testumgebung des Identity Providers ab.

Nächstes Meeting

Dienstag, 1. Dezember, 10:00 Uhr – erster wöchentlicher Status-Call.

Illustratives Beispiel: ein erfundenes Meeting. Namen, Organisationen und Zahlen sind fiktiv; die Struktur entspricht genau dem, was diese Vorlage erzeugt.

Vorlage

Vorlage für das Kick-off-Protokoll kopieren

Reiner Text zum Einfügen in Word, Google Docs, Notion oder eine E-Mail – oder als bearbeitbare Word-Datei bzw. PDF zum Herunterladen.

Reiner Text
Word (DOCX)PDF
Protokoll Projekt-Kick-off

Anlass: [ ]
Datum und Uhrzeit: [ ]
Ort / Link: [ ]
Protokollführung: [ ]
Projekt: [ ]
Auftraggeber/in: [ ]
Projektleitung: [ ]

Zusammenfassung
[ ]

Teilnehmer
- [Name] — [Rolle]
- [Name] — [Rolle]

Agenda
1. [ ]
2. [ ]

Ziele und Erfolgskriterien
- [ ]
- [ ]

Im Umfang / nicht im Umfang
- [ ]
- [ ]

Rollen und Verantwortlichkeiten
Person | Rolle / Verantwortung
[ ] | [ ]
[ ] | [ ]

Meilensteine
Meilenstein | Termin
[ ] | [ ]
[ ] | [ ]

Risiken und Abhängigkeiten
- [ ]
- [ ]

Entscheidungen
- [ ]
- [ ]

Aufgaben
Verantwortlich | Aufgabe | Frist
[ ] | [ ] | [ ]
[ ] | [ ] | [ ]
[ ] | [ ] | [ ]

Nächstes Meeting
[ ]
So funktioniert es

Dieses Protokoll aus Ihrer Aufnahme erstellen

Statt leerer Vorlage: MinutesMaster schreibt das Protokoll „Projekt-Kick-off“ direkt aus der Aufnahme.

  1. 1

    Aufnahme mitbringen

    Laden Sie eine Audio- oder Videodatei hoch (bis 2 GB), nehmen Sie im Browser oder in der Mobile-App auf, fügen Sie einen YouTube- oder Google-Drive-Link ein oder schicken Sie den Bot in ein Zoom-, Teams- oder Google-Meet-Meeting.

  2. 2

    „Projekt-Kick-off“ wählen

    Wählen Sie die Vorlage beim Hochladen, Aufnehmen oder Senden des Bots – oder legen Sie sie als Standard fest. Länge, Ton und Abschnitte lassen sich für ein einzelnes Meeting anpassen.

  3. 3

    Entwurf prüfen

    Das Protokoll ist meist ein bis zwei Minuten nach dem Upload fertig. Geben Sie jedem Sprecher einmal seinen Namen, prüfen Sie Entscheidungen und Verantwortliche und bearbeiten Sie jedes Feld nach Bedarf.

  4. 4

    Exportieren oder wechseln

    Laden Sie Word (DOCX) oder PDF herunter oder erstellen Sie das Protokoll kostenlos mit einer anderen Vorlage neu – die frühere Version bleibt unter „Versionen“ erhalten.

Tipps

Tipps für das Kick-off-Protokoll

Der Kick-off setzt die Erwartungen. Das Protokoll hält fest, worauf sich alle eingestellt haben.

  • Erfolg messbar machen

    „Besseres Portal“ lässt sich nicht prüfen, „30 % weniger Anrufe zur Sendungsverfolgung in sechs Monaten“ schon. Wurde im Meeting keine Zahl genannt, notieren Sie das Ziel trotzdem und setzen Sie die Messgröße auf die nächste Agenda.

  • Aufschreiben, was nicht dazugehört

    Die Liste „nicht im Umfang“ verhindert mehr Streit als die Liste „im Umfang“. Nennen Sie, was ausdrücklich verschoben wurde und wohin.

  • Ein Name pro Verantwortung

    „Der Kunde“ ist keine Rolle. Geben Sie jeder Verantwortung – Freigaben, Systemzugänge, Budget – eine Person, damit Fragen eine Adresse haben.

  • Unbekannte Termine offen lassen

    Ein Meilenstein ohne vereinbarten Termin sollte genau das zeigen. Ein erfundenes Datum im Kick-off-Protokoll wird später zur verpassten Frist.

FAQ

Häufige Fragen

Was gehört in ein Kick-off-Protokoll?
Ziele und Erfolgskriterien des Projekts, was zum Umfang gehört und was nicht, Rollen und Verantwortlichkeiten, Meilensteine mit Terminen, Risiken und Abhängigkeiten sowie die Entscheidungen und ersten Aufgaben mit Verantwortlichen.
Wie sieht die Agenda eines Kick-off-Meetings aus?
Typisch sind: Vorstellungsrunde, warum es das Projekt gibt, Ziele und Erfolgskriterien, Umfang, Team und Zuständigkeiten, Zeitplan und Meilensteine, Risiken, wie das Team kommuniziert, und die nächsten Schritte.
Wer nimmt am Projekt-Kick-off teil?
Auftraggeber oder Entscheider, die Projektleitung, das Kernteam und alle, die etwas kontrollieren, wovon das Projekt abhängt, etwa IT-Zugänge oder Budget. Bei Kundenprojekten beide Seiten.
Wie dokumentiere ich ein Kick-off-Meeting?
Halten Sie Ziele, Umfang, Rollen, Meilensteine und Risiken so fest, wie sie vereinbart wurden, und schicken Sie das Protokoll noch in derselben Woche an alle. Mit einer Aufnahme schreibt MinutesMaster den Entwurf in diesem Aufbau, und Sie prüfen ihn.
Gibt es die Kick-off-Vorlage als Word-Datei?
Ja. Laden Sie sie oben als bearbeitbare DOCX-Datei oder als PDF herunter, oder kopieren Sie die Textversion in Word, Google Docs oder Ihr Projekttool.
Kann ich der Vorlage einen Abschnitt zum Budget hinzufügen?
Ja. In MinutesMaster ergänzen Sie eigene Abschnitte – etwa „Budget“ als Tabelle – für ein einzelnes Meeting oder speichern das Ergebnis als eigene oder als Team-Vorlage.
Passt die Vorlage auch für einen Phasen-Kick-off oder ein Kunden-Onboarding?
Ja. Sie passt zu jedem Meeting, mit dem ein Arbeitspaket beginnt. Für ein Vertriebsgespräch vor der Auftragserteilung eignet sich die Vorlage für Vertriebsgespräche besser.

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