Πολιτική απορρήτου

Εισαγωγή

Το MinutesMaster («εμείς», «μας») δεσμεύεται να προστατεύει το απόρρητό σας. Η παρούσα Πολιτική απορρήτου εξηγεί πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε, κοινοποιούμε και προστατεύουμε τις πληροφορίες σας όταν χρησιμοποιείτε την υπηρεσία μας για απομαγνητοφώνηση συσκέψεων και σύνταξη πρακτικών.

Πληροφορίες που συλλέγουμε

Προσωπικές πληροφορίες

Συλλέγουμε πληροφορίες που μας παρέχετε απευθείας, όπως:

• Όνομα και διεύθυνση email όταν δημιουργείτε λογαριασμό
• Στοιχεία πληρωμής όταν εγγράφεστε συνδρομητές στις υπηρεσίες μας
• Πληροφορίες προφίλ που επιλέγετε να δώσετε
• Την επικοινωνία σας μαζί μας, συμπεριλαμβανομένων των αιτημάτων υποστήριξης

Δεδομένα συσκέψεων

Όταν χρησιμοποιείτε την υπηρεσία μας, επεξεργαζόμαστε:

• Ηχογραφήσεις συσκέψεων που ανεβάζετε ή ηχογραφείτε
• Απομαγνητοφωνήσεις που δημιουργούνται από τις συσκέψεις σας
• Μεταδεδομένα συσκέψεων (ημερομηνία, διάρκεια, συμμετέχοντες)
• Τυχόν επεξεργασίες ή σημειώσεις που κάνετε στα πρακτικά των συσκέψεων

Πληροφορίες χρήσης

Συλλέγουμε αυτόματα ορισμένες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της υπηρεσίας μας:

• Πληροφορίες συσκευής (τύπος, λειτουργικό σύστημα, πρόγραμμα περιήγησης)
• Διεύθυνση IP και γενική τοποθεσία
• Μοτίβα χρήσης και αλληλεπιδράσεις με λειτουργίες
• Αρχεία καταγραφής απόδοσης και σφαλμάτων

Πώς χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες σας

Χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες που συλλέγουμε για να:

• Παρέχουμε, συντηρούμε και βελτιώνουμε τις υπηρεσίες μας
• Επεξεργαζόμαστε τα αρχεία ήχου σας και δημιουργούμε απομαγνητοφωνήσεις και συνόψεις
• Σας στέλνουμε τεχνικές ειδοποιήσεις, ενημερώσεις και μηνύματα υποστήριξης
• Απαντάμε στα αιτήματά σας και παρέχουμε υποστήριξη πελατών
• Παρακολουθούμε και αναλύουμε μοτίβα χρήσης για να βελτιώνουμε την εμπειρία χρήστη
• Εντοπίζουμε, αποτρέπουμε και αντιμετωπίζουμε τεχνικά προβλήματα και δόλιες δραστηριότητες
• Συμμορφωνόμαστε με τις νομικές μας υποχρεώσεις

Ασφάλεια δεδομένων

Εφαρμόζουμε μέτρα ασφαλείας σύμφωνα με τα πρότυπα του κλάδου για την προστασία των πληροφοριών σας:

• Όλα τα δεδομένα κρυπτογραφούνται κατά τη μεταφορά με TLS 1.3
• Τα αποθηκευμένα δεδομένα κρυπτογραφούνται με κρυπτογράφηση AES-256
• Η πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα περιορίζεται μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό
• Τακτικοί έλεγχοι ασφαλείας και δοκιμές διείσδυσης
• Ασφαλή κέντρα δεδομένων με ελέγχους φυσικής ασφάλειας

Παρότι καταβάλλουμε κάθε προσπάθεια να προστατεύουμε τις πληροφορίες σας, καμία μέθοδος μετάδοσης μέσω του διαδικτύου ή ηλεκτρονικής αποθήκευσης δεν είναι 100% ασφαλής. Δεν μπορούμε να εγγυηθούμε απόλυτη ασφάλεια.

Κοινοποίηση και γνωστοποίηση δεδομένων

Δεν πουλάμε τις προσωπικές σας πληροφορίες. Ενδέχεται να κοινοποιήσουμε τις πληροφορίες σας στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• Υπεργολάβοι επεξεργασίας: Συγκεκριμένοι τρίτοι πάροχοι που επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό μας για την παροχή της Υπηρεσίας. Οι τρέχοντες υπεργολάβοι επεξεργασίας αναφέρονται παρακάτω.
• Νομικές απαιτήσεις: Όταν το απαιτεί ο νόμος ή για την προστασία των δικαιωμάτων μας
• Μεταβιβάσεις επιχείρησης: Στο πλαίσιο συγχώνευσης, εξαγοράς ή πώλησης περιουσιακών στοιχείων
• Με τη συγκατάθεσή σας: Όταν συμφωνείτε ρητά να κοινοποιηθούν οι πληροφορίες σας

Τρέχοντες υπεργολάβοι επεξεργασίας

Συνεργαζόμαστε με τους ακόλουθους υπεργολάβους επεξεργασίας βάσει γραπτών συμβάσεων επεξεργασίας δεδομένων κατά το άρθρο 28, όπου εφαρμόζεται. Ο καθένας έχει πρόσβαση μόνο στα δεδομένα που χρειάζονται για τη συγκεκριμένη λειτουργία του.

• MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Γαλλία) — αποστολή bots συσκέψεων και ηχογράφηση για τις ενσωματώσεις Zoom, Google Meet και Microsoft Teams. Αποθηκεύει ηχογραφήσεις συσκέψεων και tokens OAuth του Zoom (κρυπτογραφημένα με AES-256-GCM) και χρησιμοποιεί το Gladia (Gladia SAS, Γαλλία) ως υπεργολάβο επεξεργασίας για την απομαγνητοφώνηση των ηχογραφήσεων των bots σε πραγματικό χρόνο.
• Soniox (Soniox Inc., ΗΠΑ) — κύρια αναγνώριση ομιλίας. Λαμβάνει ήχο μόνο για απομαγνητοφώνηση· βάσει σύμβασης δεν χρησιμοποιείται για εκπαίδευση μοντέλων.
• RunPod (RunPod Inc., ΗΠΑ) — εφεδρική υπολογιστική ισχύς απομαγνητοφώνησης τύπου Whisper. Λαμβάνει ήχο μόνο όταν το Soniox δεν είναι διαθέσιμο.
• OpenRouter (OpenRouter Inc., ΗΠΑ) — πύλη μεγάλων γλωσσικών μοντέλων που χρησιμοποιείται για τη σύνταξη πρακτικών, τις μεταφράσεις, τον βοηθό εντός εφαρμογής και τα embeddings αναζήτησης. Λαμβάνει απομαγνητοφωνημένο κείμενο (και, για τον βοηθό και την αναζήτηση, τις ερωτήσεις και τα ερωτήματα αναζήτησής σας) και το δρομολογεί στους υποκείμενους παρόχους μοντέλων — μεταξύ των οποίων οι OpenAI, Anthropic και Google — καθέναν βάσει όρων API που αποκλείουν την εκπαίδευση. Η δρομολόγηση στους παρόχους καταγράφεται.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Ιρλανδία) — επεξεργασία πληρωμών για συνδρομές και πακέτα πιστώσεων. Λαμβάνει στοιχεία χρέωσης· δεν αποθηκεύουμε πλήρεις αριθμούς καρτών.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., ΗΠΑ) — διαχειρίζεται τις αγορές εντός εφαρμογής που γίνονται μέσω του App Store και του Google Play. Λαμβάνει το αναγνωριστικό του λογαριασμού σας στο MinutesMaster και τα αρχεία αγορών του καταστήματος· τα στοιχεία πληρωμής παραμένουν στην Apple ή στην Google.
• Sentry (Functional Software, Inc., ΗΠΑ) — αναφορές σφαλμάτων και κατάρρευσης για την εφαρμογή για κινητά. Λαμβάνει τεχνικά διαγνωστικά στοιχεία (μοντέλο συσκευής, έκδοση λειτουργικού συστήματος και εφαρμογής, ίχνη σφαλμάτων) συνδεδεμένα με το αναγνωριστικό του λογαριασμού σας· ποτέ ήχο συσκέψεων, απομαγνητοφωνήσεις ή πρακτικά.

Ενημερώνουμε τους πελάτες τουλάχιστον 30 ημέρες νωρίτερα πριν από την ένταξη οποιουδήποτε νέου υπεργολάβου επεξεργασίας που μεταβάλλει ουσιωδώς τον χειρισμό των δεδομένων. Για να ζητήσετε τρέχον αντίγραφο της λίστας υπεργολάβων επεξεργασίας ή της σύμβασης επεξεργασίας δεδομένων (DPA), στείλτε email στο info@minutesmaster.ai.

Πράκτορες AI και ο βοηθός

Πράκτορες AI (Claude, ChatGPT και άλλες εφαρμογές MCP)

Μπορείτε να συνδέσετε το MinutesMaster με βοηθούς και πράκτορες AI, όπως το Claude, το ChatGPT, το Microsoft Copilot, το Cursor ή εργαλεία αυτοματισμού, μέσω του διακομιστή MCP μας στη διεύθυνση https://api.minutesmaster.ai/mcp. Η ενότητα αυτή εξηγεί τι συμβαίνει όταν το κάνετε.

Πώς γίνεται μια σύνδεση. Είτε συνδέεστε στο MinutesMaster και εγκρίνετε την εφαρμογή στην οθόνη συγκατάθεσής μας (OAuth) είτε δημιουργείτε ένα προσωπικό κλειδί API στο Πίνακας ελέγχου > Πράκτορες AI. Στην οθόνη συγκατάθεσης επιλέγετε τι επιτρέπεται να κάνει η εφαρμογή:

• Ανάγνωση συσκέψεων (αναζήτηση και ανάγνωση απομαγνητοφωνήσεων, πρακτικών, αποφάσεων και εργασιών)·
• Οργάνωση και επεξεργασία (τίτλοι, σημειώσεις, ονόματα ομιλητών, φάκελοι, ετικέτες, κοινοποίηση σε ομάδα, μεταφράσεις, πρότυπα πρακτικών και αναδιατύπωση πρακτικών με άλλο πρότυπο)·
• Αποστολή bots και εισαγωγή (αποστολή του bot συσκέψεων, εισαγωγή ηχογραφήσεων από συνδέσμους ή μεταφορτώσεις· αυτό χρησιμοποιεί τις πιστώσεις σας).

Τι μπορεί να δει ένας πράκτορας. Μια συνδεδεμένη εφαρμογή βλέπει μόνο ό,τι μπορεί να δει ο λογαριασμός σας: τις δικές σας συσκέψεις και τις συσκέψεις που έχουν κοινοποιηθεί στους ομαδικούς χώρους εργασίας σας, και μόνο μέσα στα δικαιώματα που εγκρίνατε. Ανάλογα με το αίτημά σας, τα δεδομένα που επιστρέφονται στην εφαρμογή μπορεί να περιλαμβάνουν: τίτλους, ημερομηνίες, διάρκειες και γλώσσες συσκέψεων· ονόματα και ρόλους συμμετεχόντων και ομιλητών· απομαγνητοφωνήσεις· πρακτικά (σύνοψη, θέματα, αποφάσεις, εργασίες με υπεύθυνους, επόμενη σύσκεψη)· τις ιδιωτικές σημειώσεις σας για τις συσκέψεις· ονόματα φακέλων, ετικετών και ομάδων· τη διεύθυνση email του συναδέλφου στον οποίο ανήκει μια κοινοποιημένη σύσκεψη· το email του λογαριασμού σας, το πρόγραμμα και το υπόλοιπο πιστώσεων· τα πρότυπα πρακτικών σας και τις ρυθμίσεις τους· και συνδέσμους περιορισμένης διάρκειας (σύνδεσμο αναπαραγωγής ηχογράφησης που ισχύει για 2 ώρες, σύνδεσμο λήψης που ισχύει για 15 λεπτά και λειτουργεί για οποιονδήποτε τον έχει, και σύνδεσμο μεταφόρτωσης μίας χρήσης που ισχύει για 1 ώρα).

Τι συμβαίνει με τα δεδομένα στην εφαρμογή AI. Όταν ένα εργαλείο επιστρέφει περιεχόμενο συσκέψεων, η εφαρμογή AI που χρησιμοποιείτε (για παράδειγμα το Claude της Anthropic ή το ChatGPT της OpenAI) το λαμβάνει και το επεξεργάζεται σύμφωνα με τους δικούς της όρους και την πολιτική απορρήτου της. Το MinutesMaster δεν ελέγχει πώς ο πάροχος αυτός το αποθηκεύει ή το χρησιμοποιεί. Συνδέετε μόνο εφαρμογές στις οποίες εμπιστεύεστε τις συσκέψεις σας.

Τι αποθηκεύουμε για τις συνδέσεις.

• Συνδεδεμένες εφαρμογές (OAuth): το όνομα της εφαρμογής, το αναγνωριστικό πελάτη και ο ιστότοπός της, τα δικαιώματα που παραχωρήσατε, πότε συνδεθήκατε και πότε η εφαρμογή χρησιμοποίησε τελευταία φορά τη σύνδεση. Τα tokens πρόσβασης και ανανέωσης αποθηκεύονται μόνο ως μονόδρομα hashes. Τα tokens πρόσβασης λήγουν μετά από μία ώρα και τα tokens ανανέωσης μετά από 60 ημέρες, και ανανεώνονται όσο χρησιμοποιείτε την εφαρμογή. Οι εγγραφές εφαρμογών που δεν ολοκλήρωσαν ποτέ σύνδεση διαγράφονται μετά από 7 ημέρες.
• Κλειδιά API: το όνομα που δώσατε στο κλειδί, οι πρώτοι χαρακτήρες του (για να το αναγνωρίζετε στη λίστα), ένα μονόδρομο hash του κλειδιού, τα δικαιώματά του, ο χρόνος δημιουργίας και τελευταίας χρήσης και μια προαιρετική ημερομηνία λήξης. Το πλήρες κλειδί εμφανίζεται μία φορά, όταν το δημιουργείτε.
• Αρχείο καταγραφής δραστηριότητας: για κάθε κλήση εργαλείου, ανάγνωση πόρου ή prompt καταγράφουμε τον λογαριασμό σας, το όνομα και το αναγνωριστικό της εφαρμογής, αν χρησιμοποίησε OAuth ή κλειδί API, το όνομα του εργαλείου, του πόρου ή του prompt, την επιτυχία ή αποτυχία, ένα σύντομο μήνυμα σφάλματος σε περίπτωση αποτυχίας, τη διάρκεια και την ώρα. Δεν καταγράφουμε τι έστειλε η εφαρμογή σε ένα εργαλείο (τις ερωτήσεις σας, τους όρους αναζήτησης ή άλλα ορίσματα) ούτε τι επέστρεψε το εργαλείο. Χρησιμοποιούμε αυτό το αρχείο για να σας δείχνουμε την πρόσφατη δραστηριότητα των πρακτόρων, για να επιβάλλουμε όρια χρήσης και για να διερευνούμε καταχρήσεις. Διαγράφεται μετά από 180 ημέρες.

Ενέργειες που εκτελεί ένας πράκτορας για εσάς. Αν επιτρέψατε το «Αποστολή bots και εισαγωγή», ένας πράκτορας μπορεί να στείλει το bot του MinutesMaster σε μια σύσκεψη ή να εισαγάγει μια ηχογράφηση για λογαριασμό σας. Αυτά λειτουργούν ακριβώς όπως όταν τα κάνετε εσείς στην εφαρμογή: οι ίδιες πιστώσεις, η ίδια επεξεργασία και οι ίδιοι υπεργολάβοι επεξεργασίας που περιγράφονται παραπάνω.

Αποσύνδεση. Στο Πίνακας ελέγχου > Πράκτορες AI μπορείτε να αποσυνδέσετε οποιαδήποτε εφαρμογή ή να ανακαλέσετε οποιοδήποτε κλειδί API· η πρόσβαση σταματά αμέσως. Μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε το MinutesMaster μέσα από την ίδια την εφαρμογή AI. Η αλλαγή του κωδικού πρόσβασής σας ανακαλεί όλα τα κλειδιά API και τις συνδεδεμένες εφαρμογές. Η διαγραφή του λογαριασμού σας διαγράφει όλες τις συνδέσεις, τα κλειδιά και τις εγγραφές καταγραφής.

«Ρωτήστε το MinutesMaster» (βοηθός εντός εφαρμογής) και αναζήτηση

Βοηθός. Όταν κάνετε μια ερώτηση στον βοηθό μέσα στην εφαρμογή ή όταν ένας πράκτορας χρησιμοποιεί το εργαλείο ask_meetings, στέλνουμε την ερώτησή σας και τα σχετικά αποσπάσματα των συσκέψεών σας στον πάροχο του μοντέλου AI μας (μέσω του OpenRouter, που αναφέρεται στους υπεργολάβους επεξεργασίας μας) για να συνταχθεί η απάντηση. Η ερώτηση και η απάντηση, με συνδέσμους προς τις στιγμές στις οποίες παραπέμπει, αποθηκεύονται στο ιστορικό του βοηθού σας, ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτές. Μπορείτε να διαγράψετε μια συζήτηση οποιαδήποτε στιγμή. Οι ερωτήσεις είναι περιορισμένες ανά ημέρα.

Αναζήτηση. Για την εύρεση συσκέψεων με βάση το νόημα, το κείμενο των συσκέψεων (απομαγνητοφωνήσεις και πρακτικά) και τα ερωτήματα αναζήτησής σας μετατρέπονται σε αριθμητικές αναπαραστάσεις (embeddings) από ένα μοντέλο embeddings στο οποίο έχουμε πρόσβαση μέσω του OpenRouter. Τα embeddings αποθηκεύονται μαζί με τη σύσκεψή σας και διαγράφονται όταν διαγράψετε τη σύσκεψη ή τον λογαριασμό σας.

Ούτε ο βοηθός ούτε η αναζήτηση χρησιμοποιούν το περιεχόμενό σας για την εκπαίδευση μοντέλων AI.

Διατήρηση δεδομένων

Διατηρούμε τις προσωπικές σας πληροφορίες και τα δεδομένα των συσκέψεών σας για όσο διάστημα ο λογαριασμός σας είναι ενεργός ή όσο χρειάζεται για να σας παρέχουμε τις υπηρεσίες. Μπορείτε να διαγράψετε τις συσκέψεις και τον λογαριασμό σας οποιαδήποτε στιγμή με email στο info@minutesmaster.ai. Οι διαγραφές ολοκληρώνονται μέσα σε 5 εργάσιμες ημέρες, εκτός αν υποχρεούμαστε να διατηρήσουμε συγκεκριμένα δεδομένα για νομικούς λόγους.

Τα αρχεία καταγραφής δραστηριότητας των πρακτόρων AI διαγράφονται μετά από 180 ημέρες· οι συζητήσεις με τον βοηθό διατηρούνται μέχρι να τις διαγράψετε εσείς ή να διαγράψετε τον λογαριασμό σας.

Τα δικαιώματά σας

Ανάλογα με την τοποθεσία σας, ενδέχεται να έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα:

• Πρόσβαση: Να ζητήσετε αντίγραφο των προσωπικών σας πληροφοριών
• Διόρθωση: Να ζητήσετε τη διόρθωση ανακριβών πληροφοριών
• Διαγραφή: Να ζητήσετε τη διαγραφή των προσωπικών σας πληροφοριών
• Φορητότητα: Να ζητήσετε τη διαβίβαση των δεδομένων σας σε άλλη υπηρεσία
• Εξαίρεση: Να εξαιρεθείτε από επικοινωνίες μάρκετινγκ

Για να ασκήσετε αυτά τα δικαιώματα, επικοινωνήστε μαζί μας στο info@minutesmaster.ai

Διεθνείς διαβιβάσεις δεδομένων

Αρκετοί από τους υπεργολάβους επεξεργασίας μας (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) έχουν έδρα στις Ηνωμένες Πολιτείες. Για τις διασυνοριακές διαβιβάσεις προσωπικών δεδομένων από τον ΕΟΧ / το Ηνωμένο Βασίλειο / την Ελβετία προς τις Ηνωμένες Πολιτείες βασιζόμαστε στις ακόλουθες εγγυήσεις:

• Τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες (Εκτελεστική απόφαση 2021/914 της Ευρωπαϊκής Επιτροπής), όταν ο υπεργολάβος επεξεργασίας δεν συμμετέχει στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ.
• Πιστοποίηση στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ, όταν ο υπεργολάβος επεξεργασίας συμμετέχει σε αυτό.
• Τεχνικά μέτρα, όπως TLS 1.2+ κατά τη μεταφορά και AES-256 κατά την αποθήκευση.

Η επεξεργασία από τη Stripe για πελάτες στην ΕΕ γίνεται από τη Stripe Payments Europe Ltd. (Ιρλανδία). Η επεξεργασία από το MeetingBaaS γίνεται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Για να ζητήσετε την Εκτίμηση Αντικτύπου Διαβίβασης ή τις Τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες μας, στείλτε email στο info@minutesmaster.ai.

Απόρρητο των παιδιών

Η υπηρεσία μας δεν απευθύνεται σε παιδιά κάτω των 16 ετών. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας προσωπικές πληροφορίες από παιδιά. Αν πιστεύετε ότι έχουμε συλλέξει πληροφορίες από παιδί, επικοινωνήστε αμέσως μαζί μας.

Αλλαγές στην παρούσα πολιτική

Ενδέχεται να ενημερώνουμε κατά καιρούς την παρούσα Πολιτική απορρήτου. Θα σας ενημερώνουμε για σημαντικές αλλαγές δημοσιεύοντας τη νέα πολιτική σε αυτή τη σελίδα και ενημερώνοντας την ημερομηνία «Τελευταία ενημέρωση». Η συνέχιση της χρήσης της υπηρεσίας μας μετά τις αλλαγές συνιστά αποδοχή της ενημερωμένης πολιτικής.

Επικοινωνία

Αν έχετε ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με την παρούσα Πολιτική απορρήτου, επικοινωνήστε μαζί μας:

• Email: info@minutesmaster.ai
• Ταχυδρομική διεύθυνση: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic