Personvernerklæring

Innledning

MinutesMaster («vi», «vår» eller «oss») er opptatt av å beskytte personvernet ditt. Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, utleverer og beskytter opplysningene dine når du bruker tjenesten vår for transkribering av møter og utarbeiding av referater.

Opplysninger vi samler inn

Personopplysninger

Vi samler inn opplysninger som du selv gir oss, blant annet:

• Navn og e-postadresse når du oppretter en konto
• Betalingsopplysninger når du abonnerer på tjenestene våre
• Profilopplysninger som du velger å oppgi
• Kommunikasjon med oss, blant annet henvendelser til brukerstøtte

Møtedata

Når du bruker tjenesten vår, behandler vi:

• Lydopptak av møter som du laster opp eller tar opp
• Transkripsjoner som lages fra møtene dine
• Metadata om møter (dato, varighet, deltakere)
• Eventuelle endringer eller kommentarer du legger til i møtereferater

Opplysninger om bruk

Vi samler automatisk inn visse opplysninger om hvordan du bruker tjenesten vår:

• Opplysninger om enheten (type, operativsystem, nettleser)
• IP-adresse og omtrentlig plassering
• Bruksmønstre og samhandling med funksjoner
• Logger over ytelse og feil

Slik bruker vi opplysningene dine

Vi bruker opplysningene vi samler inn, til å:

• Levere, vedlikeholde og forbedre tjenestene våre
• Behandle lydfilene dine og lage transkripsjoner og sammendrag
• Sende deg tekniske varsler, oppdateringer og meldinger fra brukerstøtte
• Svare på henvendelsene dine og gi kundestøtte
• Overvåke og analysere bruksmønstre for å forbedre brukeropplevelsen
• Oppdage, forhindre og håndtere tekniske problemer og svindel
• Oppfylle rettslige forpliktelser

Datasikkerhet

Vi bruker sikkerhetstiltak etter bransjestandard for å beskytte opplysningene dine:

• Alle data krypteres under overføring med TLS 1.3
• Lagrede data krypteres med AES-256
• Tilgang til personopplysninger er begrenset til autorisert personell
• Regelmessige sikkerhetsrevisjoner og penetrasjonstester
• Sikre datasentre med fysisk adgangskontroll

Selv om vi gjør vårt beste for å beskytte opplysningene dine, er ingen metode for overføring over internett eller elektronisk lagring 100 % sikker. Vi kan ikke garantere absolutt sikkerhet.

Deling og utlevering av data

Vi selger ikke personopplysningene dine. Vi kan dele opplysningene dine i følgende tilfeller:

• Underleverandører: Bestemte tredjepartsleverandører som behandler data på våre vegne for å levere tjenesten. Nåværende underleverandører er oppført nedenfor.
• Rettslige krav: Når loven krever det, eller for å beskytte rettighetene våre
• Virksomhetsoverdragelser: I forbindelse med en fusjon, et oppkjøp eller et salg av eiendeler
• Med ditt samtykke: Når du uttrykkelig samtykker til at opplysningene dine deles

Nåværende underleverandører

Vi bruker følgende underleverandører i henhold til skriftlige databehandleravtaler etter artikkel 28 der det er relevant. Hver av dem får bare tilgang til dataene som trengs for akkurat deres funksjon.

• MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Frankrike) – utsending av møteboter og opptak for integrasjonene med Zoom, Google Meet og Microsoft Teams. Lagrer møteopptak og Zoom OAuth-tokener (kryptert med AES-256-GCM), og bruker Gladia (Gladia SAS, Frankrike) som underleverandør for sanntidstranskribering av bottens opptak.
• Soniox (Soniox Inc., USA) – primær talegjenkjenning. Mottar bare lyd for transkribering; har etter avtalen ikke lov til å bruke den til modelltrening.
• RunPod (RunPod Inc., USA) – reservekapasitet for transkribering av Whisper-typen. Mottar bare lyd når Soniox ikke er tilgjengelig.
• OpenRouter (OpenRouter Inc., USA) – gateway til store språkmodeller som brukes til å lage referater, oversettelser, assistenten i appen og søkeindeksering (embeddinger). Mottar transkribert tekst (og, for assistenten og søket, spørsmålene og søkene dine) og sender den videre til underliggende modelleverandører – blant annet OpenAI, Anthropic og Google – alle på API-vilkår uten trening. Hvilken leverandør som brukes, logges.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland) – betalingsbehandling for betalte abonnementer og kredittpakker. Mottar betalingsopplysninger; vi lagrer ikke fullstendige kortnumre.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., USA) – håndterer kjøp i appen via App Store og Google Play. Mottar MinutesMaster-konto-ID-en din og butikkens kjøpsopplysninger; betalingsopplysningene blir hos Apple eller Google.
• Sentry (Functional Software, Inc., USA) – rapportering av krasj og feil i mobilappen. Mottar teknisk diagnostikk (enhetsmodell, versjon av operativsystem og app, feilspor) merket med konto-ID-en din; aldri møtelyd, transkripsjoner eller referater.

Vi varsler kundene minst 30 dager i forveien før vi tar i bruk en ny underleverandør som vesentlig endrer hvordan data håndteres. Send e-post til info@minutesmaster.ai for å få en oppdatert kopi av listen over underleverandører eller databehandleravtalen vår.

AI-agenter og assistenten

AI-agenter (Claude, ChatGPT og andre MCP-apper)

Du kan koble MinutesMaster til AI-assistenter og -agenter som Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Cursor eller automatiseringsverktøy via MCP-serveren vår på https://api.minutesmaster.ai/mcp. Dette avsnittet forklarer hva som skjer når du gjør det.

Slik opprettes en tilkobling. Enten logger du inn på MinutesMaster og godkjenner appen på samtykkeskjermen vår (OAuth), eller så oppretter du en personlig API-nøkkel under Oversikt > AI-agenter. På samtykkeskjermen velger du hva appen kan gjøre:

• Lese møter (søke i og lese transkripsjoner, referater, beslutninger og oppgaver);
• Organisere og redigere (titler, notater, talernavn, mapper, tagger, deling med et team, oversettelser, referatmaler og omskriving av referater med en annen mal);
• Sende boter og importere (sende møteboten, importere opptak fra lenker eller opplastinger; dette bruker kredittene dine).

Hva en agent kan se. En tilkoblet app ser bare det kontoen din kan se: dine egne møter og møtene som er delt med teamenes arbeidsområder, og bare innenfor tillatelsene du har godkjent. Avhengig av forespørselen din kan dataene appen får, omfatte: møtetitler, datoer, varighet og språk; navn og roller for deltakere og talere; transkripsjoner; referater (sammendrag, emner, beslutninger, oppgaver med ansvarlige, neste møte); de private møtenotatene dine; navn på mapper, tagger og team; e-postadressen til kollegaen som eier et delt møte; kontoens e-post, abonnement og kredittsaldo; referatmalene dine og innstillingene deres; og tidsbegrensede lenker (en avspillingslenke til et opptak som gjelder i 2 timer, en nedlastingslenke som gjelder i 15 minutter og virker for alle som har den, og en opplastingslenke til engangsbruk som gjelder i 1 time).

Hva som skjer med data i AI-appen. Når et verktøy returnerer møteinnhold, mottar AI-appen du bruker (for eksempel Anthropics Claude eller OpenAIs ChatGPT) det og behandler det etter sine egne vilkår og sin egen personvernerklæring. MinutesMaster har ikke kontroll over hvordan leverandøren lagrer eller bruker det. Koble bare til apper du stoler på med møtene dine.

Hva vi lagrer om tilkoblinger.

• Tilkoblede apper (OAuth): appens navn, klient-ID og nettsted, tillatelsene du har gitt, når du koblet til, og når appen sist brukte tilkoblingen. Tilgangs- og fornyelsestokener lagres bare som enveis-hasher. Tilgangstokener utløper etter én time og fornyelsestokener etter 60 dager, og fornyes mens du bruker appen. Registreringer av apper som aldri fullførte en tilkobling, slettes etter 7 dager.
• API-nøkler: navnet du ga nøkkelen, de første tegnene i den (slik at du kjenner den igjen i listen), en enveis-hash av nøkkelen, tillatelsene, tidspunkt for opprettelse og siste bruk og en valgfri utløpsdato. Hele nøkkelen vises bare én gang, når du oppretter den.
• Aktivitetslogg: For hvert verktøykall, hver lesing av en ressurs og hver prompt registrerer vi kontoen din, appens navn og ID, om den brukte OAuth eller en API-nøkkel, navnet på verktøyet, ressursen eller prompten, om kallet lyktes eller mislyktes, en kort feilmelding hvis det mislyktes, varigheten og tidspunktet. Vi logger ikke hva appen sendte til et verktøy (spørsmålene dine, søkeordene eller andre argumenter) eller hva verktøyet returnerte. Vi bruker loggen til å vise deg nylig agentaktivitet, til å håndheve grenser for antall kall og til å undersøke misbruk. Den slettes etter 180 dager.

Handlinger en agent utfører for deg. Hvis du har tillatt «Sende boter og importere», kan en agent sende MinutesMaster-boten til et møte eller importere et opptak på dine vegne. Dette fungerer akkurat som når du gjør det selv i appen: samme kreditter, samme behandling og samme underleverandører som beskrevet ovenfor.

Frakobling. Under Oversikt > AI-agenter kan du koble fra en hvilken som helst app eller trekke tilbake en hvilken som helst API-nøkkel; tilgangen stopper med en gang. Du kan også fjerne MinutesMaster i selve AI-appen. Når du endrer passordet, trekkes alle API-nøkler og tilkoblede apper tilbake. Når du sletter kontoen din, slettes alle tilkoblinger, nøkler og loggoppføringer.

Spør MinutesMaster (assistenten i appen) og søk

Assistent. Når du stiller assistenten et spørsmål i appen, eller en agent bruker verktøyet ask_meetings, sender vi spørsmålet ditt og de relevante utdragene fra møtene dine til leverandøren vår av AI-modeller (via OpenRouter, som står på listen over underleverandører) for å skrive svaret. Spørsmålet og svaret, med lenker til øyeblikkene det vises til, lagres i assistenthistorikken din, slik at du kan gå tilbake til dem. Du kan når som helst slette en samtale. Antall spørsmål er begrenset per dag.

Søk. For å kunne finne møter etter betydning gjøres møtetekst (transkripsjoner og referater) og søkene dine om til numeriske representasjoner (embeddinger) av en embeddingmodell som brukes via OpenRouter. Embeddingene lagres sammen med møtet ditt og slettes når du sletter møtet eller kontoen din.

Verken assistenten eller søket bruker innholdet ditt til å trene AI-modeller.

Lagring av data

Vi oppbevarer personopplysningene og møtedataene dine så lenge kontoen din er aktiv, eller så lenge det er nødvendig for å levere tjenestene til deg. Du kan når som helst slette møtene og kontoen din ved å sende e-post til info@minutesmaster.ai. Slettinger gjennomføres innen 5 virkedager, unntatt der vi er forpliktet til å oppbevare bestemte data av rettslige grunner.

Aktivitetslogger for AI-agenter slettes etter 180 dager; samtaler med assistenten lagres til du sletter dem eller kontoen din.

Rettighetene dine

Avhengig av hvor du befinner deg, kan du ha følgende rettigheter:

• Innsyn: Be om en kopi av personopplysningene dine
• Retting: Be om at uriktige opplysninger rettes
• Sletting: Be om at personopplysningene dine slettes
• Dataportabilitet: Be om at dataene dine overføres til en annen tjeneste
• Reservasjon: Reservere deg mot markedsføring

Kontakt oss på info@minutesmaster.ai for å bruke disse rettighetene

Overføring av data til andre land

Flere av underleverandørene våre (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) holder til i USA. Ved overføring av personopplysninger fra EØS, Storbritannia eller Sveits til USA bruker vi følgende garantier:

• Standard personvernbestemmelser (Kommisjonens gjennomføringsbeslutning (EU) 2021/914) der underleverandøren ikke deltar i EU–US Data Privacy Framework.
• Sertifisering under EU–US Data Privacy Framework der underleverandøren deltar.
• Tekniske tiltak, blant annet TLS 1.2+ under overføring og AES-256 ved lagring.

Stripes behandling for kunder i EU håndteres av Stripe Payments Europe Ltd. (Irland). MeetingBaaS’ behandling skjer innenfor Den europeiske union. Send e-post til info@minutesmaster.ai for å få vår vurdering av overføringskonsekvenser (Transfer Impact Assessment) eller de standard personvernbestemmelsene våre.

Barns personvern

Tjenesten vår er ikke beregnet på barn under 16 år. Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra barn. Hvis du tror at vi har samlet inn opplysninger fra et barn, ber vi deg kontakte oss umiddelbart.

Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen. Vi varsler deg om vesentlige endringer ved å publisere den nye erklæringen på denne siden og oppdatere datoen «Sist oppdatert». Hvis du fortsetter å bruke tjenesten vår etter endringene, godtar du den oppdaterte erklæringen.

Kontakt oss

Hvis du har spørsmål eller bekymringer om denne personvernerklæringen, kan du kontakte oss:

• E-post: info@minutesmaster.ai
• Post: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic