Chính sách quyền riêng tư

Giới thiệu

MinutesMaster (“chúng tôi” hoặc “của chúng tôi”) cam kết bảo vệ quyền riêng tư của bạn. Chính sách quyền riêng tư này giải thích cách chúng tôi thu thập, sử dụng, tiết lộ và bảo vệ thông tin của bạn khi bạn sử dụng dịch vụ chép lời cuộc họp và tạo biên bản của chúng tôi.

Thông tin chúng tôi thu thập

Thông tin cá nhân

Chúng tôi thu thập thông tin bạn trực tiếp cung cấp cho chúng tôi, bao gồm:

• Tên và địa chỉ email khi bạn tạo tài khoản
• Thông tin thanh toán khi bạn đăng ký dịch vụ trả phí
• Thông tin hồ sơ mà bạn chọn cung cấp
• Trao đổi với chúng tôi, bao gồm yêu cầu hỗ trợ

Dữ liệu cuộc họp

Khi bạn sử dụng dịch vụ của chúng tôi, chúng tôi xử lý:

• Bản ghi âm các cuộc họp mà bạn tải lên hoặc ghi âm
• Bản chép lời được tạo từ các cuộc họp của bạn
• Siêu dữ liệu cuộc họp (ngày, thời lượng, người tham gia)
• Mọi chỉnh sửa hoặc chú thích bạn thực hiện trên biên bản cuộc họp

Thông tin sử dụng

Chúng tôi tự động thu thập một số thông tin về việc bạn sử dụng dịch vụ:

• Thông tin thiết bị (loại thiết bị, hệ điều hành, trình duyệt)
• Địa chỉ IP và vị trí tổng quát
• Hành vi sử dụng và tương tác với các tính năng
• Nhật ký hiệu năng và lỗi

Cách chúng tôi sử dụng thông tin của bạn

Chúng tôi sử dụng thông tin thu thập được để:

• Cung cấp, duy trì và cải thiện dịch vụ
• Xử lý tệp âm thanh của bạn và tạo bản chép lời cùng bản tóm tắt
• Gửi cho bạn thông báo kỹ thuật, cập nhật và tin nhắn hỗ trợ
• Phản hồi yêu cầu của bạn và cung cấp hỗ trợ khách hàng
• Theo dõi và phân tích hành vi sử dụng để cải thiện trải nghiệm người dùng
• Phát hiện, ngăn chặn và xử lý sự cố kỹ thuật cũng như hoạt động gian lận
• Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý

Bảo mật dữ liệu

Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật theo tiêu chuẩn ngành để bảo vệ thông tin của bạn:

• Mọi dữ liệu được mã hóa khi truyền bằng TLS 1.3
• Dữ liệu lưu trữ được mã hóa bằng AES-256
• Quyền truy cập dữ liệu cá nhân chỉ giới hạn cho nhân sự được ủy quyền
• Kiểm tra bảo mật và kiểm thử xâm nhập định kỳ
• Trung tâm dữ liệu an toàn với các biện pháp kiểm soát an ninh vật lý

Mặc dù chúng tôi nỗ lực bảo vệ thông tin của bạn, không có phương thức truyền qua Internet hay lưu trữ điện tử nào an toàn 100%. Chúng tôi không thể đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Chia sẻ và tiết lộ dữ liệu

Chúng tôi không bán thông tin cá nhân của bạn. Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin của bạn trong các trường hợp sau:

• Bên xử lý phụ: Các nhà cung cấp bên thứ ba cụ thể xử lý dữ liệu thay mặt chúng tôi để cung cấp Dịch vụ. Danh sách bên xử lý phụ hiện tại có ở bên dưới.
• Yêu cầu pháp lý: Khi pháp luật yêu cầu hoặc để bảo vệ quyền lợi của chúng tôi
• Chuyển nhượng doanh nghiệp: Liên quan đến việc sáp nhập, mua lại hoặc bán tài sản
• Khi có sự đồng ý của bạn: Khi bạn đồng ý rõ ràng việc chia sẻ thông tin của mình

Các bên xử lý phụ hiện tại

Chúng tôi sử dụng các bên xử lý phụ sau theo các thỏa thuận xử lý dữ liệu bằng văn bản theo Điều 28, nếu áp dụng. Mỗi bên chỉ truy cập dữ liệu cần thiết để thực hiện chức năng cụ thể của mình.

• MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Pháp) — điều phối bot cuộc họp và ghi âm cho các tích hợp Zoom, Google Meet và Microsoft Teams. Lưu trữ bản ghi cuộc họp và token Zoom OAuth (mã hóa AES-256-GCM), và sử dụng Gladia (Gladia SAS, Pháp) làm bên xử lý phụ để chép lời theo thời gian thực các bản ghi của bot.
• Soniox (Soniox Inc., Hoa Kỳ) — nhận dạng giọng nói chính. Chỉ nhận âm thanh để chép lời; theo hợp đồng, không được dùng để huấn luyện mô hình.
• RunPod (RunPod Inc., Hoa Kỳ) — năng lực tính toán chép lời dự phòng loại Whisper. Chỉ nhận âm thanh khi Soniox không khả dụng.
• OpenRouter (OpenRouter Inc., Hoa Kỳ) — cổng mô hình ngôn ngữ lớn dùng để tạo biên bản, dịch, trợ lý trong ứng dụng và embedding cho tìm kiếm. Nhận văn bản đã chép lời (và, với trợ lý và tìm kiếm, câu hỏi và truy vấn tìm kiếm của bạn) rồi chuyển tới các nhà cung cấp mô hình bên dưới — bao gồm OpenAI, Anthropic và Google — mỗi bên theo điều khoản API không huấn luyện. Việc định tuyến tới nhà cung cấp được ghi nhật ký.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Ireland) — xử lý thanh toán cho gói đăng ký trả phí và gói tín dụng. Nhận dữ liệu thanh toán; chúng tôi không lưu đầy đủ số thẻ.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., Hoa Kỳ) — quản lý giao dịch mua trong ứng dụng qua App Store và Google Play. Nhận mã tài khoản MinutesMaster của bạn và hồ sơ giao dịch của cửa hàng; thông tin thanh toán vẫn do Apple hoặc Google lưu giữ.
• Sentry (Functional Software, Inc., Hoa Kỳ) — báo cáo sự cố và lỗi cho ứng dụng di động. Nhận dữ liệu chẩn đoán kỹ thuật (mẫu thiết bị, phiên bản hệ điều hành và ứng dụng, dấu vết lỗi) gắn với mã tài khoản của bạn; không bao giờ nhận âm thanh, bản chép lời hay biên bản cuộc họp.

Chúng tôi thông báo cho khách hàng ít nhất 30 ngày trước khi sử dụng bất kỳ bên xử lý phụ mới nào làm thay đổi đáng kể cách xử lý dữ liệu. Để yêu cầu bản sao danh sách bên xử lý phụ hiện tại hoặc DPA của chúng tôi, hãy gửi email tới info@minutesmaster.ai.

AI agent và trợ lý

AI agent (Claude, ChatGPT và các ứng dụng MCP khác)

Bạn có thể kết nối MinutesMaster với các trợ lý và agent AI như Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Cursor hoặc các công cụ tự động hóa thông qua máy chủ MCP của chúng tôi tại https://api.minutesmaster.ai/mcp. Phần này giải thích điều gì xảy ra khi bạn làm vậy.

Cách tạo kết nối. Bạn có thể đăng nhập MinutesMaster và phê duyệt ứng dụng trên màn hình cấp quyền của chúng tôi (OAuth), hoặc tạo khóa API cá nhân trong Bảng điều khiển > AI agent. Trên màn hình cấp quyền, bạn chọn những gì ứng dụng được phép làm:

• Đọc cuộc họp (tìm kiếm và đọc bản chép lời, biên bản, quyết định và việc cần làm);
• Sắp xếp và chỉnh sửa (tiêu đề, ghi chú, tên người nói, thư mục, thẻ, chia sẻ với nhóm, bản dịch, mẫu biên bản và viết lại biên bản bằng mẫu khác);
• Gửi bot và nhập (gửi bot cuộc họp, nhập bản ghi từ liên kết hoặc tệp tải lên; việc này dùng tín dụng của bạn).

Những gì agent có thể thấy. Ứng dụng được kết nối chỉ thấy những gì tài khoản của bạn thấy: các cuộc họp của chính bạn và các cuộc họp được chia sẻ với không gian làm việc nhóm của bạn, và chỉ trong phạm vi những quyền bạn đã phê duyệt. Tùy theo yêu cầu của bạn, dữ liệu trả về cho ứng dụng có thể bao gồm: tiêu đề, ngày, thời lượng và ngôn ngữ của cuộc họp; tên và vai trò của người tham gia và người nói; bản chép lời; biên bản (tóm tắt, chủ đề, quyết định, việc cần làm kèm người phụ trách, cuộc họp tiếp theo); ghi chú riêng của bạn về cuộc họp; tên thư mục, thẻ và nhóm; địa chỉ email của đồng đội sở hữu một cuộc họp được chia sẻ; email tài khoản, gói và số dư tín dụng của bạn; các mẫu biên bản của bạn và thiết lập của chúng; và các liên kết có thời hạn (liên kết phát bản ghi có hiệu lực 2 giờ, liên kết tải xuống có hiệu lực 15 phút mà bất kỳ ai có liên kết đều dùng được, và liên kết tải lên dùng một lần có hiệu lực 1 giờ).

Điều gì xảy ra với dữ liệu trong ứng dụng AI. Khi một công cụ trả về nội dung cuộc họp, ứng dụng AI mà bạn dùng (ví dụ Claude của Anthropic hoặc ChatGPT của OpenAI) sẽ nhận và xử lý nội dung đó theo điều khoản và chính sách quyền riêng tư riêng của họ. MinutesMaster không kiểm soát cách nhà cung cấp đó lưu trữ hoặc sử dụng dữ liệu. Chỉ kết nối những ứng dụng mà bạn tin tưởng giao cuộc họp của mình.

Những gì chúng tôi lưu về các kết nối.

• Ứng dụng đã kết nối (OAuth): tên ứng dụng, mã định danh client và trang web của ứng dụng, các quyền bạn đã cấp, thời điểm bạn kết nối và lần cuối ứng dụng dùng kết nối. Token truy cập và token làm mới chỉ được lưu dưới dạng mã băm một chiều. Token truy cập hết hạn sau một giờ và token làm mới sau 60 ngày, được gia hạn khi bạn tiếp tục dùng ứng dụng. Đăng ký của các ứng dụng chưa từng hoàn tất kết nối bị xóa sau 7 ngày.
• Khóa API: tên bạn đặt cho khóa, vài ký tự đầu của khóa (để nhận ra trong danh sách), mã băm một chiều của khóa, các quyền, thời điểm tạo và lần dùng gần nhất, cùng ngày hết hạn tùy chọn. Toàn bộ khóa chỉ được hiển thị một lần, khi bạn tạo khóa.
• Nhật ký hoạt động: với mỗi lệnh gọi công cụ, lượt đọc tài nguyên hoặc câu lệnh mẫu, chúng tôi ghi lại tài khoản của bạn, tên và mã định danh của ứng dụng, ứng dụng dùng OAuth hay khóa API, tên công cụ, tài nguyên hoặc câu lệnh mẫu, thành công hay thất bại, một thông báo lỗi ngắn nếu thất bại, thời lượng và thời điểm. Chúng tôi không ghi lại những gì ứng dụng gửi tới công cụ (câu hỏi, từ khóa tìm kiếm hoặc các tham số khác của bạn) hay những gì công cụ trả về. Chúng tôi dùng nhật ký này để hiển thị cho bạn hoạt động gần đây của agent, để áp dụng giới hạn tần suất và để điều tra hành vi lạm dụng. Nhật ký bị xóa sau 180 ngày.

Thao tác agent thực hiện thay bạn. Nếu bạn cho phép “Gửi bot và nhập”, agent có thể gửi bot MinutesMaster vào một cuộc họp hoặc nhập một bản ghi thay mặt bạn. Các thao tác này hoạt động giống hệt như khi bạn tự làm trong ứng dụng: cùng mức tín dụng, cùng cách xử lý và cùng các bên xử lý phụ đã mô tả ở trên.

Ngắt kết nối. Trong Bảng điều khiển > AI agent, bạn có thể ngắt kết nối bất kỳ ứng dụng nào hoặc thu hồi bất kỳ khóa API nào; quyền truy cập chấm dứt ngay lập tức. Bạn cũng có thể gỡ MinutesMaster ngay trong ứng dụng AI. Việc đổi mật khẩu sẽ thu hồi toàn bộ khóa API và ứng dụng đã kết nối. Việc xóa tài khoản sẽ xóa mọi kết nối, khóa và mục nhật ký.

Hỏi MinutesMaster (trợ lý trong ứng dụng) và tìm kiếm

Trợ lý. Khi bạn đặt câu hỏi cho trợ lý trong ứng dụng, hoặc khi một agent dùng công cụ ask_meetings, chúng tôi gửi câu hỏi của bạn cùng các đoạn trích liên quan từ cuộc họp tới nhà cung cấp mô hình AI của chúng tôi (thông qua OpenRouter, có trong danh sách bên xử lý phụ) để viết câu trả lời. Câu hỏi và câu trả lời, kèm liên kết tới các khoảnh khắc được trích dẫn, được lưu trong lịch sử trợ lý để bạn xem lại. Bạn có thể xóa một cuộc trò chuyện bất cứ lúc nào. Số câu hỏi mỗi ngày có giới hạn.

Tìm kiếm. Để tìm cuộc họp theo ý nghĩa, nội dung cuộc họp (bản chép lời và biên bản) và các truy vấn tìm kiếm của bạn được chuyển thành dạng biểu diễn số (embedding) bởi một mô hình embedding truy cập qua OpenRouter. Các embedding được lưu cùng cuộc họp và bị xóa khi bạn xóa cuộc họp hoặc tài khoản.

Cả trợ lý lẫn tìm kiếm đều không dùng nội dung của bạn để huấn luyện mô hình AI.

Lưu giữ dữ liệu

Chúng tôi lưu giữ thông tin cá nhân và dữ liệu cuộc họp của bạn trong thời gian tài khoản của bạn còn hoạt động hoặc khi cần thiết để cung cấp dịch vụ cho bạn. Bạn có thể xóa các cuộc họp và tài khoản của mình bất cứ lúc nào bằng cách gửi email tới info@minutesmaster.ai. Yêu cầu xóa được xử lý trong vòng 5 ngày làm việc, trừ trường hợp chúng tôi buộc phải lưu giữ một số dữ liệu cụ thể vì mục đích pháp lý.

Nhật ký hoạt động của AI agent bị xóa sau 180 ngày; các cuộc trò chuyện với trợ lý được lưu cho đến khi bạn xóa chúng hoặc xóa tài khoản.

Quyền của bạn

Tùy theo nơi bạn sinh sống, bạn có thể có các quyền sau:

• Truy cập: Yêu cầu bản sao thông tin cá nhân của bạn
• Chỉnh sửa: Yêu cầu chỉnh sửa thông tin không chính xác
• Xóa: Yêu cầu xóa thông tin cá nhân của bạn
• Di chuyển dữ liệu: Yêu cầu chuyển dữ liệu của bạn sang dịch vụ khác
• Từ chối: Từ chối nhận thông tin tiếp thị

Để thực hiện các quyền này, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua info@minutesmaster.ai

Chuyển dữ liệu quốc tế

Một số bên xử lý phụ của chúng tôi (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) có trụ sở tại Hoa Kỳ. Chúng tôi dựa vào các biện pháp bảo vệ sau đối với việc chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới từ EEA / Vương quốc Anh / Thụy Sĩ sang Hoa Kỳ:

• Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn (Quyết định thực thi 2021/914 của Ủy ban châu Âu) khi bên xử lý phụ không tham gia Khung bảo mật dữ liệu EU–Hoa Kỳ.
• Chứng nhận Khung bảo mật dữ liệu EU–Hoa Kỳ khi bên xử lý phụ có tham gia.
• Các biện pháp kỹ thuật bao gồm TLS 1.2+ khi truyền và AES-256 khi lưu trữ.

Việc xử lý của Stripe đối với khách hàng EU do Stripe Payments Europe Ltd. (Ireland) đảm nhận. Việc xử lý của MeetingBaaS diễn ra trong Liên minh châu Âu. Để yêu cầu Đánh giá tác động chuyển dữ liệu hoặc Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của chúng tôi, hãy gửi email tới info@minutesmaster.ai.

Quyền riêng tư của trẻ em

Dịch vụ của chúng tôi không dành cho trẻ em dưới 16 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập thông tin cá nhân của trẻ em. Nếu bạn cho rằng chúng tôi đã thu thập thông tin của một trẻ em, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi.

Thay đổi chính sách này

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách quyền riêng tư này theo thời gian. Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn về những thay đổi quan trọng bằng cách đăng chính sách mới trên trang này và cập nhật ngày “Cập nhật lần cuối”. Việc bạn tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi có thay đổi đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận chính sách đã cập nhật.

Liên hệ với chúng tôi

Nếu bạn có câu hỏi hoặc mối quan tâm về Chính sách quyền riêng tư này, vui lòng liên hệ với chúng tôi:

• Email: info@minutesmaster.ai
• Địa chỉ: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic