Politique de confidentialité

Introduction

MinutesMaster (« nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger votre vie privée. Cette Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez notre service de transcription de réunions et de génération de comptes rendus.

Informations que nous collectons

Informations personnelles

Nous collectons les informations que vous nous fournissez directement, notamment :

• Nom et adresse e-mail lors de la création d’un compte
• Informations de paiement lors de la souscription à nos services
• Informations de profil que vous choisissez de fournir
• Communications avec nous, y compris les demandes de support

Données de réunion

Lorsque vous utilisez notre service, nous traitons :

• Les enregistrements audio des réunions que vous importez ou enregistrez
• Les transcriptions générées à partir de vos réunions
• Les métadonnées de réunion (date, durée, participants)
• Toute modification ou annotation que vous apportez aux comptes rendus de réunion

Informations d’utilisation

Nous collectons automatiquement certaines informations sur votre utilisation de notre service :

• Informations sur l’appareil (type, système d’exploitation, navigateur)
• Adresse IP et localisation générale
• Habitudes d’utilisation et interactions avec les fonctionnalités
• Journaux de performance et d’erreurs

Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons les informations que nous collectons pour :

• Fournir, maintenir et améliorer nos services
• Traiter vos fichiers audio et générer des transcriptions et des résumés
• Vous envoyer des avis techniques, des mises à jour et des messages de support
• Répondre à vos demandes et assurer le support client
• Surveiller et analyser les habitudes d’utilisation pour améliorer l’expérience utilisateur
• Détecter, prévenir et traiter les problèmes techniques et les activités frauduleuses
• Respecter les obligations légales

Sécurité des données

Nous appliquons des mesures de sécurité conformes aux standards du secteur pour protéger vos informations :

• Toutes les données sont chiffrées en transit via TLS 1.3
• Les données au repos sont chiffrées avec le chiffrement AES-256
• L’accès aux données personnelles est réservé au seul personnel autorisé
• Audits de sécurité et tests d’intrusion réguliers
• Centres de données sécurisés avec des contrôles de sécurité physique

Bien que nous nous efforcions de protéger vos informations, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue.

Partage et divulgation des données

Nous ne vendons pas vos informations personnelles. Nous pouvons partager vos informations dans les circonstances suivantes :

• Sous-traitants : des prestataires tiers spécifiques qui traitent des données pour notre compte afin de fournir le Service. Les sous-traitants actuels sont listés ci-dessous.
• Obligations légales : lorsque la loi l’exige ou pour protéger nos droits
• Transferts d’entreprise : dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition ou d’une vente d’actifs
• Avec votre consentement : lorsque vous acceptez explicitement de partager vos informations

Sous-traitants actuels

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants dans le cadre d’accords écrits de traitement des données conformes à l’article 28, le cas échéant. Chacun n’accède qu’aux données nécessaires à l’exécution de sa fonction spécifique.

• MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, France) — envoi du bot de réunion + enregistrement pour les intégrations Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Stocke les enregistrements de réunion et les jetons OAuth Zoom (chiffrés en AES-256-GCM), et fait appel à Gladia (Gladia SAS, France) comme sous-traitant pour la transcription en temps réel des enregistrements du bot.
• Soniox (Soniox Inc., États-Unis) — reconnaissance vocale principale. Reçoit l’audio uniquement pour la transcription ; contractuellement non utilisé pour l’entraînement de modèles.
• RunPod (RunPod Inc., États-Unis) — capacité de calcul de secours pour la transcription de classe Whisper. Reçoit l’audio uniquement lorsque Soniox est indisponible.
• OpenRouter (OpenRouter Inc., États-Unis) — passerelle de grands modèles de langage utilisée pour la génération des comptes rendus, les traductions, l’assistant intégré à l’application et les embeddings de recherche. Reçoit le texte transcrit (et, pour l’assistant et la recherche, vos questions et requêtes de recherche) et l’achemine vers les fournisseurs de modèles sous-jacents — dont OpenAI, Anthropic et Google — chacun sous des conditions d’API sans entraînement. Le routage vers les fournisseurs est journalisé.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlande) — traitement des paiements pour les abonnements payants et les packs de crédits. Reçoit les données de facturation ; nous ne stockons pas les numéros de carte complets.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., États-Unis) — gère les achats intégrés effectués via l’App Store et Google Play. Reçoit l’identifiant de votre compte MinutesMaster et les reçus d’achat du store ; les données de paiement restent chez Apple ou Google.
• Sentry (Functional Software, Inc., États-Unis) — rapports de plantage et d’erreur de l’application mobile. Reçoit des diagnostics techniques (modèle de l’appareil, versions du système et de l’application, traces d’erreur) associés à l’identifiant de votre compte ; jamais l’audio, les transcriptions ni les comptes rendus de vos réunions.

Nous informons nos clients au moins 30 jours à l’avance avant d’intégrer tout nouveau sous-traitant modifiant substantiellement le traitement des données. Pour demander une copie à jour de notre liste de sous-traitants ou de notre DPA, écrivez à info@minutesmaster.ai.

Agents IA et assistant

Agents IA (Claude, ChatGPT et autres apps MCP)

Vous pouvez connecter MinutesMaster à des assistants et agents IA tels que Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Cursor ou des outils d’automatisation via notre serveur MCP à l’adresse https://api.minutesmaster.ai/mcp. Cette section explique ce qui se passe lorsque vous le faites.

Comment une connexion est établie. Soit vous vous connectez à MinutesMaster et approuvez l’app sur notre écran de consentement (OAuth), soit vous créez une clé API personnelle dans Tableau de bord > Agents IA. Sur l’écran de consentement, vous choisissez ce que l’app peut faire :

• Lire les réunions (rechercher et lire les transcriptions, comptes rendus, décisions et actions) ;
• Organiser et modifier (titres, notes, noms des intervenants, dossiers, étiquettes, partage avec une équipe, traductions, modèles de compte rendu et réécriture des comptes rendus avec un autre modèle) ;
• Envoyer des bots et importer (envoyer le bot de réunion, importer des enregistrements depuis des liens ou des fichiers importés ; cela consomme vos crédits).

Ce qu’un agent peut voir. Une app connectée ne voit que ce que votre compte peut voir : vos propres réunions et les réunions partagées avec vos espaces d’équipe, et uniquement dans la limite des autorisations que vous avez approuvées. Selon votre demande, les données renvoyées à l’app peuvent inclure : les titres, dates, durées et langues des réunions ; les noms et rôles des participants et des intervenants ; les transcriptions ; les comptes rendus (résumé, sujets, décisions, actions avec leurs responsables, prochaine réunion) ; vos notes privées sur les réunions ; les noms des dossiers, étiquettes et équipes ; l’adresse e-mail du membre de l’équipe propriétaire d’une réunion partagée ; l’adresse e-mail, la formule et le solde de crédits de votre compte ; vos modèles de compte rendu et leurs paramètres ; et des liens à durée limitée (un lien de lecture de l’enregistrement valable 2 heures, un lien de téléchargement valable 15 minutes qui fonctionne pour toute personne qui le possède, et un lien d’import à usage unique valable 1 heure).

Ce qu’il advient des données dans l’app d’IA. Lorsqu’un outil renvoie du contenu de réunion, l’app d’IA que vous utilisez (par exemple Claude d’Anthropic ou ChatGPT d’OpenAI) le reçoit et le traite selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité. MinutesMaster ne contrôle pas la manière dont ce fournisseur le stocke ou l’utilise. Ne connectez que des apps auxquelles vous confiez vos réunions.

Ce que nous conservons sur les connexions.

• Apps connectées (OAuth) : le nom de l’app, son identifiant client et son site web, les autorisations que vous avez accordées, la date de connexion et la date à laquelle l’app a utilisé la connexion pour la dernière fois. Les jetons d’accès et d’actualisation ne sont stockés que sous forme de hachages à sens unique. Les jetons d’accès expirent au bout d’une heure et les jetons d’actualisation au bout de 60 jours ; ils sont renouvelés tant que vous utilisez l’app. Les applications inscrites qui n’ont jamais finalisé de connexion sont supprimées au bout de 7 jours.
• Clés API : le nom que vous avez donné à la clé, ses premiers caractères (pour la reconnaître dans la liste), un hachage à sens unique de la clé, ses autorisations, la date de création et de dernière utilisation, et une date d’expiration facultative. La clé complète n’est affichée qu’une seule fois, lors de sa création.
• Journal d’activité : pour chaque appel d’outil, lecture de ressource ou prompt, nous consignons votre compte, le nom et l’identifiant de l’app, si elle a utilisé OAuth ou une clé API, le nom de l’outil, de la ressource ou du prompt, la réussite ou l’échec, un court message d’erreur en cas d’échec, la durée et l’heure. Nous ne journalisons pas ce que l’app a envoyé à un outil (vos questions, termes de recherche ou autres arguments), ni ce que l’outil a renvoyé. Nous utilisons ce journal pour vous montrer l’activité récente des agents, appliquer les limites de requêtes et enquêter sur les abus. Il est supprimé au bout de 180 jours.

Actions qu’un agent effectue pour vous. Si vous avez autorisé « Envoyer des bots et importer », un agent peut envoyer le bot MinutesMaster à une réunion ou importer un enregistrement en votre nom. Cela fonctionne exactement comme si vous le faisiez vous-même dans l’app : mêmes crédits, même traitement et mêmes sous-traitants que ceux décrits ci-dessus.

Déconnexion. Dans Tableau de bord > Agents IA, vous pouvez déconnecter n’importe quelle app ou révoquer n’importe quelle clé API ; l’accès cesse immédiatement. Vous pouvez aussi retirer MinutesMaster directement dans l’app d’IA. Changer votre mot de passe révoque toutes les clés API et les apps connectées. Supprimer votre compte supprime toutes les connexions, clés et entrées de journal.

Demander à MinutesMaster (assistant intégré) et recherche

Assistant. Lorsque vous posez une question à l’assistant dans l’app, ou qu’un agent utilise l’outil ask_meetings, nous envoyons votre question et les extraits pertinents de vos réunions à notre fournisseur de modèles d’IA (via OpenRouter, mentionné parmi nos sous-traitants) pour rédiger la réponse. La question et la réponse, avec des liens vers les passages cités, sont conservées dans votre historique de l’assistant afin que vous puissiez y revenir. Vous pouvez supprimer une discussion à tout moment. Le nombre de questions par jour est limité.

Recherche. Pour retrouver des réunions par le sens, le texte des réunions (transcriptions et comptes rendus) et vos requêtes de recherche sont convertis en représentations numériques (embeddings) par un modèle d’embeddings accessible via OpenRouter. Les embeddings sont stockés avec votre réunion et supprimés lorsque vous supprimez la réunion ou votre compte.

Ni l’assistant ni la recherche n’utilisent votre contenu pour entraîner des modèles d’IA.

Conservation des données

Nous conservons vos informations personnelles et vos données de réunion tant que votre compte est actif ou aussi longtemps que nécessaire pour vous fournir les services. Vous pouvez supprimer vos réunions et votre compte à tout moment en écrivant à info@minutesmaster.ai. Les suppressions sont traitées sous 5 jours ouvrés, sauf lorsque nous sommes tenus de conserver certaines données à des fins légales.

Les journaux d’activité des agents IA sont supprimés au bout de 180 jours ; les discussions avec l’assistant sont conservées jusqu’à ce que vous les supprimiez ou supprimiez votre compte.

Vos droits

Selon votre localisation, vous pouvez disposer des droits suivants :

• Accès : demander une copie de vos informations personnelles
• Rectification : demander la correction d’informations inexactes
• Suppression : demander la suppression de vos informations personnelles
• Portabilité : demander le transfert de vos données vers un autre service
• Opposition : vous désinscrire des communications marketing

Pour exercer ces droits, contactez-nous à info@minutesmaster.ai

Transferts internationaux de données

Plusieurs de nos sous-traitants (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) sont basés aux États-Unis. Nous nous appuyons sur les garanties suivantes pour les transferts transfrontaliers de données personnelles depuis l’EEE / le Royaume-Uni / la Suisse vers les États-Unis :

• Les clauses contractuelles types (décision d’exécution 2021/914 de la Commission européenne) lorsque le sous-traitant ne participe pas au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).
• La certification au cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque le sous-traitant y participe.
• Des mesures techniques, dont TLS 1.2+ en transit et AES-256 au repos.

Le traitement Stripe pour les clients de l’UE est assuré par Stripe Payments Europe Ltd. (Irlande). Le traitement MeetingBaaS est effectué au sein de l’Union européenne. Pour demander notre évaluation d’impact des transferts ou nos clauses contractuelles types, écrivez à info@minutesmaster.ai.

Vie privée des mineurs

Notre service n’est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment d’informations personnelles auprès d’enfants. Si vous pensez que nous avons collecté des informations concernant un enfant, contactez-nous immédiatement.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons des changements significatifs en publiant la nouvelle politique sur cette page et en mettant à jour la date de « Dernière mise à jour ». La poursuite de votre utilisation de notre service après les modifications vaut acceptation de la politique mise à jour.

Nous contacter

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette Politique de confidentialité, contactez-nous :

• E-mail : info@minutesmaster.ai
• Courrier : Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic