Privatlivspolitik

Indledning

MinutesMaster (»vi«, »vores« eller »os«) er forpligtet til at beskytte dit privatliv. Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi indsamler, bruger, videregiver og beskytter dine oplysninger, når du bruger vores tjeneste til transskribering af møder og udarbejdelse af referater.

Oplysninger, vi indsamler

Personoplysninger

Vi indsamler oplysninger, som du selv giver os, herunder:

• Navn og e-mailadresse, når du opretter en konto
• Betalingsoplysninger, når du abonnerer på vores tjenester
• Profiloplysninger, som du vælger at oplyse
• Kommunikation med os, herunder supporthenvendelser

Mødedata

Når du bruger vores tjeneste, behandler vi:

• Lydoptagelser af møder, som du uploader eller optager
• Transskriptioner, der laves ud fra dine møder
• Metadata om møder (dato, varighed, deltagere)
• Eventuelle ændringer eller kommentarer, du tilføjer til mødereferater

Oplysninger om brug

Vi indsamler automatisk visse oplysninger om din brug af vores tjeneste:

• Enhedsoplysninger (type, styresystem, browser)
• IP-adresse og omtrentlig placering
• Brugsmønstre og interaktion med funktioner
• Logfiler over ydeevne og fejl

Sådan bruger vi dine oplysninger

Vi bruger de oplysninger, vi indsamler, til at:

• Levere, vedligeholde og forbedre vores tjenester
• Behandle dine lydfiler og lave transskriptioner og opsummeringer
• Sende dig tekniske meddelelser, opdateringer og supportbeskeder
• Besvare dine henvendelser og yde kundesupport
• Overvåge og analysere brugsmønstre for at forbedre brugeroplevelsen
• Opdage, forhindre og håndtere tekniske problemer og svigagtig aktivitet
• Overholde lovmæssige forpligtelser

Datasikkerhed

Vi anvender sikkerhedsforanstaltninger efter branchestandard for at beskytte dine oplysninger:

• Alle data krypteres under overførsel med TLS 1.3
• Lagrede data krypteres med AES-256
• Adgang til personoplysninger er begrænset til autoriseret personale
• Regelmæssige sikkerhedsrevisioner og penetrationstest
• Sikre datacentre med fysisk adgangskontrol

Selvom vi bestræber os på at beskytte dine oplysninger, er ingen metode til overførsel via internettet eller elektronisk lagring 100 % sikker. Vi kan ikke garantere absolut sikkerhed.

Deling og videregivelse af data

Vi sælger ikke dine personoplysninger. Vi kan dele dine oplysninger i følgende tilfælde:

• Underdatabehandlere: Bestemte tredjepartsleverandører, der behandler data på vores vegne for at levere tjenesten. De nuværende underdatabehandlere er anført nedenfor.
• Lovkrav: Når loven kræver det, eller for at beskytte vores rettigheder
• Virksomhedsoverdragelser: I forbindelse med en fusion, et opkøb eller et salg af aktiver
• Med dit samtykke: Når du udtrykkeligt accepterer at dele dine oplysninger

Nuværende underdatabehandlere

Vi anvender følgende underdatabehandlere i henhold til skriftlige databehandleraftaler efter artikel 28, hvor det er relevant. Hver af dem får kun adgang til de data, der er nødvendige for netop deres funktion.

• MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Frankrig) — afsendelse af mødebots og optagelse for integrationerne med Zoom, Google Meet og Microsoft Teams. Gemmer mødeoptagelser og Zoom OAuth-tokens (krypteret med AES-256-GCM) og bruger Gladia (Gladia SAS, Frankrig) som underdatabehandler til realtidstransskribering af bottens optagelser.
• Soniox (Soniox Inc., USA) — primær talegenkendelse. Modtager kun lyd til transskribering; må ifølge aftalen ikke bruge den til modeltræning.
• RunPod (RunPod Inc., USA) — reservekapacitet til transskribering af Whisper-typen. Modtager kun lyd, når Soniox ikke er tilgængelig.
• OpenRouter (OpenRouter Inc., USA) — gateway til store sprogmodeller, som bruges til at lave referater, oversættelser, assistenten i appen og søgeindeksering (embeddings). Modtager transskriberet tekst (og for assistenten og søgningen dine spørgsmål og søgeforespørgsler) og sender den videre til de underliggende modeludbydere — herunder OpenAI, Anthropic og Google — alle på API-vilkår uden træning. Hvilken udbyder der bruges, logges.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland) — betalingsbehandling af betalte abonnementer og kreditpakker. Modtager betalingsoplysninger; vi gemmer ikke fulde kortnumre.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., USA) — håndterer køb i appen via App Store og Google Play. Modtager dit MinutesMaster-konto-ID og butikkens købsoplysninger; betalingsoplysningerne forbliver hos Apple eller Google.
• Sentry (Functional Software, Inc., USA) — rapportering af nedbrud og fejl i mobilappen. Modtager teknisk diagnostik (enhedsmodel, styresystem- og appversion, fejlspor) mærket med dit konto-ID; aldrig mødelyd, transskriptioner eller referater.

Vi giver kunderne besked mindst 30 dage i forvejen, før vi tager en ny underdatabehandler i brug, som væsentligt ændrer håndteringen af data. Skriv til info@minutesmaster.ai for at få en aktuel kopi af vores liste over underdatabehandlere eller vores databehandleraftale.

AI-agenter og assistenten

AI-agenter (Claude, ChatGPT og andre MCP-apps)

Du kan forbinde MinutesMaster med AI-assistenter og -agenter som Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Cursor eller automatiseringsværktøjer via vores MCP-server på https://api.minutesmaster.ai/mcp. Dette afsnit forklarer, hvad der sker, når du gør det.

Sådan oprettes en forbindelse. Enten logger du ind på MinutesMaster og godkender appen på vores samtykkeskærm (OAuth), eller også opretter du en personlig API-nøgle under Oversigt > AI-agenter. På samtykkeskærmen vælger du, hvad appen må gøre:

• Læse møder (søge i og læse transskriptioner, referater, beslutninger og opgaver);
• Organisere og redigere (titler, noter, talernavne, mapper, tags, deling med et team, oversættelser, referatskabeloner og omskrivning af referater med en anden skabelon);
• Sende bots og importere (sende mødebotten, importere optagelser fra links eller uploads; det bruger dine kreditter).

Hvad en agent kan se. En forbundet app ser kun det, din konto kan se: dine egne møder og de møder, der er delt med dine teamarbejdsområder, og kun inden for de tilladelser, du har godkendt. Afhængigt af din forespørgsel kan de data, appen får, omfatte: mødetitler, datoer, varighed og sprog; navne og roller på deltagere og talere; transskriptioner; referater (opsummering, emner, beslutninger, opgaver med ansvarlige, næste møde); dine private mødenoter; navne på mapper, tags og teams; e-mailadressen på den teamkollega, der ejer et delt møde; din kontos e-mail, abonnement og kreditsaldo; dine referatskabeloner og deres indstillinger; og tidsbegrænsede links (et afspilningslink til en optagelse, der gælder i 2 timer, et downloadlink, der gælder i 15 minutter og virker for alle, der har det, og et uploadlink til engangsbrug, der gælder i 1 time).

Hvad der sker med data i AI-appen. Når et værktøj returnerer mødeindhold, modtager den AI-app, du bruger (fx Anthropics Claude eller OpenAIs ChatGPT), det og behandler det efter sine egne vilkår og sin egen privatlivspolitik. MinutesMaster har ikke kontrol over, hvordan den udbyder gemmer eller bruger det. Forbind kun apps, du har tillid til med dine møder.

Hvad vi gemmer om forbindelser.

• Forbundne apps (OAuth): appens navn, dens klient-ID og websted, de tilladelser, du har givet, hvornår du forbandt den, og hvornår appen sidst brugte forbindelsen. Adgangs- og fornyelsestokens gemmes kun som envejs-hashes. Adgangstokens udløber efter én time og fornyelsestokens efter 60 dage og fornyes, mens du bruger appen. Registreringer af apps, der aldrig gennemførte en forbindelse, slettes efter 7 dage.
• API-nøgler: det navn, du har givet nøglen, dens første tegn (så du kan genkende den på listen), en envejs-hash af nøglen, dens tilladelser, tidspunkt for oprettelse og seneste brug samt en valgfri udløbsdato. Hele nøglen vises kun én gang, når du opretter den.
• Aktivitetslog: For hvert værktøjskald, hver læsning af en ressource og hver prompt registrerer vi din konto, appens navn og ID, om den brugte OAuth eller en API-nøgle, navnet på værktøjet, ressourcen eller prompten, om kaldet lykkedes eller mislykkedes, en kort fejlmeddelelse, hvis det mislykkedes, varigheden og tidspunktet. Vi logger ikke, hvad appen sendte til et værktøj (dine spørgsmål, søgeord eller andre argumenter), eller hvad værktøjet returnerede. Vi bruger loggen til at vise dig den seneste agentaktivitet, til at håndhæve grænser for antal kald og til at undersøge misbrug. Den slettes efter 180 dage.

Handlinger, en agent udfører for dig. Hvis du har tilladt »Sende bots og importere«, kan en agent sende MinutesMaster-botten til et møde eller importere en optagelse på dine vegne. Det fungerer præcis, som når du selv gør det i appen: samme kreditter, samme behandling og samme underdatabehandlere som beskrevet ovenfor.

Afbrydelse. Under Oversigt > AI-agenter kan du afbryde enhver app eller tilbagekalde enhver API-nøgle; adgangen stopper med det samme. Du kan også fjerne MinutesMaster i selve AI-appen. Når du skifter adgangskode, tilbagekaldes alle API-nøgler og forbundne apps. Når du sletter din konto, slettes alle forbindelser, nøgler og logposter.

Spørg MinutesMaster (assistenten i appen) og søgning

Assistent. Når du stiller assistenten et spørgsmål i appen, eller en agent bruger værktøjet ask_meetings, sender vi dit spørgsmål og de relevante uddrag af dine møder til vores udbyder af AI-modeller (via OpenRouter, som står på listen over underdatabehandlere) for at skrive svaret. Spørgsmålet og svaret, med links til de henviste øjeblikke, gemmes i din assistenthistorik, så du kan vende tilbage til dem. Du kan til enhver tid slette en samtale. Antallet af spørgsmål er begrænset pr. dag.

Søgning. For at kunne finde møder efter betydning omdannes mødetekst (transskriptioner og referater) og dine søgeforespørgsler til numeriske repræsentationer (embeddings) af en embedding-model, der tilgås via OpenRouter. Embeddings gemmes sammen med dit møde og slettes, når du sletter mødet eller din konto.

Hverken assistenten eller søgningen bruger dit indhold til at træne AI-modeller.

Opbevaring af data

Vi opbevarer dine personoplysninger og mødedata, så længe din konto er aktiv, eller så længe det er nødvendigt for at levere tjenesten til dig. Du kan til enhver tid slette dine møder og din konto ved at skrive til info@minutesmaster.ai. Sletninger gennemføres inden for 5 hverdage, undtagen hvor vi er forpligtet til at opbevare bestemte data af juridiske årsager.

Aktivitetslogge for AI-agenter slettes efter 180 dage; samtaler med assistenten gemmes, indtil du sletter dem eller din konto.

Dine rettigheder

Afhængigt af hvor du befinder dig, kan du have følgende rettigheder:

• Indsigt: Bede om en kopi af dine personoplysninger
• Berigtigelse: Bede om at få urigtige oplysninger rettet
• Sletning: Bede om at få dine personoplysninger slettet
• Dataportabilitet: Bede om at få dine data overført til en anden tjeneste
• Fravalg: Fravælge markedsføringshenvendelser

Kontakt os på info@minutesmaster.ai for at udøve disse rettigheder

Overførsel af data til andre lande

Flere af vores underdatabehandlere (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) har hjemsted i USA. Ved overførsel af personoplysninger fra EØS, Storbritannien eller Schweiz til USA anvender vi følgende garantier:

• Standardkontraktbestemmelser (Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914), hvor underdatabehandleren ikke deltager i EU-US Data Privacy Framework.
• Certificering under EU-US Data Privacy Framework, hvor underdatabehandleren deltager.
• Tekniske foranstaltninger, herunder TLS 1.2+ under overførsel og AES-256 ved lagring.

Stripes behandling for kunder i EU varetages af Stripe Payments Europe Ltd. (Irland). MeetingBaaS’ behandling foregår inden for Den Europæiske Union. Skriv til info@minutesmaster.ai for at få vores vurdering af overførselskonsekvenser (Transfer Impact Assessment) eller vores standardkontraktbestemmelser.

Børns privatliv

Vores tjeneste er ikke beregnet til børn under 16 år. Vi indsamler ikke bevidst personoplysninger fra børn. Hvis du mener, at vi har indsamlet oplysninger fra et barn, så kontakt os straks.

Ændringer af denne politik

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik fra tid til anden. Vi giver dig besked om væsentlige ændringer ved at offentliggøre den nye politik på denne side og opdatere datoen »Senest opdateret«. Hvis du fortsætter med at bruge vores tjeneste efter ændringerne, accepterer du den opdaterede politik.

Kontakt os

Hvis du har spørgsmål eller bekymringer vedrørende denne privatlivspolitik, så kontakt os:

• E-mail: info@minutesmaster.ai
• Post: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic