Zasadnutie zastupiteľstva s hlasovaním na telefónoch, od pozvánky po zverejnenú zápisnicu

Deň či dva pred zasadnutím si prejdite tento zoznam. Skúšobné hlasovanie s dvoma či troma kolegami zaberie pár minút a odhalí väčšinu prekvapení.

Zasadnutie nahrajte akýmkoľvek spôsobom — diktafónom, telefónom, alebo použite video z prenosu — a nahrávku nahrajte do MinutesMaster ako bežné stretnutie (jeden súbor môže mať až 8 hodín a 2 GB). Keď je prepis hotový, na karte Nahrávka a koncept stretnutie pripojte a stlačte Napísať koncept. Trvá to niekoľko minút.

Koncept uvádza, koho bolo na nahrávke počuť, čo zaznelo ku každému bodu, uznesenia a hlasovania tak, ako boli vyhlásené. Skôr než stlačíte Vložiť do zasadnutia, vyberte, čo sa má vložiť. Hlasovania, ktoré už prebehli na telefónoch alebo ste ich zapísali ručne, zostávajú presne tak, ako sú — koncept ich nepridá druhýkrát; ak také hlasovanie ešte nemá uznesenie, dostane znenie, ktoré zaznelo na nahrávke, označené na kontrolu. „Zápisy k bodom“ nechajte zapnuté.

Potom kontrolujte. Všetko, čím si koncept nebol istý, je označené Skontrolujte a pri každom bode je odkaz Vypočuť od…, ktorý otvorí nahrávku na danom mieste. V časti Ďalšie časti zápisnice doplňte otvorenie, interpelácie poslancov, diskusiu a záver. Je to koncept, ktorý vytvorilo rozpoznávanie reči a jazykový model: mená, čísla aj znenia môžu byť nesprávne.

Keď je zápis v poriadku, správca tímu stlačí Schváliť zápisnicu. Odvtedy sa program, prezencia, hlasovania ani uznesenia nedajú meniť; ak treba opravu, správca schválenie vráti, opraví a schváli znova. Plnenie úloh z uznesení môžete zapisovať kedykoľvek.

Na karte Dokumenty si potom stiahnete:

Zverejnenie je samostatný, vedomý krok. Najprv zapnite verejnú stránku: karta Nastavenia orgánu → Verejná stránka, kde zvolíte aj jej adresu. Potom na karte Dokumenty v schválenom zasadnutí vyberte, čo zverejniť — zápisnicu, uznesenia, hlasovanie po menách, prezenčnú listinu — a stlačte Zverejniť.

Verejná stránka ukazuje dokumenty v podobe, akú mali vo chvíli zverejnenia. Ak neskôr niečo opravíte, vráťte schválenie, opravte, schváľte a zverejnite znova; kým zasadnutie opravujete, na verejnej stránke nie je. Dokumenty sa zverejnia tak, ako ste ich schválili — osobné údaje občanov, ktoré zverejniť nechcete, z nich odstráňte vopred.

Ak chcete stránku zobraziť priamo na webe obce, otvorte verejnú stránku, dole rozbaľte Vložiť túto stránku na svoj web a stlačte Kopírovať kód. Kód vložte do stránky svojho webu (správca webu bude vedieť kam). Vložená stránka sa prispôsobí šírke a vždy ukazuje to, čo je zverejnené — nič netreba aktualizovať ručne.

Ak chcete súbory radšej nahrať sami, na karte Dokumenty je Balík na web: jeden zip so zápisnicou, uzneseniami a hlasovaním po menách ako PDF aj ako webové stránky, plus prezenčná listina.

Pre občanov môžete pridať krátky zrozumiteľný text: na karte Dokumenty v časti Zrozumiteľne — na web stlačte Napísať za mňa a text upravte. Zverejní sa spolu so zasadnutím nad uzneseniami a nie je súčasťou zápisnice.

Telefóny nie sú podmienkou. Pri naplánovanom zasadnutí zvoľte Už sa konalo — spísať ho: zasadnutie prejde do stavu Ukončené, bez prezentácie a hlasovania na telefónoch.

Prezenciu potom označíte na karte Prezencia (Všetci prítomní a opravíte výnimky). Na karte Hlasovania a uznesenia pridáte Nové hlasovanie, stlačíte Všetci za a ťuknete na poslancov, ktorí hlasovali inak — alebo zadáte Len počty. Tlačidlom Ukončiť a spočítať sa hlasovanie vyhodnotí a prijaté uznesenie dostane číslo.

Aj tu môžete pripojiť nahrávku a nechať si napísať koncept; v tomto prípade nechajte zapnuté aj „Hlasovania a uznesenia“ — koncept zapíše hlasovania s počtami, ktoré predsedajúci vyhlásil, a mená tých, ktorí hlasovali inak, len vtedy, keď počty súhlasia s prezenciou.