Integritetspolicy

Inledning

MinutesMaster (”vi”, ”vår” eller ”oss”) värnar om din integritet. Den här integritetspolicyn förklarar hur vi samlar in, använder, lämnar ut och skyddar dina uppgifter när du använder vår tjänst för transkribering av möten och framtagning av protokoll.

Uppgifter vi samlar in

Personuppgifter

Vi samlar in uppgifter som du själv lämnar till oss, bland annat:

• Namn och e-postadress när du skapar ett konto
• Betalningsuppgifter när du tecknar abonnemang på våra tjänster
• Profiluppgifter som du väljer att lämna
• Kommunikation med oss, bland annat supportärenden

Mötesdata

När du använder vår tjänst behandlar vi:

• Ljudinspelningar av möten som du laddar upp eller spelar in
• Transkriptioner som skapas från dina möten
• Metadata om möten (datum, längd, deltagare)
• Eventuella ändringar eller kommentarer som du gör i mötesprotokoll

Uppgifter om användning

Vi samlar automatiskt in vissa uppgifter om hur du använder vår tjänst:

• Uppgifter om enheten (typ, operativsystem, webbläsare)
• IP-adress och ungefärlig plats
• Användningsmönster och interaktion med funktioner
• Loggar över prestanda och fel

Hur vi använder dina uppgifter

Vi använder de uppgifter vi samlar in för att:

• Tillhandahålla, underhålla och förbättra våra tjänster
• Bearbeta dina ljudfiler och skapa transkriptioner och sammanfattningar
• Skicka tekniska meddelanden, uppdateringar och supportmeddelanden till dig
• Svara på dina förfrågningar och ge kundsupport
• Övervaka och analysera användningsmönster för att förbättra användarupplevelsen
• Upptäcka, förhindra och hantera tekniska problem och bedrägliga aktiviteter
• Uppfylla rättsliga skyldigheter

Datasäkerhet

Vi använder säkerhetsåtgärder enligt branschstandard för att skydda dina uppgifter:

• All data krypteras vid överföring med TLS 1.3
• Lagrad data krypteras med AES-256
• Åtkomst till personuppgifter är begränsad till behörig personal
• Regelbundna säkerhetsgranskningar och penetrationstester
• Säkra datacenter med fysiska säkerhetskontroller

Även om vi strävar efter att skydda dina uppgifter är ingen metod för överföring via internet eller elektronisk lagring 100 % säker. Vi kan inte garantera absolut säkerhet.

Delning och utlämnande av data

Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi kan dela dina uppgifter i följande fall:

• Underbiträden: Vissa tredjepartsleverantörer som behandlar data för vår räkning för att tillhandahålla tjänsten. Nuvarande underbiträden anges nedan.
• Rättsliga krav: När lagen kräver det eller för att skydda våra rättigheter
• Företagsöverlåtelser: I samband med en fusion, ett förvärv eller en försäljning av tillgångar
• Med ditt samtycke: När du uttryckligen samtycker till att dina uppgifter delas

Nuvarande underbiträden

Vi anlitar följande underbiträden enligt skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 där det är tillämpligt. Var och en får endast åtkomst till de data som behövs för just deras funktion.

• MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Frankrike) – utskick av mötesbottar och inspelning för integrationerna med Zoom, Google Meet och Microsoft Teams. Lagrar mötesinspelningar och Zoom OAuth-token (krypterade med AES-256-GCM) och använder Gladia (Gladia SAS, Frankrike) som underbiträde för realtidstranskribering av bottens inspelningar.
• Soniox (Soniox Inc., USA) – primär taligenkänning. Tar endast emot ljud för transkribering; får enligt avtal inte använda det för modellträning.
• RunPod (RunPod Inc., USA) – reservkapacitet för transkribering av Whisper-typ. Tar endast emot ljud när Soniox inte är tillgängligt.
• OpenRouter (OpenRouter Inc., USA) – gateway till stora språkmodeller som används för att skapa protokoll, översättningar, assistenten i appen och sökindexering (embeddings). Tar emot transkriberad text (och, för assistenten och sökningen, dina frågor och sökfrågor) och skickar den vidare till underliggande modelleverantörer – bland andra OpenAI, Anthropic och Google – alla enligt API-villkor utan träning. Vilken leverantör som används loggas.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland) – betalningshantering för betalda abonnemang och kreditpaket. Tar emot betalningsuppgifter; vi lagrar inte fullständiga kortnummer.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., USA) – hanterar köp i appen via App Store och Google Play. Tar emot ditt MinutesMaster-konto-ID och butikens köpuppgifter; betalningsuppgifterna stannar hos Apple eller Google.
• Sentry (Functional Software, Inc., USA) – rapportering av krascher och fel i mobilappen. Tar emot teknisk diagnostik (enhetsmodell, operativsystem- och appversion, felspår) märkt med ditt konto-ID; aldrig mötesljud, transkriptioner eller protokoll.

Vi meddelar kunderna minst 30 dagar i förväg innan vi anlitar ett nytt underbiträde som väsentligt ändrar hur data hanteras. Mejla info@minutesmaster.ai för att få en aktuell kopia av vår lista över underbiträden eller vårt personuppgiftsbiträdesavtal.

AI-agenter och assistenten

AI-agenter (Claude, ChatGPT och andra MCP-appar)

Du kan ansluta MinutesMaster till AI-assistenter och agenter som Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Cursor eller automatiseringsverktyg via vår MCP-server på https://api.minutesmaster.ai/mcp. Det här avsnittet förklarar vad som händer när du gör det.

Så skapas en anslutning. Antingen loggar du in på MinutesMaster och godkänner appen på vår samtyckesskärm (OAuth), eller så skapar du en personlig API-nyckel under Översikt > AI-agenter. På samtyckesskärmen väljer du vad appen får göra:

• Läsa möten (söka i och läsa transkriptioner, protokoll, beslut och åtgärdspunkter);
• Organisera och redigera (titlar, anteckningar, talarnamn, mappar, taggar, delning med ett team, översättningar, protokollmallar och omskrivning av protokoll med en annan mall);
• Skicka bottar och importera (skicka mötesbotten, importera inspelningar från länkar eller uppladdningar; det använder dina krediter).

Vad en agent kan se. En ansluten app ser bara det som ditt konto kan se: dina egna möten och de möten som delats med dina team, och bara inom de behörigheter du har godkänt. Beroende på din förfrågan kan de data som appen får innehålla: mötestitlar, datum, längd och språk; namn och roller för deltagare och talare; transkriptioner; protokoll (sammanfattning, ämnen, beslut, åtgärdspunkter med ansvariga, nästa möte); dina privata mötesanteckningar; namn på mappar, taggar och team; e-postadressen till den teamkollega som äger ett delat möte; ditt kontos e-post, abonnemang och kreditsaldo; dina protokollmallar och deras inställningar; samt tidsbegränsade länkar (en uppspelningslänk till en inspelning som gäller i 2 timmar, en nedladdningslänk som gäller i 15 minuter och fungerar för alla som har den, och en uppladdningslänk för engångsbruk som gäller i 1 timme).

Vad som händer med data i AI-appen. När ett verktyg returnerar mötesinnehåll tar den AI-app du använder (till exempel Anthropics Claude eller OpenAI:s ChatGPT) emot det och behandlar det enligt sina egna villkor och sin egen integritetspolicy. MinutesMaster styr inte hur den leverantören lagrar eller använder det. Anslut bara appar som du litar på med dina möten.

Vad vi sparar om anslutningar.

• Anslutna appar (OAuth): appens namn, dess klient-ID och webbplats, de behörigheter du har gett, när du anslöt och när appen senast använde anslutningen. Åtkomst- och förnyelsetoken sparas bara som envägshashar. Åtkomsttoken går ut efter en timme och förnyelsetoken efter 60 dagar och förnyas medan du använder appen. Registreringar av appar som aldrig slutförde en anslutning raderas efter 7 dagar.
• API-nycklar: namnet du gav nyckeln, dess första tecken (så att du känner igen den i listan), en envägshash av nyckeln, dess behörigheter, när den skapades och senast användes samt ett valfritt utgångsdatum. Hela nyckeln visas bara en gång, när du skapar den.
• Aktivitetslogg: för varje verktygsanrop, läsning av en resurs eller prompt registrerar vi ditt konto, appens namn och ID, om den använde OAuth eller en API-nyckel, namnet på verktyget, resursen eller prompten, om anropet lyckades eller misslyckades, ett kort felmeddelande om det misslyckades, varaktigheten och tidpunkten. Vi loggar inte vad appen skickade till ett verktyg (dina frågor, söktermer eller andra argument) eller vad verktyget returnerade. Vi använder loggen för att visa dig den senaste agentaktiviteten, för att upprätthålla gränser för antal anrop och för att utreda missbruk. Den raderas efter 180 dagar.

Åtgärder som en agent utför åt dig. Om du har tillåtit ”Skicka bottar och importera” kan en agent skicka MinutesMaster-botten till ett möte eller importera en inspelning för din räkning. Det fungerar precis som när du gör det själv i appen: samma krediter, samma bearbetning och samma underbiträden som beskrivs ovan.

Koppla från. Under Översikt > AI-agenter kan du koppla från vilken app som helst eller återkalla vilken API-nyckel som helst; åtkomsten upphör omedelbart. Du kan också ta bort MinutesMaster i själva AI-appen. När du byter lösenord återkallas alla API-nycklar och anslutna appar. När du raderar ditt konto raderas alla anslutningar, nycklar och loggposter.

Fråga MinutesMaster (assistenten i appen) och sökning

Assistent. När du ställer en fråga till assistenten i appen, eller när en agent använder verktyget ask_meetings, skickar vi din fråga och relevanta utdrag ur dina möten till vår leverantör av AI-modeller (via OpenRouter, som finns med bland våra underbiträden) för att skriva svaret. Frågan och svaret, med länkar till de ögonblick som hänvisas till, sparas i din assistenthistorik så att du kan gå tillbaka till dem. Du kan när som helst radera en konversation. Antalet frågor är begränsat per dag.

Sökning. För att kunna hitta möten på betydelse omvandlas mötestext (transkriptioner och protokoll) och dina sökfrågor till numeriska representationer (embeddings) av en embeddingmodell som nås via OpenRouter. Embeddings sparas tillsammans med ditt möte och raderas när du raderar mötet eller ditt konto.

Varken assistenten eller sökningen använder ditt innehåll för att träna AI-modeller.

Lagring av data

Vi sparar dina personuppgifter och mötesdata så länge ditt konto är aktivt eller så länge det behövs för att tillhandahålla tjänsterna. Du kan när som helst radera dina möten och ditt konto genom att mejla info@minutesmaster.ai. Raderingar genomförs inom 5 arbetsdagar, utom när vi är skyldiga att spara vissa data av rättsliga skäl.

Aktivitetsloggar för AI-agenter raderas efter 180 dagar; konversationer med assistenten sparas tills du raderar dem eller ditt konto.

Dina rättigheter

Beroende på var du befinner dig kan du ha följande rättigheter:

• Tillgång: Begära en kopia av dina personuppgifter
• Rättelse: Begära att felaktiga uppgifter rättas
• Radering: Begära att dina personuppgifter raderas
• Dataportabilitet: Begära att dina data överförs till en annan tjänst
• Avregistrering: Tacka nej till marknadsföring

Kontakta oss på info@minutesmaster.ai för att utöva dessa rättigheter

Överföring av data till andra länder

Flera av våra underbiträden (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) har sitt säte i USA. Vid överföring av personuppgifter från EES, Storbritannien eller Schweiz till USA använder vi följande skyddsåtgärder:

• Standardavtalsklausuler (kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/914) när underbiträdet inte deltar i EU–US Data Privacy Framework.
• Certifiering enligt EU–US Data Privacy Framework när underbiträdet deltar.
• Tekniska åtgärder, bland annat TLS 1.2+ vid överföring och AES-256 vid lagring.

Stripes behandling för kunder i EU sköts av Stripe Payments Europe Ltd. (Irland). MeetingBaaS behandling sker inom Europeiska unionen. Mejla info@minutesmaster.ai för att få vår konsekvensbedömning av överföringar (Transfer Impact Assessment) eller våra standardavtalsklausuler.

Barns integritet

Vår tjänst är inte avsedd för barn under 16 år. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn. Om du tror att vi har samlat in uppgifter från ett barn ber vi dig kontakta oss omedelbart.

Ändringar av den här policyn

Vi kan uppdatera den här integritetspolicyn då och då. Vi meddelar dig om väsentliga ändringar genom att publicera den nya policyn på den här sidan och uppdatera datumet ”Senast uppdaterad”. Om du fortsätter att använda vår tjänst efter ändringarna godkänner du den uppdaterade policyn.

Kontakta oss

Om du har frågor eller funderingar om den här integritetspolicyn kan du kontakta oss:

• E-post: info@minutesmaster.ai
• Post: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic