Tietosuojaseloste

Johdanto

MinutesMaster (”me”, ”meidän” tai ”meitä”) on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten keräämme, käytämme, luovutamme ja suojaamme tietojasi, kun käytät kokousten litterointi- ja muistiopalveluamme.

Keräämämme tiedot

Henkilötiedot

Keräämme tietoja, jotka annat meille suoraan, kuten:

• Nimi ja sähköpostiosoite, kun luot tilin
• Maksutiedot, kun tilaat palvelumme
• Profiilitiedot, jotka päätät antaa
• Viestintä kanssamme, mukaan lukien tukipyynnöt

Kokoustiedot

Kun käytät palveluamme, käsittelemme:

• Lähettämiesi tai nauhoittamiesi kokousten äänitallenteet
• Kokouksistasi tuotetut litteroinnit
• Kokousten metatiedot (päivämäärä, kesto, osallistujat)
• Kokousmuistioihin tekemäsi muokkaukset tai merkinnät

Käyttötiedot

Keräämme automaattisesti tiettyjä tietoja palvelumme käytöstä:

• Laitetiedot (tyyppi, käyttöjärjestelmä, selain)
• IP-osoite ja yleinen sijainti
• Käyttötavat ja ominaisuuksien käyttö
• Suorituskyky- ja virhelokit

Miten käytämme tietojasi

Käytämme keräämiämme tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Palvelujemme tarjoaminen, ylläpito ja parantaminen
• Äänitiedostojesi käsittely sekä litterointien ja yhteenvetojen tuottaminen
• Teknisten ilmoitusten, päivitysten ja tukiviestien lähettäminen sinulle
• Pyyntöihisi vastaaminen ja asiakastuen tarjoaminen
• Käyttötapojen seuranta ja analysointi käyttökokemuksen parantamiseksi
• Teknisten ongelmien ja vilpillisen toiminnan havaitseminen, estäminen ja käsittely
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Tietoturva

Suojaamme tietojasi alan standardien mukaisin turvatoimin:

• Kaikki tiedot salataan siirron aikana TLS 1.3 -protokollalla
• Tallennetut tiedot salataan AES-256-salauksella
• Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain valtuutetulle henkilöstölle
• Säännölliset tietoturva-auditoinnit ja tunkeutumistestaus
• Turvalliset konesalit fyysisine turvallisuusvalvontoineen

Vaikka pyrimme suojaamaan tietojasi, mikään internetin välityksellä tapahtuva siirto tai sähköinen tallennus ei ole 100-prosenttisen turvallinen. Emme voi taata ehdotonta turvallisuutta.

Tietojen jakaminen ja luovuttaminen

Emme myy henkilötietojasi. Voimme jakaa tietojasi seuraavissa tilanteissa:

• Alihankkijat (henkilötietojen käsittelijät): Tietyt kolmannen osapuolen toimittajat, jotka käsittelevät tietoja puolestamme Palvelun tuottamiseksi. Nykyiset alihankkijat on lueteltu alla.
• Lakisääteiset vaatimukset: Kun laki sitä edellyttää tai oikeuksiemme suojaamiseksi
• Liiketoimintasiirrot: Sulautumisen, yrityskaupan tai omaisuuden myynnin yhteydessä
• Suostumuksellasi: Kun nimenomaisesti suostut tietojesi jakamiseen

Nykyiset alihankkijat

Käytämme seuraavia alihankkijoita kirjallisten, artiklan 28 mukaisten tietojenkäsittelysopimusten nojalla, kun niitä sovelletaan. Kukin niistä käsittelee vain ne tiedot, joita se tarvitsee oman tehtävänsä hoitamiseen.

• MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Ranska) – kokousbottien lähettäminen ja nauhoitus Zoom-, Google Meet- ja Microsoft Teams -integraatioissa. Säilyttää kokoustallenteita ja Zoomin OAuth-tunnuksia (AES-256-GCM-salattuina) ja käyttää Gladiaa (Gladia SAS, Ranska) alihankkijanaan bottitallenteiden reaaliaikaiseen litterointiin.
• Soniox (Soniox Inc., Yhdysvallat) – ensisijainen puheentunnistus. Vastaanottaa ääntä vain litterointia varten; sopimuksen mukaan sitä ei käytetä mallien koulutukseen.
• RunPod (RunPod Inc., Yhdysvallat) – Whisper-luokan varalitteroinnin laskentakapasiteetti. Vastaanottaa ääntä vain, kun Soniox ei ole käytettävissä.
• OpenRouter (OpenRouter Inc., Yhdysvallat) – suurten kielimallien yhdyskäytävä, jota käytetään muistioiden laatimiseen, käännöksiin, sovelluksen avustajaan ja haun upotuksiin. Vastaanottaa litteroidun tekstin (ja avustajan ja haun osalta kysymyksesi ja hakusi) ja ohjaa sen taustalla oleville mallintarjoajille – kuten OpenAI, Anthropic ja Google – kunkin rajapintaehdoilla, jotka kieltävät koulutuskäytön. Tarjoajien reititys kirjataan lokiin.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlanti) – maksujen käsittely maksullisille tilauksille ja krediittipaketeille. Vastaanottaa laskutustiedot; emme säilytä täydellisiä korttinumeroita.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., Yhdysvallat) – hallinnoi App Storen ja Google Playn kautta tehtyjä sovelluksen sisäisiä ostoja. Vastaanottaa MinutesMaster-tilisi tunnisteen ja kaupan ostotiedot; maksutiedot jäävät Applelle tai Googlelle.
• Sentry (Functional Software, Inc., Yhdysvallat) – mobiilisovelluksen kaatumis- ja virheraportointi. Vastaanottaa teknisiä diagnostiikkatietoja (laitemalli, käyttöjärjestelmän ja sovelluksen versio, virhejäljet) tilitunnisteeseesi liitettyinä; ei koskaan kokousten ääntä, litterointeja tai muistioita.

Ilmoitamme asiakkaille vähintään 30 päivää etukäteen ennen kuin otamme käyttöön uuden alihankkijan, joka muuttaa tietojenkäsittelyä olennaisesti. Voit pyytää ajantasaisen alihankkijaluettelon tai tietojenkäsittelysopimuksemme (DPA) lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@minutesmaster.ai.

Tekoälyagentit ja avustaja

Tekoälyagentit (Claude, ChatGPT ja muut MCP-sovellukset)

Voit yhdistää MinutesMasterin tekoälyavustajiin ja -agentteihin, kuten Claudeen, ChatGPT:hen, Microsoft Copilotiin, Cursoriin tai automaatiotyökaluihin, MCP-palvelimemme kautta osoitteessa https://api.minutesmaster.ai/mcp. Tässä osiossa kerrotaan, mitä silloin tapahtuu.

Miten yhteys muodostetaan. Joko kirjaudut MinutesMasteriin ja hyväksyt sovelluksen suostumusnäkymässämme (OAuth), tai luot henkilökohtaisen API-avaimen kohdassa Hallintapaneeli > Tekoälyagentit. Suostumusnäkymässä valitset, mitä sovellus saa tehdä:

• Kokousten luku (litterointien, muistioiden, päätösten ja tehtävien haku ja luku);
• Järjestely ja muokkaus (otsikot, muistiinpanot, puhujien nimet, kansiot, tunnisteet, jakaminen tiimille, käännökset, muistiopohjat ja muistioiden uudelleenkirjoitus toisella pohjalla);
• Bottien lähetys ja tuonti (kokousbotin lähettäminen, tallenteiden tuonti linkeistä tai lähetetyistä tiedostoista; tämä kuluttaa krediittejäsi).

Mitä agentti näkee. Yhdistetty sovellus näkee vain sen, minkä tilisi näkee: omat kokouksesi ja tiimiesi työtiloihin jaetut kokoukset, ja vain hyväksymiesi käyttöoikeuksien rajoissa. Pyynnöstäsi riippuen sovellukselle palautettavat tiedot voivat sisältää: kokousten otsikot, päivämäärät, kestot ja kielet; osallistujien ja puhujien nimet ja roolit; litteroinnit; muistiot (yhteenveto, aiheet, päätökset, tehtävät vastuuhenkilöineen, seuraava kokous); yksityiset kokousmuistiinpanosi; kansioiden, tunnisteiden ja tiimien nimet; jaetun kokouksen omistavan tiimikaverin sähköpostiosoitteen; tilisi sähköpostiosoitteen, tilauksen ja krediittisaldon; muistiopohjasi ja niiden asetukset; sekä määräaikaiset linkit (tallenteen toistolinkki, joka on voimassa 2 tuntia, latauslinkki, joka on voimassa 15 minuuttia ja toimii kenelle tahansa, jolla se on, sekä kertakäyttöinen lähetyslinkki, joka on voimassa 1 tunnin).

Mitä tiedoille tapahtuu tekoälysovelluksessa. Kun työkalu palauttaa kokousten sisältöä, käyttämäsi tekoälysovellus (esimerkiksi Anthropicin Claude tai OpenAI:n ChatGPT) vastaanottaa sen ja käsittelee sitä omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. MinutesMaster ei hallitse sitä, miten kyseinen tarjoaja säilyttää tai käyttää tietoja. Yhdistä vain sovelluksia, joihin luotat kokoustesi suhteen.

Mitä tallennamme yhteyksistä.

• Yhdistetyt sovellukset (OAuth): sovelluksen nimi, sen asiakastunniste ja verkkosivusto, myöntämäsi käyttöoikeudet, yhdistämisajankohta ja ajankohta, jolloin sovellus viimeksi käytti yhteyttä. Käyttö- ja päivitystunnukset tallennetaan vain yksisuuntaisina tiivisteinä. Käyttötunnukset vanhenevat tunnin kuluttua ja päivitystunnukset 60 päivän kuluttua, ja ne uusiutuvat, kun käytät sovellusta. Niiden sovellusten rekisteröinnit, jotka eivät koskaan viimeistelleet yhteyttä, poistetaan 7 päivän kuluttua.
• API-avaimet: avaimelle antamasi nimi, sen ensimmäiset merkit (jotta tunnistat sen luettelosta), avaimen yksisuuntainen tiiviste, sen käyttöoikeudet, luonti- ja viimeisimmän käytön ajankohta sekä valinnainen vanhenemispäivä. Koko avain näytetään kerran, kun luot sen.
• Toimintaloki: jokaisesta työkalukutsusta, resurssin luvusta tai kehotteesta kirjaamme tilisi, sovelluksen nimen ja tunnisteen, käyttikö se OAuthia vai API-avainta, työkalun, resurssin tai kehotteen nimen, onnistumisen tai epäonnistumisen, lyhyen virheilmoituksen epäonnistumisen yhteydessä, keston ja ajankohdan. Emme kirjaa, mitä sovellus lähetti työkalulle (kysymyksiäsi, hakusanojasi tai muita parametreja), emmekä sitä, mitä työkalu palautti. Käytämme lokia näyttääksemme sinulle agenttien viimeaikaisen toiminnan, käyttörajojen valvontaan ja väärinkäytösten selvittämiseen. Se poistetaan 180 päivän kuluttua.

Puolestasi tehtävät toiminnot. Jos sallit ”Bottien lähetys ja tuonti” -oikeuden, agentti voi lähettää MinutesMaster-botin kokoukseen tai tuoda tallenteen puolestasi. Ne toimivat täsmälleen kuin tekisit saman itse sovelluksessa: samat krediitit, käsittely ja edellä kuvatut alihankkijat.

Yhteyden katkaisu. Kohdassa Hallintapaneeli > Tekoälyagentit voit katkaista minkä tahansa sovelluksen yhteyden tai mitätöidä minkä tahansa API-avaimen; pääsy päättyy heti. Voit myös poistaa MinutesMasterin itse tekoälysovelluksessa. Salasanan vaihto mitätöi kaikki API-avaimet ja yhdistetyt sovellukset. Tilin poisto poistaa kaikki yhteydet, avaimet ja lokimerkinnät.

Kysy MinutesMasterilta (sovelluksen avustaja) ja haku

Avustaja. Kun esität avustajalle kysymyksen sovelluksessa tai agentti käyttää ask_meetings-työkalua, lähetämme kysymyksesi ja kokoustesi asiaankuuluvat otteet tekoälymallien tarjoajallemme (OpenRouterin kautta, joka on lueteltu alihankkijoidemme joukossa) vastauksen kirjoittamiseksi. Kysymys ja vastaus linkkeineen lainattuihin kohtiin tallennetaan avustajan historiaasi, jotta voit palata niihin. Voit poistaa keskustelun milloin tahansa. Kysymysten määrä on rajoitettu päivää kohden.

Haku. Jotta kokouksia voi hakea merkityksen perusteella, kokousten teksti (litteroinnit ja muistiot) ja hakusi muunnetaan numeerisiksi esitysmuodoiksi (upotuksiksi) OpenRouterin kautta käytettävällä upotusmallilla. Upotukset tallennetaan kokouksesi yhteyteen ja poistetaan, kun poistat kokouksen tai tilisi.

Avustaja ja haku eivät käytä sisältöäsi tekoälymallien koulutukseen.

Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietojasi ja kokoustietojasi niin kauan kuin tilisi on aktiivinen tai kuin on tarpeen palvelujen tarjoamiseksi sinulle. Voit poistaa kokouksesi ja tilisi milloin tahansa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@minutesmaster.ai. Poistot käsitellään 5 arkipäivän kuluessa, paitsi jos meidän on lain nojalla säilytettävä tiettyjä tietoja.

Tekoälyagenttien toimintalokit poistetaan 180 päivän kuluttua; avustajan keskustelut säilytetään, kunnes poistat ne tai tilisi.

Oikeutesi

Sijainnistasi riippuen sinulla voi olla seuraavat oikeudet:

• Pääsy tietoihin: Pyytää kopio henkilötiedoistasi
• Oikaisu: Pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
• Poistaminen: Pyytää henkilötietojesi poistamista
• Siirrettävyys: Pyytää tietojesi siirtämistä toiseen palveluun
• Kielto: Kieltäytyä markkinointiviesteistä

Voit käyttää näitä oikeuksia ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa info@minutesmaster.ai

Kansainväliset tiedonsiirrot

Useat alihankkijamme (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) sijaitsevat Yhdysvalloissa. Siirtäessämme henkilötietoja ETA-alueelta, Yhdistyneestä kuningaskunnasta tai Sveitsistä Yhdysvaltoihin käytämme seuraavia suojatoimia:

• Vakiosopimuslausekkeet (Euroopan komission täytäntöönpanopäätös 2021/914), kun alihankkija ei osallistu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen.
• EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen sertifiointi, kun alihankkija osallistuu siihen.
• Tekniset toimenpiteet, kuten TLS 1.2+ siirron aikana ja AES-256 tallennettaessa.

EU-asiakkaiden Stripe-maksut käsittelee Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanti). MeetingBaaS käsittelee tiedot Euroopan unionin alueella. Voit pyytää siirtovaikutusten arviointiamme tai vakiosopimuslausekkeitamme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@minutesmaster.ai.

Lasten yksityisyys

Palveluamme ei ole tarkoitettu alle 16-vuotiaille lapsille. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja lapsilta. Jos uskot, että olemme keränneet tietoja lapselta, ota meihin välittömästi yhteyttä.

Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista julkaisemalla uuden selosteen tällä sivulla ja päivittämällä ”Päivitetty viimeksi” -päivämäärän. Jos jatkat palvelumme käyttöä muutosten jälkeen, hyväksyt päivitetyn selosteen.

Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää tai huolia tästä tietosuojaselosteesta, ota meihin yhteyttä:

• Sähköposti: info@minutesmaster.ai
• Postiosoite: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic