Zasedání zastupitelstva s hlasováním na telefonech, od pozvánky po zveřejněný zápis

Den či dva před zasedáním si projděte tento seznam. Zkušební hlasování se dvěma nebo třemi kolegy zabere pár minut a odhalí většinu překvapení.

Zasedání nahrajte jakýmkoli způsobem — diktafonem, telefonem, nebo použijte video z přenosu — a nahrávku nahrajte do MinutesMaster jako běžnou schůzku (jeden soubor může mít až 8 hodin a 2 GB). Až bude přepis hotový, na kartě Nahrávka a koncept schůzku připojte a stiskněte Napsat koncept. Trvá to několik minut.

Koncept uvádí, koho bylo na nahrávce slyšet, co zaznělo ke každému bodu, usnesení a hlasování tak, jak byla vyhlášena. Než stisknete Vložit do zasedání, vyberte, co se má vložit. Hlasování, která už proběhla na telefonech nebo jste je zapsali ručně, zůstávají přesně tak, jak jsou — koncept je nepřidá podruhé; pokud takové hlasování ještě nemá usnesení, dostane znění, které zaznělo na nahrávce, označené ke kontrole. „Zápisy k bodům“ nechte zapnuté.

Potom kontrolujte. Vše, čím si koncept nebyl jistý, je označeno Zkontrolujte a u každého bodu je odkaz Poslechnout od…, který otevře nahrávku na daném místě. V části Další části zápisu doplňte zahájení, dotazy a podněty zastupitelů, diskusi a závěr. Je to koncept, který vytvořilo rozpoznávání řeči a jazykový model: jména, čísla i znění mohou být chybně.

Až bude zápis v pořádku, správce týmu stiskne Schválit zápis. Od té chvíle nelze program, prezenci, hlasování ani usnesení měnit; je-li potřeba oprava, správce schválení vrátí, opraví a schválí znovu. Plnění úkolů z usnesení můžete zapisovat kdykoli.

Na kartě Dokumenty si pak stáhnete:

Zveřejnění je samostatný, vědomý krok. Nejprve zapněte veřejnou stránku: karta Nastavení orgánu → Veřejná stránka, kde zvolíte i její adresu. Potom na kartě Dokumenty ve schváleném zasedání vyberte, co zveřejnit — zápis, usnesení, hlasování po jménech, prezenční listinu — a stiskněte Zveřejnit.

Veřejná stránka ukazuje dokumenty v podobě, jakou měly ve chvíli zveřejnění. Pokud později něco opravíte, vraťte schválení, opravte, schvalte a zveřejněte znovu; dokud zasedání opravujete, na veřejné stránce není. Dokumenty se zveřejní tak, jak jste je schválili — osobní údaje občanů, které zveřejnit nechcete, z nich odstraňte předem.

Chcete-li stránku zobrazit přímo na webu obce, otevřete veřejnou stránku, dole rozbalte Vložit tuto stránku na svůj web a stiskněte Kopírovat kód. Kód vložte do stránky svého webu (správce webu bude vědět kam). Vložená stránka se přizpůsobí šířce a vždy ukazuje to, co je zveřejněno — nic není třeba aktualizovat ručně.

Pokud chcete soubory raději nahrát sami, na kartě Dokumenty je Balíček na web: jeden zip se zápisem, usneseními a hlasováním po jménech jako PDF i jako webové stránky, plus prezenční listina.

Pro občany můžete přidat krátký srozumitelný text: na kartě Dokumenty v části Srozumitelně — na web stiskněte Napsat za mě a text upravte. Zveřejní se spolu se zasedáním nad usneseními a není součástí zápisu.

Telefony nejsou podmínkou. U naplánovaného zasedání zvolte Už se konalo — sepsat ho: zasedání přejde do stavu Ukončené, bez prezence a hlasování na telefonech.

Prezenci pak označíte na kartě Prezence (Všichni přítomni a opravíte výjimky). Na kartě Hlasování a usnesení přidáte Nové hlasování, stisknete Všichni pro a klepnete na zastupitele, kteří hlasovali jinak — nebo zadáte Jen počty. Tlačítkem Ukončit a sečíst se hlasování vyhodnotí a přijaté usnesení dostane číslo.

I tady můžete připojit nahrávku a nechat si napsat koncept; v tomto případě nechte zapnuté i „Hlasování a usnesení“ — koncept zapíše hlasování s počty, které předsedající vyhlásil, a jména těch, kteří hlasovali jinak, jen tehdy, když počty souhlasí s prezencí.