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Vorlage für Vorstandsprotokolle

Vorstands- und Ausschussprotokolle mit jedem Antrag und jeder Abstimmung

Ein formelles Format für Vorstand, Ausschuss, Verein und Mitgliederversammlung: wer anwesend war, ob die Sitzung beschlussfähig war, jeder Antrag mit Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen – und was beschlossen wurde.

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Wann Sie diese Vorlage verwenden

Immer dann, wenn eine Sitzung förmlich entscheidet: der Vorstand eines Vereins oder einer Stiftung, ein Beirat oder Ausschuss, die Mitgliederversammlung. Auf ein solches Protokoll beruft man sich später – etwa um zu belegen, dass ein Beschluss gefasst wurde und mit welcher Mehrheit. Deshalb ist das Format strenger als bei einer Teambesprechung.

Die Vorlage ergänzt drei Abschnitte. Anwesenheit und Beschlussfähigkeit hält fest, wer anwesend und wer entschuldigt war und ob die Sitzung beschließen konnte. Anträge und Beschlüsse ist eine Tabelle mit einer Zeile pro Abstimmung – abgelehnte Anträge eingeschlossen – mit Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen und Ergebnis. Entgegengenommene Berichte listet die vorgelegten und zur Kenntnis genommenen Berichte.

MinutesMaster schreibt diese Vorlage standardmäßig ausführlich und übernimmt Zahlen, Beträge und Stimmen genau so, wie sie genannt wurden. Eine Zahl, die niemand genannt hat, wird mit einem Strich markiert, nie geschätzt.

Auf einen Blick
Integrierte Vorlage in MinutesMaster
Vorstands- / Ausschusssitzung
Gruppe
Formelle Sitzungen & Gremien
Standardlänge
Ausführlich
Abschnitte dieser Vorlage
  • Anwesenheit und Beschlussfähigkeit
  • Anträge und Beschlüsse
  • Entgegengenommene Berichte

Jede Vorlage schreibt außerdem die Standardfelder: Überblick, Zusammenfassung, Teilnehmer, Agenda, Entscheidungen, Aufgaben und das nächste Meeting.

Aufbau

Der Aufbau eines Protokolls der Vorstandssitzung

Drei formelle Abschnitte, zusätzlich zu den Feldern, die jedes Protokoll hat.

Abschnitte, die diese Vorlage ergänzt

  1. 1

    Anwesenheit und Beschlussfähigkeit

    Absatz

    Wer anwesend und wer entschuldigt ist, die Zahlen und ob die Sitzung beschlussfähig ist – nur so, wie es in der Sitzung gesagt wurde.

  2. 2

    Anträge und Beschlüsse

    Tabelle

    Eine Zeile pro Abstimmung, in der Reihenfolge der Sitzung, auch für abgelehnte Anträge. Was niemand genannt hat, wird mit einem Strich markiert.

    Spalten: Nr. · Antrag · Dafür · Dagegen · Enthaltungen · Ergebnis

  3. 3

    Entgegengenommene Berichte

    Liste

    Vorgelegte und zur Kenntnis genommene Berichte, etwa der Kassenbericht oder der Bericht eines Ausschusses.

In jedem Protokoll enthalten

Ganz gleich, welche Vorlage Sie wählen – MinutesMaster schreibt immer auch diese Felder:

  • Überblick — ein bis drei Sätze dazu, worum es ging und was dabei herauskam.
  • Zusammenfassung — die Diskussion kompakt zusammengefasst, für alle, die nicht dabei waren.
  • Teilnehmer — alle Sprecher, mit Name und Rolle, sofern sie im Meeting genannt wurden.
  • Agenda — die tatsächlich besprochenen Themen in ihrer Reihenfolge.
  • Entscheidungen — nur ausdrücklich Vereinbartes oder Beschlossenes, getrennt von Vorschlägen und Meinungen.
  • Aufgaben — Aufgaben mit verantwortlicher Person und einer Frist, wenn eine genannt wurde.
  • Nächstes Meeting — Datum, Uhrzeit und Themen, falls sie zur Sprache kamen.
  • Ausführliches Protokoll — ein Verlaufsbericht in Absätzen, mit den Zeitpunkten der wichtigen Stellen.
Beispiel

Beispiel: ausgefülltes Protokoll einer Vorstandssitzung

Die Quartalssitzung des Vorstands eines erfundenen Sportvereins, mit dieser Vorlage protokolliert.

Vorstands- / AusschusssitzungUpload · 58 Min. · Deutsch

Vorstandssitzung 3. Quartal – TSV Musterstadt e. V.

Der Vorstand hat den Haushalt 2027 genehmigt, der Mitgliederversammlung eine Beitragserhöhung vorgeschlagen, den Verkauf des zweiten Vereinsbusses abgelehnt und den Kassenbericht sowie den Bericht der Jugendabteilung entgegengenommen.

Zusammenfassung

Die Vorsitzende stellte fest, dass sechs von sieben Vorstandsmitgliedern anwesend waren; der Vorstand war damit beschlussfähig. Der Kassenwart legte die Zahlen des dritten Quartals vor: Einnahmen von 48.200 € bei Ausgaben von 44.900 €, die Reparatur des Vereinsheimdachs wird noch aus der Rücklage bezahlt. Den größten Teil der Sitzung nahm der Haushalt 2027 ein, vor allem die Frage, ob der Jahresbeitrag um 5 € oder um 10 € steigen soll; der Vorstand schlägt der Mitgliederversammlung 5 € vor. Der Antrag, den zweiten Vereinsbus zu verkaufen, wurde abgelehnt, nachdem der Jugendleiter erklärt hatte, dass der Bus jedes Wochenende im Einsatz ist.

Teilnehmer

  • Sabine Hoffmann – Vorsitzende
  • Markus Keller – Kassenwart
  • Lena Vogt – Schriftführerin, führt das Protokoll
  • Can Yilmaz – Jugendleiter
  • Petra Lorenz – Beisitzerin
  • Jens Albrecht – Beisitzer

Agenda

  1. Anwesenheit und Beschlussfähigkeit
  2. Kassenbericht für das dritte Quartal
  3. Haushalt 2027 und Mitgliedsbeiträge
  4. Antrag auf Verkauf des zweiten Vereinsbusses
  5. Bericht der Jugendabteilung

Entscheidungen

  • Beschluss 2026/14: Der Haushalt 2027 wird wie vorgelegt genehmigt.
  • Beschluss 2026/15: Der Vorstand schlägt der Mitgliederversammlung vor, den Jahresbeitrag ab 1. Januar 2027 um 5 € zu erhöhen.

Aufgaben

VerantwortlichAufgabeFrist
Markus KellerBeitragserhöhung mit Begründung auf die Tagesordnung der Mitgliederversammlung setzenBis 30. November
Lena VogtProtokollentwurf an den Vorstand schickenInnerhalb einer Woche
Can YilmazDem Vorstand den Wochenendplan für den Vereinsbus schicken—

Anwesenheit und Beschlussfähigkeit

Anwesend: 6 von 7 Vorstandsmitgliedern (Sabine Hoffmann, Markus Keller, Lena Vogt, Can Yilmaz, Petra Lorenz, Jens Albrecht). Entschuldigt: Thomas Brück. Die Vorsitzende stellte die Beschlussfähigkeit fest.

Anträge und Beschlüsse

Nr.AntragDafürDagegenEnthaltungenErgebnis
2026/14Haushalt 2027 wie vorgelegt genehmigen600Angenommen
2026/15Der Mitgliederversammlung vorschlagen, den Jahresbeitrag ab 1. Januar 2027 um 5 € zu erhöhen411Angenommen
-Zweiten Vereinsbus verkaufen240Abgelehnt

Entgegengenommene Berichte

  • Kassenbericht für das dritte Quartal: Einnahmen 48.200 €, Ausgaben 44.900 €; die Dachreparatur (6.300 €) wird aus der Rücklage bezahlt.
  • Bericht der Jugendabteilung: 112 gemeldete Spielerinnen und Spieler, zwei neue U12-Mannschaften.

Nächstes Meeting

Donnerstag, 11. März 2027, 19:00 Uhr, im Vereinsheim – Thema: Vorbereitung der Mitgliederversammlung.

Illustratives Beispiel: ein erfundenes Meeting. Namen, Organisationen und Zahlen sind fiktiv; die Struktur entspricht genau dem, was diese Vorlage erzeugt.

Vorlage

Vorlage für das Vorstandsprotokoll kopieren

Reiner Text zum Einfügen in Word, Google Docs, Notion oder eine E-Mail – oder als bearbeitbare Word-Datei bzw. PDF zum Herunterladen.

Reiner Text
Word (DOCX)PDF
Protokoll der Vorstandssitzung

Anlass: [ ]
Datum und Uhrzeit: [ ]
Ort / Link: [ ]
Protokollführung: [ ]
Sitzungsleitung: [ ]
Anwesend: [ ] von [ ] Mitgliedern · Entschuldigt: [ ] · Beschlussfähig: ja / nein

Zusammenfassung
[ ]

Teilnehmer
- [Name] — [Rolle]
- [Name] — [Rolle]

Agenda
1. [ ]
2. [ ]

Anwesenheit und Beschlussfähigkeit
[ ]

Anträge und Beschlüsse
Nr. | Antrag | Dafür | Dagegen | Enthaltungen | Ergebnis
[ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ]
[ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ]

Entgegengenommene Berichte
- [ ]
- [ ]

Entscheidungen
- [ ]
- [ ]

Aufgaben
Verantwortlich | Aufgabe | Frist
[ ] | [ ] | [ ]
[ ] | [ ] | [ ]
[ ] | [ ] | [ ]

Nächstes Meeting
[ ]

Sitzungsleitung: ______________   Datum: __________
Protokollführung: ______________
So funktioniert es

Dieses Protokoll aus Ihrer Aufnahme erstellen

Statt leerer Vorlage: MinutesMaster schreibt das Protokoll „Vorstands- / Ausschusssitzung“ direkt aus der Aufnahme.

  1. 1

    Aufnahme mitbringen

    Laden Sie eine Audio- oder Videodatei hoch (bis 2 GB), nehmen Sie im Browser oder in der Mobile-App auf, fügen Sie einen YouTube- oder Google-Drive-Link ein oder schicken Sie den Bot in ein Zoom-, Teams- oder Google-Meet-Meeting.

  2. 2

    „Vorstands- / Ausschusssitzung“ wählen

    Wählen Sie die Vorlage beim Hochladen, Aufnehmen oder Senden des Bots – oder legen Sie sie als Standard fest. Länge, Ton und Abschnitte lassen sich für ein einzelnes Meeting anpassen.

  3. 3

    Entwurf prüfen

    Das Protokoll ist meist ein bis zwei Minuten nach dem Upload fertig. Geben Sie jedem Sprecher einmal seinen Namen, prüfen Sie Entscheidungen und Verantwortliche und bearbeiten Sie jedes Feld nach Bedarf.

  4. 4

    Exportieren oder wechseln

    Laden Sie Word (DOCX) oder PDF herunter oder erstellen Sie das Protokoll kostenlos mit einer anderen Vorlage neu – die frühere Version bleibt unter „Versionen“ erhalten.

Tipps

Tipps für das Protokoll der Vorstandssitzung

Formelle Protokolle lesen Kassenprüfer, Mitglieder und im Streitfall auch Juristen. Schreiben Sie für diese Leser.

  • Die Abstimmung festhalten, nicht die Debatte

    Ins Vorstandsprotokoll gehören Antrag, Stimmen und Ergebnis. Die Diskussion fassen Sie knapp zusammen; ein Wortprotokoll ist selten nötig.

  • Ja, Nein und Enthaltungen getrennt zählen

    Für Vorstand und Mitgliederversammlung gilt nach §§ 28 und 32 BGB die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, sofern die Satzung nichts anderes bestimmt. Getrennt notierte Stimmen machen jedes Ergebnis nachprüfbar.

  • Abgelehnte Anträge mitprotokollieren

    Auch ein abgelehnter Antrag gehört ins Protokoll. Die Vorlage führt ihn in der Tabelle mit dem Ergebnis „Abgelehnt“, nie bei den Entscheidungen.

  • Beschlussfähigkeit vor der ersten Abstimmung

    Notieren Sie zu Beginn, wer anwesend ist und ob die Sitzung beschlussfähig ist. Verlässt jemand die Sitzung früher, vermerken Sie das vor der nächsten Abstimmung.

FAQ

Häufige Fragen

Wie schreibe ich ein Protokoll einer Vorstandssitzung?
Halten Sie Datum, Ort, Sitzungsleitung und Protokollführung fest, wer anwesend und wer entschuldigt war und ob der Vorstand beschlussfähig war. Dann je Tagesordnungspunkt den Antrag, die Ja- und Nein-Stimmen, die Enthaltungen und das Ergebnis, dazu die Berichte und die Aufgaben.
Was muss ein Vereinsprotokoll enthalten?
Das BGB schreibt keinen festen Inhalt vor: Nach § 58 Nr. 4 BGB soll die Satzung regeln, wie die Beschlüsse der Mitgliederversammlung beurkundet werden. Üblich sind Ort, Datum, Teilnehmer, Beschlussfähigkeit, Tagesordnung, Anträge mit Abstimmungsergebnis und Unterschriften. Keine Rechtsberatung – prüfen Sie Ihre Satzung.
Werden Enthaltungen im Protokoll mitgezählt?
Notieren Sie sie immer getrennt. Nach § 32 BGB entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen; Enthaltungen gelten dabei üblicherweise nicht als abgegebene Stimmen, sofern die Satzung nichts anderes regelt.
Gehören abgelehnte Anträge ins Protokoll?
Ja. Ein Antrag, über den abgestimmt und der abgelehnt wurde, ist Teil des Protokolls. Diese Vorlage führt ihn in der Tabelle der Anträge mit dem Ergebnis „Abgelehnt“.
Darf eine KI das Protokoll führen?
Eine KI kann den Entwurf schreiben: MinutesMaster transkribiert die Aufnahme und trägt Anwesenheit, Anträge, Stimmen und Beschlüsse so ein, wie sie genannt wurden. Aufnahmen und Protokolle werden nicht zum KI-Training genutzt; prüfen und freigeben müssen das Protokoll weiterhin Protokollführung und Sitzungsleitung.
Passt die Vorlage auch für Ausschuss oder Mitgliederversammlung?
Ja. Sie passt zu jeder Sitzung mit Anträgen und Abstimmungen: Vorstand, Ausschuss, Beirat, Verein und Mitgliederversammlung. Für tschechische Gemeinderäte und Eigentümergemeinschaften gibt es eigene Vorlagen.
Gibt es die Vorlage für das Vorstandsprotokoll als Word-Datei?
Ja. Laden Sie sie oben als DOCX oder PDF herunter oder kopieren Sie die Textversion. Auch Protokolle, die MinutesMaster aus einer Aufnahme schreibt, lassen sich als Word und PDF exportieren.
Müssen die Vorstandsmitglieder wissen, dass aufgezeichnet wird?
Ja. Informieren Sie alle zu Beginn, holen Sie, wo nötig, die Einwilligung ein (DSGVO) und halten Sie sich an Satzung, Geschäftsordnung und geltendes Recht. Tritt der MinutesMaster-Bot einem Zoom-, Teams- oder Google-Meet-Meeting bei, erscheint er als sichtbarer Teilnehmer.

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