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Vorlage für 1:1-Gespräche

1:1-Notizen, die Fortschritt, Feedback und Entwicklung zusammenhalten

Ein Aufbau für regelmäßige Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, für Mentoring und Coaching: was gut lief, was im Weg steht, Feedback in beide Richtungen und wohin sich die Person entwickeln will – und was Sie beide vereinbart haben.

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Wann Sie diese Vorlage verwenden

Für wiederkehrende Gespräche zu zweit: Führungskraft und Teammitglied, Mentor und Mentee, Teamleitung und neue Kollegin in den ersten Monaten. Gemeint ist das regelmäßige 1:1 alle ein bis zwei Wochen, nicht das jährliche Mitarbeitergespräch mit Zielvereinbarung und Beurteilung, für das Unternehmen meist eigene Formulare haben. Ein 1:1 gehört dem Mitarbeiter genauso wie der Führungskraft – deshalb zeigen die Notizen beide Seiten.

Die Vorlage ergänzt vier Abschnitte. Erfolge und Fortschritt hält fest, was seit dem letzten 1:1 erledigt wurde. Herausforderungen und Hindernisse listet, was die Person bremst, mit der vereinbarten Unterstützung. Feedback notiert, wer wem welches Feedback gegeben hat, in beide Richtungen. Karriere und Entwicklung hält Ziele und Entwicklungsideen von Monat zu Monat sichtbar.

Vereinbarungen zwischen Ihnen beiden – eine Prozessänderung, ein meetingfreier Nachmittag – stehen bei den Entscheidungen, und jedes Versprechen bekommt eine verantwortliche Person. MinutesMaster schreibt diese Vorlage in einem respektvollen, vertraulichen Ton und hält Persönliches nur so knapp wie nötig fest. Meetings bleiben privat in Ihrem Konto, solange Sie sie nicht mit einem Team teilen.

Auf einen Blick
Integrierte Vorlage in MinutesMaster
1:1-Gespräch
Gruppe
Alltag
Standardlänge
Standard
Abschnitte dieser Vorlage
  • Erfolge und Fortschritt
  • Herausforderungen und Hindernisse
  • Feedback
  • Karriere und Entwicklung

Jede Vorlage schreibt außerdem die Standardfelder: Überblick, Zusammenfassung, Teilnehmer, Agenda, Entscheidungen, Aufgaben und das nächste Meeting.

Aufbau

Der Aufbau eines 1:1-Protokolls

Vier Abschnitte für das Gespräch zu zweit, zusätzlich zu den Feldern, die jedes Protokoll hat.

Abschnitte, die diese Vorlage ergänzt

  1. 1

    Erfolge und Fortschritt

    Liste

    Was seit dem letzten 1:1 gut lief oder fertig wurde – ausgelieferte Arbeit, gelöste Probleme, Anerkennung, die man nicht vergessen sollte.

  2. 2

    Herausforderungen und Hindernisse

    Liste

    Was die Person bremst, mit der vereinbarten Unterstützung, falls es eine gibt.

  3. 3

    Feedback

    Liste

    Feedback in beide Richtungen, jeweils mit Angabe, wer es wem gegeben hat.

  4. 4

    Karriere und Entwicklung

    Liste

    Ziele, Ambitionen und Entwicklungsmöglichkeiten, die zur Sprache kamen: eine Fähigkeit, ein Projekt, eine Weiterbildung oder eine Konferenz.

In jedem Protokoll enthalten

Ganz gleich, welche Vorlage Sie wählen – MinutesMaster schreibt immer auch diese Felder:

  • Überblick — ein bis drei Sätze dazu, worum es ging und was dabei herauskam.
  • Zusammenfassung — die Diskussion kompakt zusammengefasst, für alle, die nicht dabei waren.
  • Teilnehmer — alle Sprecher, mit Name und Rolle, sofern sie im Meeting genannt wurden.
  • Agenda — die tatsächlich besprochenen Themen in ihrer Reihenfolge.
  • Entscheidungen — nur ausdrücklich Vereinbartes oder Beschlossenes, getrennt von Vorschlägen und Meinungen.
  • Aufgaben — Aufgaben mit verantwortlicher Person und einer Frist, wenn eine genannt wurde.
  • Nächstes Meeting — Datum, Uhrzeit und Themen, falls sie zur Sprache kamen.
  • Ausführliches Protokoll — ein Verlaufsbericht in Absätzen, mit den Zeitpunkten der wichtigen Stellen.
Beispiel

Beispiel: ausgefülltes 1:1-Protokoll

Ein 28-minütiges 1:1 im Zwei-Wochen-Rhythmus zwischen einer Engineering-Managerin und einem Backend-Entwickler, mit dieser Vorlage protokolliert.

1:1-GesprächBrowser-Aufnahme · 28 Min. · Deutsch

1:1 – Katrin Wolff und Jonas Meier

Jonas hat den Fix für fehlgeschlagene Exporte ausgeliefert und die Rufbereitschaft ohne Eskalation überstanden; der Zugang zur Staging-Datenbank fehlt weiterhin. Beide vereinbaren eine Vorwarnung, bevor sich Sprint-Prioritäten ändern, und Jonas skizziert als ersten Schritt Richtung Tech Lead das Migrationskonzept.

Zusammenfassung

Jonas begann mit dem Fix für die Export-Wiederholungen, der letzte Woche live ging; seitdem gibt es keine Tickets zu fehlgeschlagenen Exporten mehr. Seine Woche in der Rufbereitschaft verlief ohne Eskalation. Seit sechs Tagen wartet er auf Zugang zur Staging-Datenbank, was die Tests der Rechnungsänderungen blockiert; Katrin eskaliert das. Katrin lobte, wie klar sein Konzept für die Zahlungswiederholungen war, und bat ihn, Entwürfe früher zu teilen. Jonas sagte, dass sich die Sprint-Prioritäten zweimal ohne Vorwarnung geändert hätten, was ihn einen Tag Nacharbeit gekostet habe. Zu seinem Ziel, innerhalb eines Jahres Tech Lead zu werden, schlug Katrin vor, dass er im ersten Quartal das Design-Review für die Datenbankmigration leitet.

Teilnehmer

  • Katrin Wolff – Engineering-Managerin
  • Jonas Meier – Backend-Entwickler

Agenda

  1. Fortschritt seit dem letzten 1:1
  2. Zugang zu Staging
  3. Feedback
  4. Ziel Tech Lead und nächste Schritte

Entscheidungen

  • Katrin kündigt Änderungen der Sprint-Prioritäten vorab im Team-Channel an.
  • Jonas leitet im ersten Quartal das Design-Review für die Datenbankmigration.

Aufgaben

VerantwortlichAufgabeFrist
Katrin WolffZugang von Jonas zur Staging-Datenbank bei der IT eskalierenBis Donnerstag
Jonas MeierGliederung für das Konzept der Datenbankmigration entwerfenVor dem nächsten 1:1
Katrin WolffBudget für eine Backend-Konferenz im nächsten Frühjahr anfragen—

Erfolge und Fortschritt

  • Der Fix für die Export-Wiederholungen ist seit letzter Woche live; seitdem keine Tickets zu fehlgeschlagenen Exporten.
  • Rufbereitschaftswoche ohne eine einzige Eskalation.
  • Jonas hat den neuen Kollegen in die Konventionen für Code-Reviews eingeführt.

Herausforderungen und Hindernisse

  • Seit sechs Tagen kein Zugang zur Staging-Datenbank, daher lassen sich die Rechnungsänderungen nicht testen. Katrin eskaliert bei der IT.
  • Zwei Prioritätsänderungen mitten im Sprint ohne Vorwarnung haben etwa einen Tag Nacharbeit gekostet.

Feedback

  • Katrin an Jonas: Das Konzept für die Zahlungswiederholungen war klar und gut zu prüfen; das nächste gern schon als frühen Entwurf teilen.
  • Jonas an Katrin: Das Team vorwarnen, bevor sich Sprint-Prioritäten ändern.

Karriere und Entwicklung

  • Jonas möchte sich innerhalb eines Jahres in Richtung Tech Lead entwickeln.
  • Die Leitung des Design-Reviews zur Migration ist der erste konkrete Schritt.
  • Mögliche Backend-Konferenz im nächsten Frühjahr, je nach Budget.

Nächstes Meeting

Mittwoch in zwei Wochen, 14:00 Uhr – Themen: Gliederung des Migrationskonzepts, Konferenzbudget.

Illustratives Beispiel: ein erfundenes Meeting. Namen, Organisationen und Zahlen sind fiktiv; die Struktur entspricht genau dem, was diese Vorlage erzeugt.

Vorlage

Vorlage für das 1:1-Gespräch kopieren

Reiner Text zum Einfügen in Word, Google Docs, Notion oder eine E-Mail – oder als bearbeitbare Word-Datei bzw. PDF zum Herunterladen.

Reiner Text
Word (DOCX)PDF
Protokoll 1:1-Gespräch

Anlass: [ ]
Datum und Uhrzeit: [ ]
Ort / Link: [ ]
Protokollführung: [ ]
Führungskraft: [ ]
Mitarbeiter/in: [ ]

Zusammenfassung
[ ]

Teilnehmer
- [Name] — [Rolle]
- [Name] — [Rolle]

Agenda
1. [ ]
2. [ ]

Erfolge und Fortschritt
- [ ]
- [ ]

Herausforderungen und Hindernisse
- [ ]
- [ ]

Feedback
- [ ]
- [ ]

Karriere und Entwicklung
- [ ]
- [ ]

Entscheidungen
- [ ]
- [ ]

Aufgaben
Verantwortlich | Aufgabe | Frist
[ ] | [ ] | [ ]
[ ] | [ ] | [ ]
[ ] | [ ] | [ ]

Nächstes Meeting
[ ]
So funktioniert es

Dieses Protokoll aus Ihrer Aufnahme erstellen

Statt leerer Vorlage: MinutesMaster schreibt das Protokoll „1:1-Gespräch“ direkt aus der Aufnahme.

  1. 1

    Aufnahme mitbringen

    Laden Sie eine Audio- oder Videodatei hoch (bis 2 GB), nehmen Sie im Browser oder in der Mobile-App auf, fügen Sie einen YouTube- oder Google-Drive-Link ein oder schicken Sie den Bot in ein Zoom-, Teams- oder Google-Meet-Meeting.

  2. 2

    „1:1-Gespräch“ wählen

    Wählen Sie die Vorlage beim Hochladen, Aufnehmen oder Senden des Bots – oder legen Sie sie als Standard fest. Länge, Ton und Abschnitte lassen sich für ein einzelnes Meeting anpassen.

  3. 3

    Entwurf prüfen

    Das Protokoll ist meist ein bis zwei Minuten nach dem Upload fertig. Geben Sie jedem Sprecher einmal seinen Namen, prüfen Sie Entscheidungen und Verantwortliche und bearbeiten Sie jedes Feld nach Bedarf.

  4. 4

    Exportieren oder wechseln

    Laden Sie Word (DOCX) oder PDF herunter oder erstellen Sie das Protokoll kostenlos mit einer anderen Vorlage neu – die frühere Version bleibt unter „Versionen“ erhalten.

Tipps

Tipps für bessere 1:1-Notizen

Das 1:1 ist das eine Meeting, in dem es um eine Person geht und nicht um ein Projekt. Die Notizen sollen dieser Person helfen.

  • Der Mitarbeiter bestimmt die Agenda

    Beginnen Sie mit den Themen des Teammitglieds und ergänzen Sie dann Ihre eigenen. So spiegeln die Notizen seine Prioritäten wider, nicht nur Ihre.

  • Feedback in beide Richtungen festhalten

    Feedback, das die Führungskraft bekommt, gehört genauso in die Notizen wie Feedback, das sie gibt. Wer wem was gesagt hat, hält das Gespräch ehrlich.

  • Alle paar Wochen auf die Entwicklung zurückkommen

    Karriereziele verblassen, wenn sie nur einmal im Jahr im Mitarbeitergespräch vorkommen. Ein Abschnitt Karriere und Entwicklung in jedem 1:1 macht daraus überprüfbare Schritte.

  • Persönliches knapp halten

    Erwähnt jemand eine Krankheit oder ein Familienereignis, notieren Sie nur, was die Arbeit betrifft, etwa freie Tage. Fragen Sie, bevor Sie ein heikles Gespräch aufnehmen.

FAQ

Häufige Fragen

Wie läuft ein 1:1-Gespräch ab?
Zuerst die Themen des Mitarbeiters, dann Fortschritt seit dem letzten Termin, Hindernisse, Feedback in beide Richtungen und Entwicklungsziele. Zum Schluss: was vereinbart wurde und wer was bis zum nächsten 1:1 erledigt.
Was ist der Unterschied zwischen 1:1 und Mitarbeitergespräch?
Das 1:1 ist ein kurzes, regelmäßiges Gespräch alle ein bis zwei Wochen über laufende Arbeit, Hindernisse und Feedback. Das Mitarbeitergespräch findet meist einmal im Jahr statt, mit Zielvereinbarung und Beurteilung. Diese Vorlage ist für das regelmäßige 1:1 gedacht.
Wer schreibt im 1:1 das Protokoll?
Beide können es, solange beide die Notizen sehen. Viele Teams führen gemeinsame Notizen, die auch der Mitarbeiter bearbeiten kann. Mit einer Aufnahme schreibt MinutesMaster die Notizen, sodass niemand während des Gesprächs tippen muss.
Darf ich ein 1:1-Gespräch aufnehmen?
Nur mit dem Einverständnis der anderen Person, und für einen heiklen Teil darf die Aufnahme ausgeschaltet werden. Aufnahmen und Notizen in MinutesMaster sind privat in Ihrem Konto, solange Sie sie nicht mit einem Team teilen, und werden nie zum Training von KI-Modellen genutzt.
Wie oft sollte ein 1:1 stattfinden?
Üblich ist wöchentlich oder alle zwei Wochen, 30 Minuten oder kürzer. Regelmäßigkeit zählt mehr als Länge: Ein kurzes 1:1, das immer stattfindet, ist besser als ein langes, das ständig verschoben wird.
Gibt es die 1:1-Vorlage als Word-Datei?
Ja. Laden Sie sie oben als bearbeitbare DOCX-Datei oder als PDF herunter, oder kopieren Sie die Textversion in Word, Google Docs oder eine gemeinsame Notiz.
Kann ich den Schwerpunkt der 1:1-Notizen ändern?
Ja. In MinutesMaster legen Sie einen Schwerpunkt fest, ändern Länge oder Ton, blenden Abschnitte aus oder ergänzen eigene – etwa „Ziele für das Quartal“ – für ein einzelnes Meeting oder als eigene Vorlage.

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Die nächsten 1:1-Notizen aus der Aufnahme

Gespräch im Browser oder in der App aufnehmen, und die 1:1-Vorlage füllt sich von selbst. 5 Credits gratis, ohne Kreditkarte.

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