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Vorlage für Retrospektiven

Retro-Notizen, die mit Maßnahmen und Verantwortlichen enden

Ein Format ohne Schuldzuweisung für Sprint-Retrospektiven, Projekt-Post-Mortems und Lessons-Learned-Runden: was gut lief, was nicht, die Ideen für das nächste Mal – und die Verbesserungsmaßnahmen mit je einer verantwortlichen Person.

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Wann Sie diese Vorlage verwenden

Am Ende eines Sprints, eines Releases, eines Projekts oder nach einem Vorfall: in jedem Meeting, in dem ein Team zurückblickt, um künftig besser zu arbeiten. Retros scheitern, wenn dieselben Probleme Sprint für Sprint wiederkommen – die Notizen müssen deshalb zeigen, was das Team ändern will und wer es umsetzt.

Die Vorlage hat drei Abschnitte. Was gut lief bewahrt, was sich zu wiederholen lohnt. Was nicht gut lief hält Probleme als Tatsachen über die Arbeit fest, nicht über Personen. Verbesserungsideen sammelt die Vorschläge; die, zu denen sich das Team verpflichtet, werden zu Aufgaben mit Verantwortlichen.

MinutesMaster formuliert diese Vorlage ohne Schuldzuweisung: „Die Staging-Daten waren veraltet“, nicht „jemand hat vergessen, sie zu aktualisieren“. Die Verbesserungsmaßnahmen landen bei den Aufgaben, und unter Follow-ups sehen Sie alle offenen Aufgaben aus allen Meetings – so kann die nächste Retro damit beginnen, sie zu prüfen.

Auf einen Blick
Integrierte Vorlage in MinutesMaster
Retrospektive
Gruppe
Alltag
Standardlänge
Standard
Abschnitte dieser Vorlage
  • Was gut lief
  • Was nicht gut lief
  • Verbesserungsideen

Jede Vorlage schreibt außerdem die Standardfelder: Überblick, Zusammenfassung, Teilnehmer, Agenda, Entscheidungen, Aufgaben und das nächste Meeting.

Aufbau

Der Aufbau einer Retrospektive

Die drei klassischen Retro-Fragen, zusätzlich zu den Feldern, die jedes Protokoll hat.

Abschnitte, die diese Vorlage ergänzt

  1. 1

    Was gut lief

    Liste

    Praktiken, Ergebnisse und Gewohnheiten, die sich bewährt haben, so wie das Team sie benannt hat.

  2. 2

    Was nicht gut lief

    Liste

    Probleme und Frust, beschrieben als Tatsachen über die Arbeit, nicht über Personen.

  3. 3

    Verbesserungsideen

    Liste

    Vorschläge, wie es beim nächsten Mal besser geht; die vereinbarten stehen zusätzlich als Aufgaben mit Verantwortlichen im Protokoll.

In jedem Protokoll enthalten

Ganz gleich, welche Vorlage Sie wählen – MinutesMaster schreibt immer auch diese Felder:

  • Überblick — ein bis drei Sätze dazu, worum es ging und was dabei herauskam.
  • Zusammenfassung — die Diskussion kompakt zusammengefasst, für alle, die nicht dabei waren.
  • Teilnehmer — alle Sprecher, mit Name und Rolle, sofern sie im Meeting genannt wurden.
  • Agenda — die tatsächlich besprochenen Themen in ihrer Reihenfolge.
  • Entscheidungen — nur ausdrücklich Vereinbartes oder Beschlossenes, getrennt von Vorschlägen und Meinungen.
  • Aufgaben — Aufgaben mit verantwortlicher Person und einer Frist, wenn eine genannt wurde.
  • Nächstes Meeting — Datum, Uhrzeit und Themen, falls sie zur Sprache kamen.
  • Ausführliches Protokoll — ein Verlaufsbericht in Absätzen, mit den Zeitpunkten der wichtigen Stellen.
Beispiel

Beispiel: ausgefülltes Protokoll einer Retrospektive

Die 45-minütige Retro eines erfundenen Checkout-Teams nach einem zweiwöchigen Sprint, mit dieser Vorlage protokolliert.

RetrospektiveMicrosoft-Teams-Bot · 45 Min. · Deutsch

Retrospektive Sprint 14 – Checkout-Team

Die Migration zum neuen Zahlungsanbieter ging pünktlich live, danach waren aber zwei Hotfixes nötig, weil die Staging-Daten nicht zur Produktion passten. Das Team will Staging wöchentlich aktualisieren, große Stories vor dem Planning teilen und eine tägliche Review-Rotation ausprobieren.

Zusammenfassung

Sarah prüfte zu Beginn die Maßnahmen aus der letzten Retro: Zwei von drei waren erledigt. Das Team freute sich, dass die Migration zum Zahlungsanbieter planmäßig live ging und dass Pairing bei den schwierigsten Tickets geholfen hat. Nach dem Release waren zwei Hotfixes nötig, weil die Staging-Daten nicht mehr der Produktion entsprachen. Der Erstattungsprozess war mit 8 Punkten geschätzt und dauerte etwa dreimal so lange, und Pull Requests warteten im Schnitt mehr als einen Tag auf ein Review. Das Team wählte drei Verbesserungen und testet die Review-Rotation zwei Sprints lang, bevor es entscheidet, ob sie bleibt.

Teilnehmer

  • Sarah Lindner – Scrum Master, moderiert
  • Tomás Ruiz – Entwickler
  • Mei Chen – Entwicklerin
  • Jonas Adler – Entwickler
  • Fatma Yıldız – QA

Agenda

  1. Maßnahmen aus der letzten Retrospektive
  2. Was gut lief
  3. Was nicht gut lief
  4. Verbesserungen für Sprint 15

Entscheidungen

  • Zwei Sprints lang eine tägliche Review-Rotation testen, danach entscheiden, ob sie bleibt.
  • Stories mit mehr als 5 Punkten werden vor dem Sprint Planning geteilt.

Aufgaben

VerantwortlichAufgabeFrist
Mei ChenWöchentliche Aktualisierung der Staging-Daten aus anonymisierten Produktionsdaten skriptenBis Ende von Sprint 15
Jonas AdlerTägliche Review-Rotation im Teamkalender einrichtenMontag
Sarah Lindner„Stories über 5 Punkte teilen“ in die Planning-Checkliste aufnehmen—

Was gut lief

  • Die Migration zum Zahlungsanbieter ging planmäßig live.
  • Pairing bei den zwei schwierigsten Tickets hat Zeit gespart und Wissen verteilt.
  • Der Wegfall des Donnerstags-Syncs hat eine Stunde pro Woche frei gemacht, ohne dass jemandem Informationen fehlten.

Was nicht gut lief

  • Zwei Hotfixes nach dem Release: Die Staging-Daten entsprachen nicht mehr der Produktion.
  • Der Erstattungsprozess war mit 8 Punkten geschätzt und dauerte etwa dreimal so lange.
  • Pull Requests warteten im Schnitt mehr als einen Tag auf ein Review.

Verbesserungsideen

  • Staging-Daten jede Woche aktualisieren.
  • Jede Story über 5 Punkte vor dem Planning teilen.
  • Jeden Tag ist eine Person für Reviews zuständig, reihum im Team.

Nächstes Meeting

Retrospektive Sprint 15 in zwei Wochen, gleiche Uhrzeit – Beginn mit der Prüfung dieser drei Maßnahmen.

Illustratives Beispiel: ein erfundenes Meeting. Namen, Organisationen und Zahlen sind fiktiv; die Struktur entspricht genau dem, was diese Vorlage erzeugt.

Vorlage

Vorlage für die Retrospektive kopieren

Reiner Text zum Einfügen in Word, Google Docs, Notion oder eine E-Mail – oder als bearbeitbare Word-Datei bzw. PDF zum Herunterladen.

Reiner Text
Word (DOCX)PDF
Protokoll der Retrospektive

Anlass: [ ]
Datum und Uhrzeit: [ ]
Ort / Link: [ ]
Protokollführung: [ ]
Sprint / Zeitraum: [ ]
Moderation: [ ]

Zusammenfassung
[ ]

Teilnehmer
- [Name] — [Rolle]
- [Name] — [Rolle]

Agenda
1. [ ]
2. [ ]

Was gut lief
- [ ]
- [ ]

Was nicht gut lief
- [ ]
- [ ]

Verbesserungsideen
- [ ]
- [ ]

Entscheidungen
- [ ]
- [ ]

Aufgaben
Verantwortlich | Aufgabe | Frist
[ ] | [ ] | [ ]
[ ] | [ ] | [ ]
[ ] | [ ] | [ ]

Nächstes Meeting
[ ]
So funktioniert es

Dieses Protokoll aus Ihrer Aufnahme erstellen

Statt leerer Vorlage: MinutesMaster schreibt das Protokoll „Retrospektive“ direkt aus der Aufnahme.

  1. 1

    Aufnahme mitbringen

    Laden Sie eine Audio- oder Videodatei hoch (bis 2 GB), nehmen Sie im Browser oder in der Mobile-App auf, fügen Sie einen YouTube- oder Google-Drive-Link ein oder schicken Sie den Bot in ein Zoom-, Teams- oder Google-Meet-Meeting.

  2. 2

    „Retrospektive“ wählen

    Wählen Sie die Vorlage beim Hochladen, Aufnehmen oder Senden des Bots – oder legen Sie sie als Standard fest. Länge, Ton und Abschnitte lassen sich für ein einzelnes Meeting anpassen.

  3. 3

    Entwurf prüfen

    Das Protokoll ist meist ein bis zwei Minuten nach dem Upload fertig. Geben Sie jedem Sprecher einmal seinen Namen, prüfen Sie Entscheidungen und Verantwortliche und bearbeiten Sie jedes Feld nach Bedarf.

  4. 4

    Exportieren oder wechseln

    Laden Sie Word (DOCX) oder PDF herunter oder erstellen Sie das Protokoll kostenlos mit einer anderen Vorlage neu – die frühere Version bleibt unter „Versionen“ erhalten.

Tipps

Tipps für Retrospektiven, die etwas verändern

Eine Retro ist nur so gut wie die Maßnahmen, die daraus entstehen – und ob jemand sie nachhält.

  • Mit den Maßnahmen der letzten Retro beginnen

    Prüfen Sie zu Beginn jeder Retrospektive, was aus den bisherigen Maßnahmen geworden ist. Das zeigt dem Team, dass Retros zu etwas führen.

  • Die Arbeit beschreiben, nicht die Person

    „Reviews warteten mehr als einen Tag“ lädt zu einer Lösung ein, „eine Person reviewt zu langsam“ zur Verteidigung. Notizen ohne Schuldzuweisung halten das Gespräch offen.

  • Zwei oder drei Verbesserungen auswählen

    Zehn Ideen ohne Verantwortliche ändern nichts. Wählen Sie die wenigen, die das Team wirklich ausprobiert, mit je einer verantwortlichen Person und einem Zeitrahmen.

  • Änderungen als Experiment behandeln

    „Zwei Sprints testen, dann entscheiden“ ist leichter zu vereinbaren als eine dauerhafte Regel – und setzt die Überprüfung gleich auf den Kalender.

FAQ

Häufige Fragen

Welche drei Fragen stellt man in einer Retrospektive?
Was lief gut, was lief nicht gut, und was wollen wir anders machen? Diese Vorlage hat für jede Frage einen Abschnitt, und die Verbesserungen, zu denen sich das Team verpflichtet, werden zu Aufgaben mit Verantwortlichen.
Wie lange dauert eine Sprint-Retrospektive?
Der Scrum Guide begrenzt sie bei einem einmonatigen Sprint auf höchstens drei Stunden; bei kürzeren Sprints ist sie in der Regel kürzer. Für einen zweiwöchigen Sprint sind 45 bis 90 Minuten üblich.
Gibt es ein Beispiel für eine Sprint-Retrospektive?
Ja – das Beispiel oben zeigt eine vollständige Retro nach einem zweiwöchigen Sprint: was gut lief, was nicht, die Verbesserungen, die Entscheidungen und die Aufgaben mit Verantwortlichen, so wie MinutesMaster sie aus der Aufnahme schreibt.
Wie bleibt eine Retrospektive frei von Schuldzuweisungen?
Sprechen und schreiben Sie über Ereignisse und Umstände, nicht über Einzelne: was passiert ist, was es begünstigt hat, was es verhindern würde. MinutesMaster formuliert diese Vorlage ohne Schuldzuweisung.
Sollte das Retro-Protokoll außerhalb des Teams geteilt werden?
Meist behält das Team es für sich und teilt nur die Maßnahmen, für die es Hilfe von anderen braucht. In MinutesMaster bleibt ein Meeting privat in Ihrem Konto, solange Sie es nicht mit einem Team-Workspace teilen.
Passt die Vorlage auch für ein Projekt-Post-Mortem?
Ja. Sie eignet sich für Post-Mortems und Lessons-Learned-Runden am Projektende oder nach einem Vorfall. Brauchen Sie einen Abschnitt wie „Zeitlicher Ablauf“, ergänzen Sie ihn für das einzelne Meeting.
Gibt es die Retrospektive-Vorlage als Word-Datei?
Ja. Laden Sie sie oben als bearbeitbare DOCX-Datei oder als PDF herunter, oder kopieren Sie die Textversion in Word, Google Docs oder das Wiki Ihres Teams.

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