Inleiding
MinutesMaster (“wij”, “ons” of “onze”) hecht aan de bescherming van je privacy. Dit privacybeleid legt uit hoe we je informatie verzamelen, gebruiken, delen en beveiligen wanneer je onze dienst voor vergadertranscriptie en notulen gebruikt.
Welke informatie we verzamelen
Persoonsgegevens
We verzamelen informatie die je rechtstreeks aan ons verstrekt, waaronder:
- Naam en e-mailadres wanneer je een account aanmaakt
- Betaalgegevens wanneer je een abonnement op onze diensten afsluit
- Profielinformatie die je zelf verstrekt
- Communicatie met ons, waaronder supportverzoeken
Vergaderdata
Wanneer je onze dienst gebruikt, verwerken we:
- Audio-opnames van vergaderingen die je uploadt of opneemt
- Transcripties die uit je vergaderingen worden gegenereerd
- Vergadermetadata (datum, duur, deelnemers)
- Alle bewerkingen of annotaties die je in de notulen aanbrengt
Gebruiksinformatie
We verzamelen automatisch bepaalde informatie over je gebruik van onze dienst:
- Apparaatinformatie (type, besturingssysteem, browser)
- IP-adres en globale locatie
- Gebruikspatronen en interacties met functies
- Prestatie- en foutlogs
Hoe we je informatie gebruiken
We gebruiken de verzamelde informatie om:
- Onze diensten te leveren, te onderhouden en te verbeteren
- Je audiobestanden te verwerken en transcripties en samenvattingen te genereren
- Je technische mededelingen, updates en supportberichten te sturen
- Op je verzoeken te reageren en klantenondersteuning te bieden
- Gebruikspatronen te monitoren en te analyseren om de gebruikerservaring te verbeteren
- Technische problemen en frauduleuze activiteiten te detecteren, te voorkomen en aan te pakken
- Aan wettelijke verplichtingen te voldoen
Gegevensbeveiliging
We passen beveiligingsmaatregelen conform de industriestandaard toe om je informatie te beschermen:
- Alle data wordt tijdens verzending versleuteld met TLS 1.3
- Data in rust wordt versleuteld met AES-256-encryptie
- Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot uitsluitend geautoriseerd personeel
- Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietests
- Beveiligde datacenters met fysieke beveiligingsmaatregelen
Hoewel we ons inspannen om je informatie te beschermen, is geen enkele methode van verzending via internet of elektronische opslag 100% veilig. We kunnen absolute veiligheid niet garanderen.
Delen en openbaarmaking van gegevens
We verkopen je persoonsgegevens niet. We kunnen je informatie delen in de volgende situaties:
- Subverwerkers: specifieke externe leveranciers die namens ons gegevens verwerken om de dienst te leveren. De huidige subverwerkers staan hieronder vermeld.
- Wettelijke vereisten: wanneer de wet dit vereist of om onze rechten te beschermen
- Bedrijfsoverdrachten: in verband met een fusie, overname of verkoop van activa
- Met jouw toestemming: wanneer je er uitdrukkelijk mee instemt je informatie te delen
Huidige subverwerkers
We schakelen de volgende subverwerkers in, waar van toepassing onder schriftelijke verwerkersovereenkomsten conform artikel 28. Elk van hen heeft alleen toegang tot de data die nodig is voor zijn specifieke functie.
- MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Frankrijk) — dispatch van vergaderbots + opname voor de Zoom-, Google Meet- en Microsoft Teams-integraties. Bewaart vergaderopnames en Zoom-OAuth-tokens (AES-256-GCM-versleuteld) en gebruikt Gladia (Gladia SAS, Frankrijk) als subverwerker voor realtime transcriptie van botopnames.
- Soniox (Soniox Inc., VS) — primaire spraakherkenning. Ontvangt audio uitsluitend voor transcriptie; contractueel niet gebruikt voor modeltraining.
- RunPod (RunPod Inc., VS) — fallback-transcriptiecompute van Whisper-klasse. Ontvangt alleen audio wanneer Soniox niet beschikbaar is.
- OpenRouter (OpenRouter Inc., VS) — gateway voor grote taalmodellen, gebruikt voor het genereren van notulen. Ontvangt getranscribeerde tekst en routeert die naar onderliggende modelaanbieders — waaronder OpenAI, Anthropic en Google — elk onder API-voorwaarden zonder training. De routering naar aanbieders wordt gelogd.
- OpenAI (OpenAI L.L.C., VS) — fallback-LLM wanneer de primaire route faalt. Volgens de API-voorwaarden van OpenAI wordt klantdata die naar de API wordt gestuurd niet voor training gebruikt.
- Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Ierland) — betalingsverwerking voor betaalde abonnementen en creditpakketten. Ontvangt factuurgegevens; wij slaan geen volledige kaartnummers op.
We informeren klanten ten minste 30 dagen van tevoren voordat we een nieuwe subverwerker inschakelen die de gegevensverwerking wezenlijk verandert. Mail info@minutesmaster.ai voor een actuele kopie van onze subverwerkerslijst of onze verwerkersovereenkomst.
Bewaartermijn
We bewaren je persoonsgegevens en vergaderdata zolang je account actief is of zolang dat nodig is om je onze diensten te leveren. Je kunt je vergaderingen en account op elk moment verwijderen door te mailen naar info@minutesmaster.ai. Verwijderingen worden binnen 5 werkdagen verwerkt, behalve waar we specifieke data om juridische redenen moeten bewaren.
Jouw rechten
Afhankelijk van je locatie kun je de volgende rechten hebben:
- Inzage: een kopie van je persoonsgegevens opvragen
- Rectificatie: correctie van onjuiste gegevens aanvragen
- Verwijdering: verwijdering van je persoonsgegevens aanvragen
- Overdraagbaarheid: overdracht van je data naar een andere dienst aanvragen
- Afmelden: je afmelden voor marketingcommunicatie
Neem contact met ons op via info@minutesmaster.ai om deze rechten uit te oefenen
Internationale gegevensdoorgifte
Verschillende van onze subverwerkers (Soniox, RunPod, OpenRouter, OpenAI) zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Voor grensoverschrijdende doorgifte van persoonsgegevens vanuit de EER / het VK / Zwitserland naar de Verenigde Staten steunen we op de volgende waarborgen:
- Standaardcontractbepalingen (Uitvoeringsbesluit 2021/914 van de Europese Commissie) waar de subverwerker niet deelneemt aan het EU-VS Data Privacy Framework.
- Certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework waar de subverwerker daaraan deelneemt.
- Technische maatregelen, waaronder TLS 1.2+ tijdens verzending en AES-256 in rust.
Stripe-verwerking voor EU-klanten wordt uitgevoerd door Stripe Payments Europe Ltd. (Ierland). MeetingBaaS-verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie. Mail info@minutesmaster.ai om onze Transfer Impact Assessment of standaardcontractbepalingen op te vragen.
Privacy van kinderen
Onze dienst is niet bedoeld voor kinderen onder de 16. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als je denkt dat we informatie van een kind hebben verzameld, neem dan onmiddellijk contact met ons op.
Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je door het nieuwe beleid op deze pagina te plaatsen en de datum bij “Laatst bijgewerkt” aan te passen. Door onze dienst na wijzigingen te blijven gebruiken, accepteer je het bijgewerkte beleid.
Contact
Heb je vragen of zorgen over dit privacybeleid, neem dan contact met ons op:
- E-mail: info@minutesmaster.ai
- Post: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic