Privacybeleid

Inleiding

MinutesMaster (“wij”, “ons” of “onze”) hecht aan de bescherming van je privacy. Dit privacybeleid legt uit hoe we je informatie verzamelen, gebruiken, delen en beveiligen wanneer je onze dienst voor vergadertranscriptie en notulen gebruikt.

Welke informatie we verzamelen

Persoonsgegevens

We verzamelen informatie die je rechtstreeks aan ons verstrekt, waaronder:

• Naam en e-mailadres wanneer je een account aanmaakt
• Betaalgegevens wanneer je een abonnement op onze diensten afsluit
• Profielinformatie die je zelf verstrekt
• Communicatie met ons, waaronder supportverzoeken

Vergaderdata

Wanneer je onze dienst gebruikt, verwerken we:

• Audio-opnames van vergaderingen die je uploadt of opneemt
• Transcripties die uit je vergaderingen worden gegenereerd
• Vergadermetadata (datum, duur, deelnemers)
• Alle bewerkingen of annotaties die je in de notulen aanbrengt

Gebruiksinformatie

We verzamelen automatisch bepaalde informatie over je gebruik van onze dienst:

• Apparaatinformatie (type, besturingssysteem, browser)
• IP-adres en globale locatie
• Gebruikspatronen en interacties met functies
• Prestatie- en foutlogs

Hoe we je informatie gebruiken

We gebruiken de verzamelde informatie om:

• Onze diensten te leveren, te onderhouden en te verbeteren
• Je audiobestanden te verwerken en transcripties en samenvattingen te genereren
• Je technische mededelingen, updates en supportberichten te sturen
• Op je verzoeken te reageren en klantenondersteuning te bieden
• Gebruikspatronen te monitoren en te analyseren om de gebruikerservaring te verbeteren
• Technische problemen en frauduleuze activiteiten te detecteren, te voorkomen en aan te pakken
• Aan wettelijke verplichtingen te voldoen

Gegevensbeveiliging

We passen beveiligingsmaatregelen conform de industriestandaard toe om je informatie te beschermen:

• Alle data wordt tijdens verzending versleuteld met TLS 1.3
• Data in rust wordt versleuteld met AES-256-encryptie
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot uitsluitend geautoriseerd personeel
• Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietests
• Beveiligde datacenters met fysieke beveiligingsmaatregelen

Hoewel we ons inspannen om je informatie te beschermen, is geen enkele methode van verzending via internet of elektronische opslag 100% veilig. We kunnen absolute veiligheid niet garanderen.

Delen en openbaarmaking van gegevens

We verkopen je persoonsgegevens niet. We kunnen je informatie delen in de volgende situaties:

• Subverwerkers: specifieke externe leveranciers die namens ons gegevens verwerken om de dienst te leveren. De huidige subverwerkers staan hieronder vermeld.
• Wettelijke vereisten: wanneer de wet dit vereist of om onze rechten te beschermen
• Bedrijfsoverdrachten: in verband met een fusie, overname of verkoop van activa
• Met jouw toestemming: wanneer je er uitdrukkelijk mee instemt je informatie te delen

Huidige subverwerkers

We schakelen de volgende subverwerkers in, waar van toepassing onder schriftelijke verwerkersovereenkomsten conform artikel 28. Elk van hen heeft alleen toegang tot de data die nodig is voor zijn specifieke functie.

• MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Frankrijk) — dispatch van vergaderbots + opname voor de Zoom-, Google Meet- en Microsoft Teams-integraties. Bewaart vergaderopnames en Zoom-OAuth-tokens (AES-256-GCM-versleuteld) en gebruikt Gladia (Gladia SAS, Frankrijk) als subverwerker voor realtime transcriptie van botopnames.
• Soniox (Soniox Inc., VS) — primaire spraakherkenning. Ontvangt audio uitsluitend voor transcriptie; contractueel niet gebruikt voor modeltraining.
• RunPod (RunPod Inc., VS) — fallback-transcriptiecompute van Whisper-klasse. Ontvangt alleen audio wanneer Soniox niet beschikbaar is.
• OpenRouter (OpenRouter Inc., VS) — gateway voor grote taalmodellen, gebruikt voor het genereren van notulen, vertalingen, de assistent in de app en zoek-embeddings. Ontvangt getranscribeerde tekst (en, voor de assistent en het zoeken, je vragen en zoekopdrachten) en routeert die naar onderliggende modelaanbieders — waaronder OpenAI, Anthropic en Google — elk onder API-voorwaarden zonder training. De routering naar aanbieders wordt gelogd.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Ierland) — betalingsverwerking voor betaalde abonnementen en creditpakketten. Ontvangt factuurgegevens; wij slaan geen volledige kaartnummers op.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., VS) — beheert in-app-aankopen via de App Store en Google Play. Ontvangt je MinutesMaster-account-ID en de aankoopgegevens van de store; betaalgegevens blijven bij Apple of Google.
• Sentry (Functional Software, Inc., VS) — crash- en foutrapportage voor de mobiele app. Ontvangt technische diagnostiek (apparaatmodel, besturingssysteem- en appversie, foutmeldingen) gekoppeld aan je account-ID; nooit audio, transcripties of notulen van vergaderingen.

We informeren klanten ten minste 30 dagen van tevoren voordat we een nieuwe subverwerker inschakelen die de gegevensverwerking wezenlijk verandert. Mail info@minutesmaster.ai voor een actuele kopie van onze subverwerkerslijst of onze verwerkersovereenkomst.

AI-agents en de assistent

AI-agents (Claude, ChatGPT en andere MCP-apps)

Je kunt MinutesMaster via onze MCP-server op https://api.minutesmaster.ai/mcp koppelen aan AI-assistenten en -agents zoals Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Cursor of automatiseringstools. In dit deel leggen we uit wat er dan gebeurt.

Hoe een koppeling tot stand komt. Je logt in bij MinutesMaster en keurt de app goed op ons toestemmingsscherm (OAuth), of je maakt een persoonlijke API-sleutel aan via Dashboard > AI-agents. Op het toestemmingsscherm kies je wat de app mag doen:

• Vergaderingen lezen (transcripten, notulen, besluiten en actiepunten doorzoeken en lezen);
• Ordenen & bewerken (titels, notities, sprekersnamen, mappen, tags, delen met een team, vertalingen, notulensjablonen en notulen herschrijven met een ander sjabloon);
• Bots sturen & importeren (de vergaderbot sturen, opnames importeren via links of uploads; dit verbruikt je credits).

Wat een agent kan zien. Een gekoppelde app ziet alleen wat jouw account kan zien: je eigen vergaderingen en de vergaderingen die met je teamworkspaces zijn gedeeld, en alleen binnen de rechten die je hebt goedgekeurd. Afhankelijk van je verzoek kunnen de gegevens die naar de app worden teruggestuurd het volgende bevatten: titels, datums, duur en talen van vergaderingen; namen en rollen van deelnemers en sprekers; transcripten; notulen (samenvatting, onderwerpen, besluiten, actiepunten met eigenaren, volgende vergadering); je privénotities bij vergaderingen; namen van mappen, tags en teams; het e-mailadres van het teamlid dat eigenaar is van een gedeelde vergadering; het e-mailadres, het plan en het creditsaldo van je account; je notulensjablonen en hun instellingen; en tijdelijke links (een afspeellink voor de opname die 2 uur geldig is, een downloadlink die 15 minuten geldig is en werkt voor iedereen die hem heeft, en een uploadlink voor eenmalig gebruik die 1 uur geldig is).

Wat er met gegevens gebeurt in de AI-app. Wanneer een tool vergaderinhoud teruggeeft, ontvangt de AI-app die je gebruikt (bijvoorbeeld Claude van Anthropic of ChatGPT van OpenAI) die inhoud en verwerkt die volgens de eigen voorwaarden en het eigen privacybeleid van die app. MinutesMaster heeft geen invloed op hoe die aanbieder de inhoud opslaat of gebruikt. Koppel alleen apps die je je vergaderingen toevertrouwt.

Wat we over koppelingen opslaan.

• Gekoppelde apps (OAuth): de naam van de app, de client-ID en website ervan, de rechten die je hebt verleend, wanneer je de app hebt gekoppeld en wanneer de app de koppeling voor het laatst heeft gebruikt. Toegangs- en vernieuwingstokens worden alleen als eenrichtingshashes opgeslagen. Toegangstokens verlopen na een uur en vernieuwingstokens na 60 dagen; zolang je de app gebruikt, worden ze vernieuwd. Registraties van apps die nooit een koppeling hebben voltooid, worden na 7 dagen verwijderd.
• API-sleutels: de naam die je de sleutel hebt gegeven, de eerste tekens ervan (om hem in de lijst te herkennen), een eenrichtingshash van de sleutel, de rechten, het tijdstip van aanmaken en laatste gebruik en een optionele vervaldatum. De volledige sleutel wordt één keer getoond, wanneer je hem aanmaakt.
• Activiteitenlog: voor elke toolaanroep, het lezen van een resource of een prompt leggen we vast: je account, de naam en ID van de app, of die OAuth of een API-sleutel gebruikte, de naam van de tool, resource of prompt, succes of mislukking, een korte foutmelding als het misging, de duur en het tijdstip. We loggen niet wat de app naar een tool heeft gestuurd (je vragen, zoektermen of andere argumenten) of wat de tool heeft teruggegeven. We gebruiken dit log om je recente agentactiviteit te tonen, gebruikslimieten te handhaven en misbruik te onderzoeken. Het wordt na 180 dagen verwijderd.

Acties die een agent voor je uitvoert. Als je “Bots sturen & importeren” hebt toegestaan, kan een agent namens jou de MinutesMaster-bot naar een vergadering sturen of een opname importeren. Dat werkt precies hetzelfde als wanneer je het zelf in de app doet: dezelfde credits, dezelfde verwerking en dezelfde subverwerkers als hierboven beschreven.

Ontkoppelen. Via Dashboard > AI-agents kun je elke app ontkoppelen of elke API-sleutel intrekken; de toegang stopt direct. Je kunt MinutesMaster ook in de AI-app zelf verwijderen. Als je je wachtwoord wijzigt, worden alle API-sleutels en gekoppelde apps ingetrokken. Als je je account verwijdert, worden alle koppelingen, sleutels en logregels verwijderd.

Vraag het MinutesMaster (assistent in de app) en zoeken

Assistent. Wanneer je de assistent in de app een vraag stelt, of een agent de tool ask_meetings gebruikt, sturen we je vraag en de relevante fragmenten uit je vergaderingen naar onze AI-modelaanbieder (via OpenRouter, vermeld bij onze subverwerkers) om het antwoord te schrijven. De vraag en het antwoord, met links naar de geciteerde momenten, worden opgeslagen in je assistentgeschiedenis, zodat je ze later terug kunt vinden. Je kunt een gesprek op elk moment verwijderen. Het aantal vragen per dag is beperkt.

Zoeken. Om vergaderingen op betekenis te kunnen vinden, worden vergadertekst (transcripten en notulen) en je zoekopdrachten door een embeddingmodel dat we via OpenRouter gebruiken omgezet in numerieke representaties (embeddings). De embeddings worden bij je vergadering opgeslagen en verwijderd wanneer je de vergadering of je account verwijdert.

De assistent en de zoekfunctie gebruiken je inhoud niet om AI-modellen te trainen.

Bewaartermijn

We bewaren je persoonsgegevens en vergaderdata zolang je account actief is of zolang dat nodig is om je onze diensten te leveren. Je kunt je vergaderingen en account op elk moment verwijderen door te mailen naar info@minutesmaster.ai. Verwijderingen worden binnen 5 werkdagen verwerkt, behalve waar we specifieke data om juridische redenen moeten bewaren.

Activiteitenlogs van AI-agents worden na 180 dagen verwijderd; gesprekken met de assistent worden bewaard tot je ze zelf verwijdert of je account verwijdert.

Jouw rechten

Afhankelijk van je locatie kun je de volgende rechten hebben:

• Inzage: een kopie van je persoonsgegevens opvragen
• Rectificatie: correctie van onjuiste gegevens aanvragen
• Verwijdering: verwijdering van je persoonsgegevens aanvragen
• Overdraagbaarheid: overdracht van je data naar een andere dienst aanvragen
• Afmelden: je afmelden voor marketingcommunicatie

Neem contact met ons op via info@minutesmaster.ai om deze rechten uit te oefenen

Internationale gegevensdoorgifte

Verschillende van onze subverwerkers (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Voor grensoverschrijdende doorgifte van persoonsgegevens vanuit de EER / het VK / Zwitserland naar de Verenigde Staten steunen we op de volgende waarborgen:

• Standaardcontractbepalingen (Uitvoeringsbesluit 2021/914 van de Europese Commissie) waar de subverwerker niet deelneemt aan het EU-VS Data Privacy Framework.
• Certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework waar de subverwerker daaraan deelneemt.
• Technische maatregelen, waaronder TLS 1.2+ tijdens verzending en AES-256 in rust.

Stripe-verwerking voor EU-klanten wordt uitgevoerd door Stripe Payments Europe Ltd. (Ierland). MeetingBaaS-verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie. Mail info@minutesmaster.ai om onze Transfer Impact Assessment of standaardcontractbepalingen op te vragen.

Privacy van kinderen

Onze dienst is niet bedoeld voor kinderen onder de 16. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als je denkt dat we informatie van een kind hebben verzameld, neem dan onmiddellijk contact met ons op.

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je door het nieuwe beleid op deze pagina te plaatsen en de datum bij “Laatst bijgewerkt” aan te passen. Door onze dienst na wijzigingen te blijven gebruiken, accepteer je het bijgewerkte beleid.

Contact

Heb je vragen of zorgen over dit privacybeleid, neem dan contact met ons op:

• E-mail: info@minutesmaster.ai
• Post: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic