Kebijakan Privasi

Pendahuluan

MinutesMaster ("kami") berkomitmen melindungi privasi Anda. Kebijakan Privasi ini menjelaskan cara kami mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, dan melindungi informasi Anda saat Anda menggunakan layanan transkripsi rapat dan pembuatan notulen kami.

Informasi yang Kami Kumpulkan

Informasi Pribadi

Kami mengumpulkan informasi yang Anda berikan langsung kepada kami, termasuk:

• Nama dan alamat email saat Anda membuat akun
• Informasi pembayaran saat Anda berlangganan layanan kami
• Informasi profil yang Anda pilih untuk diberikan
• Komunikasi dengan kami, termasuk permintaan dukungan

Data Rapat

Saat Anda menggunakan layanan kami, kami memproses:

• Rekaman audio rapat yang Anda unggah atau rekam
• Transkripsi yang dihasilkan dari rapat Anda
• Metadata rapat (tanggal, durasi, peserta)
• Suntingan atau anotasi apa pun yang Anda buat pada notulen rapat

Informasi Penggunaan

Kami secara otomatis mengumpulkan informasi tertentu tentang penggunaan layanan kami oleh Anda:

• Informasi perangkat (jenis, sistem operasi, browser)
• Alamat IP dan perkiraan lokasi
• Pola penggunaan dan interaksi dengan fitur
• Log kinerja dan kesalahan

Cara Kami Menggunakan Informasi Anda

Kami menggunakan informasi yang kami kumpulkan untuk:

• Menyediakan, memelihara, dan meningkatkan layanan kami
• Memproses file audio Anda serta menghasilkan transkripsi dan ringkasan
• Mengirimkan pemberitahuan teknis, pembaruan, dan pesan dukungan kepada Anda
• Menanggapi permintaan Anda dan memberikan dukungan pelanggan
• Memantau dan menganalisis pola penggunaan untuk meningkatkan pengalaman pengguna
• Mendeteksi, mencegah, dan menangani masalah teknis serta aktivitas penipuan
• Mematuhi kewajiban hukum

Keamanan Data

Kami menerapkan langkah keamanan standar industri untuk melindungi informasi Anda:

• Semua data dienkripsi saat transit menggunakan TLS 1.3
• Data yang disimpan dienkripsi menggunakan enkripsi AES-256
• Akses ke data pribadi hanya diberikan kepada personel yang berwenang
• Audit keamanan dan uji penetrasi secara berkala
• Pusat data yang aman dengan kontrol keamanan fisik

Meskipun kami berupaya melindungi informasi Anda, tidak ada metode transmisi melalui internet atau penyimpanan elektronik yang 100% aman. Kami tidak dapat menjamin keamanan mutlak.

Berbagi dan Pengungkapan Data

Kami tidak menjual informasi pribadi Anda. Kami dapat membagikan informasi Anda dalam keadaan berikut:

• Subprosesor: Vendor pihak ketiga tertentu yang memproses data atas nama kami untuk menyediakan Layanan. Subprosesor saat ini tercantum di bawah.
• Persyaratan Hukum: Jika diwajibkan oleh hukum atau untuk melindungi hak-hak kami
• Pengalihan Usaha: Sehubungan dengan merger, akuisisi, atau penjualan aset
• Dengan Persetujuan Anda: Jika Anda secara tegas setuju untuk membagikan informasi Anda

Subprosesor saat ini

Kami melibatkan subprosesor berikut berdasarkan perjanjian pemrosesan data tertulis sesuai Pasal 28 jika berlaku. Masing-masing hanya mengakses data yang diperlukan untuk menjalankan fungsinya yang spesifik.

• MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Prancis) — pengiriman bot rapat + perekaman untuk integrasi Zoom, Google Meet, dan Microsoft Teams. Menyimpan rekaman rapat dan token OAuth Zoom (terenkripsi AES-256-GCM), serta menggunakan Gladia (Gladia SAS, Prancis) sebagai subprosesor untuk transkripsi waktu nyata atas rekaman bot.
• Soniox (Soniox Inc., AS) — pengenalan suara utama. Menerima audio hanya untuk transkripsi; secara kontrak tidak digunakan untuk pelatihan model.
• RunPod (RunPod Inc., AS) — komputasi transkripsi cadangan kelas Whisper. Menerima audio hanya ketika Soniox tidak tersedia.
• OpenRouter (OpenRouter Inc., AS) — gerbang model bahasa besar yang digunakan untuk pembuatan notulen, terjemahan, asisten dalam aplikasi, dan embedding penelusuran. Menerima teks hasil transkripsi (dan, untuk asisten dan penelusuran, pertanyaan serta kueri penelusuran Anda) lalu meneruskannya ke penyedia model yang mendasarinya — termasuk OpenAI, Anthropic, dan Google — masing-masing berdasarkan ketentuan API tanpa pelatihan. Perutean penyedia dicatat.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlandia) — pemrosesan pembayaran untuk langganan berbayar dan paket kredit. Menerima data penagihan; kami tidak menyimpan nomor kartu secara lengkap.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., AS) — mengelola pembelian dalam aplikasi yang dilakukan melalui App Store dan Google Play. Menerima ID akun MinutesMaster Anda dan catatan pembelian dari toko; detail pembayaran tetap berada di Apple atau Google.
• Sentry (Functional Software, Inc., AS) — pelaporan crash dan kesalahan untuk aplikasi seluler. Menerima diagnostik teknis (model perangkat, versi OS dan aplikasi, jejak kesalahan) yang ditandai dengan ID akun Anda; tidak pernah audio, transkrip, atau notulen rapat.

Kami memberi tahu pelanggan paling lambat 30 hari sebelumnya sebelum melibatkan subprosesor baru yang secara material mengubah penanganan data. Untuk meminta salinan terbaru daftar subprosesor atau DPA kami, kirim email ke info@minutesmaster.ai.

Agen AI dan asisten

Agen AI (Claude, ChatGPT, dan aplikasi MCP lainnya)

Anda dapat menghubungkan MinutesMaster ke asisten dan agen AI seperti Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Cursor, atau alat otomatisasi melalui server MCP kami di https://api.minutesmaster.ai/mcp. Bagian ini menjelaskan apa yang terjadi saat Anda melakukannya.

Cara koneksi dibuat. Anda masuk ke MinutesMaster dan menyetujui aplikasi di layar persetujuan kami (OAuth), atau membuat kunci API pribadi di Dasbor > Agen AI. Di layar persetujuan, Anda memilih apa yang boleh dilakukan aplikasi:

• Baca rapat (mencari dan membaca transkrip, notulen, keputusan, dan tugas);
• Atur & edit (judul, catatan, nama pembicara, folder, tag, berbagi dengan tim, terjemahan, templat notulen, dan menulis ulang notulen dengan templat lain);
• Kirim bot & impor (mengirim bot rapat, mengimpor rekaman dari tautan atau unggahan; ini memakai kredit Anda).

Apa yang bisa dilihat agen. Aplikasi yang terhubung hanya melihat apa yang bisa dilihat akun Anda: rapat Anda sendiri dan rapat yang dibagikan ke ruang kerja tim Anda, dan hanya dalam batas izin yang Anda setujui. Bergantung pada permintaan Anda, data yang dikembalikan ke aplikasi dapat mencakup: judul, tanggal, durasi, dan bahasa rapat; nama dan peran peserta serta pembicara; transkrip; notulen (ringkasan, topik, keputusan, tugas beserta penanggung jawabnya, rapat berikutnya); catatan rapat pribadi Anda; nama folder, tag, dan tim; alamat email rekan tim yang memiliki rapat yang dibagikan; email akun, paket, dan saldo kredit Anda; templat notulen Anda beserta pengaturannya; serta tautan berbatas waktu (tautan pemutaran rekaman yang berlaku 2 jam, tautan unduhan yang berlaku 15 menit dan bisa dipakai siapa pun yang memilikinya, dan tautan unggah sekali pakai yang berlaku 1 jam).

Apa yang terjadi pada data di aplikasi AI. Saat sebuah alat mengembalikan konten rapat, aplikasi AI yang Anda gunakan (misalnya Claude dari Anthropic atau ChatGPT dari OpenAI) menerimanya dan memprosesnya berdasarkan ketentuan dan kebijakan privasinya sendiri. MinutesMaster tidak mengendalikan cara penyedia tersebut menyimpan atau menggunakannya. Hubungkan hanya aplikasi yang Anda percayai untuk rapat Anda.

Apa yang kami simpan tentang koneksi.

• Aplikasi yang terhubung (OAuth): nama aplikasi, pengenal klien dan situs webnya, izin yang Anda berikan, kapan Anda menghubungkannya, dan kapan aplikasi terakhir memakai koneksi tersebut. Token akses dan token penyegaran hanya disimpan dalam bentuk hash satu arah. Token akses kedaluwarsa setelah satu jam dan token penyegaran setelah 60 hari, diperpanjang selama Anda memakai aplikasinya. Pendaftaran aplikasi yang tidak pernah menyelesaikan koneksi dihapus setelah 7 hari.
• Kunci API: nama yang Anda berikan untuk kunci, beberapa karakter pertamanya (untuk mengenalinya di daftar), hash satu arah dari kunci, izinnya, waktu pembuatan dan pemakaian terakhir, serta tanggal kedaluwarsa opsional. Kunci lengkap hanya ditampilkan sekali, saat Anda membuatnya.
• Log aktivitas: untuk setiap pemanggilan alat, pembacaan sumber daya, atau prompt, kami mencatat akun Anda, nama dan pengenal aplikasi, apakah aplikasi memakai OAuth atau kunci API, nama alat, sumber daya, atau prompt, berhasil atau gagal, pesan kesalahan singkat jika gagal, durasi, dan waktunya. Kami tidak mencatat apa yang dikirim aplikasi ke alat (pertanyaan, kata kunci pencarian, atau argumen lain Anda) maupun apa yang dikembalikan alat. Kami memakai log ini untuk menampilkan aktivitas agen terbaru kepada Anda, menerapkan batas laju, dan menyelidiki penyalahgunaan. Log ini dihapus setelah 180 hari.

Tindakan yang dilakukan agen untuk Anda. Jika Anda mengizinkan "Kirim bot & impor", agen dapat mengirim bot MinutesMaster ke rapat atau mengimpor rekaman atas nama Anda. Tindakan ini berjalan persis seperti jika Anda melakukannya sendiri di aplikasi: kredit, pemrosesan, dan subprosesor yang sama seperti dijelaskan di atas.

Memutuskan koneksi. Di Dasbor > Agen AI Anda dapat memutuskan aplikasi mana pun atau mencabut kunci API mana pun; akses langsung berhenti. Anda juga dapat menghapus MinutesMaster di aplikasi AI itu sendiri. Mengubah kata sandi akan mencabut semua kunci API dan aplikasi yang terhubung. Menghapus akun akan menghapus semua koneksi, kunci, dan entri log.

Tanya MinutesMaster (asisten dalam aplikasi) dan pencarian

Asisten. Saat Anda mengajukan pertanyaan kepada asisten di aplikasi, atau agen memakai alat ask_meetings, kami mengirim pertanyaan Anda dan kutipan rapat yang relevan ke penyedia model AI kami (melalui OpenRouter, yang tercantum di antara subprosesor kami) untuk menulis jawabannya. Pertanyaan dan jawaban, beserta tautan ke momen yang dikutip, disimpan di riwayat asisten Anda agar bisa Anda buka kembali. Anda dapat menghapus percakapan kapan saja. Jumlah pertanyaan dibatasi per hari.

Pencarian. Untuk menemukan rapat berdasarkan makna, teks rapat (transkrip dan notulen) serta kueri pencarian Anda diubah menjadi representasi numerik (embedding) oleh model embedding yang diakses melalui OpenRouter. Embedding disimpan bersama rapat Anda dan dihapus saat Anda menghapus rapat atau akun Anda.

Baik asisten maupun pencarian tidak memakai konten Anda untuk melatih model AI.

Penyimpanan Data

Kami menyimpan informasi pribadi dan data rapat Anda selama akun Anda aktif atau selama diperlukan untuk menyediakan layanan kepada Anda. Anda dapat menghapus rapat dan akun Anda kapan saja dengan mengirim email ke info@minutesmaster.ai. Penghapusan diproses dalam 5 hari kerja, kecuali jika kami diwajibkan menyimpan data tertentu untuk keperluan hukum.

Log aktivitas agen AI dihapus setelah 180 hari; percakapan asisten disimpan sampai Anda menghapusnya atau menghapus akun Anda.

Hak-Hak Anda

Bergantung pada lokasi Anda, Anda mungkin memiliki hak-hak berikut:

• Akses: Meminta salinan informasi pribadi Anda
• Koreksi: Meminta perbaikan atas informasi yang tidak akurat
• Penghapusan: Meminta penghapusan informasi pribadi Anda
• Portabilitas: Meminta pemindahan data Anda ke layanan lain
• Berhenti berlangganan: Menolak menerima komunikasi pemasaran

Untuk menggunakan hak-hak ini, silakan hubungi kami di info@minutesmaster.ai

Transfer Data Internasional

Beberapa subprosesor kami (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) berbasis di Amerika Serikat. Untuk transfer data pribadi lintas batas dari EEA / Inggris / Swiss ke Amerika Serikat, kami mengandalkan perlindungan berikut:

• Klausul Kontrak Standar (Keputusan Pelaksanaan Komisi Eropa 2021/914) jika subprosesor tidak berpartisipasi dalam EU–US Data Privacy Framework.
• Sertifikasi EU–US Data Privacy Framework jika subprosesor berpartisipasi.
• Langkah teknis termasuk TLS 1.2+ saat transit dan AES-256 saat disimpan.

Pemrosesan Stripe untuk pelanggan di UE ditangani oleh Stripe Payments Europe Ltd. (Irlandia). Pemrosesan MeetingBaaS ditangani di dalam Uni Eropa. Untuk meminta Penilaian Dampak Transfer atau Klausul Kontrak Standar kami, kirim email ke info@minutesmaster.ai.

Privasi Anak

Layanan kami tidak ditujukan untuk anak di bawah usia 16 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan informasi pribadi dari anak-anak. Jika Anda yakin kami telah mengumpulkan informasi dari seorang anak, segera hubungi kami.

Perubahan pada Kebijakan Ini

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Kami akan memberi tahu Anda tentang perubahan penting dengan memasang kebijakan baru di halaman ini dan memperbarui tanggal "Terakhir diperbarui". Dengan tetap menggunakan layanan kami setelah perubahan, Anda dianggap menerima kebijakan yang diperbarui.

Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang Kebijakan Privasi ini, silakan hubungi kami:

• Email: info@minutesmaster.ai
• Surat: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic