Informativa sulla privacy

Introduzione

MinutesMaster (“noi” o “nostro”) si impegna a proteggere la tua privacy. Questa Informativa sulla privacy spiega come raccogliamo, usiamo, divulghiamo e proteggiamo le tue informazioni quando utilizzi il nostro servizio di trascrizione di riunioni e generazione di verbali.

Informazioni che raccogliamo

Informazioni personali

Raccogliamo le informazioni che ci fornisci direttamente, tra cui:

Nome e indirizzo email quando crei un account
Informazioni di pagamento quando ti abboni ai nostri servizi
Informazioni del profilo che scegli di fornire
Comunicazioni con noi, incluse le richieste di supporto

Dati delle riunioni

Quando usi il nostro servizio, elaboriamo:

Le registrazioni audio delle riunioni che carichi o registri
Le trascrizioni generate dalle tue riunioni
I metadati delle riunioni (data, durata, partecipanti)
Qualsiasi modifica o annotazione che apporti ai verbali delle riunioni

Informazioni di utilizzo

Raccogliamo automaticamente alcune informazioni sul tuo utilizzo del servizio:

Informazioni sul dispositivo (tipo, sistema operativo, browser)
Indirizzo IP e posizione generica
Modelli di utilizzo e interazioni con le funzionalità
Log di prestazioni e di errori

Come usiamo le tue informazioni

Usiamo le informazioni che raccogliamo per:

Fornire, mantenere e migliorare i nostri servizi
Elaborare i tuoi file audio e generare trascrizioni e riepiloghi
Inviarti avvisi tecnici, aggiornamenti e messaggi di supporto
Rispondere alle tue richieste e fornire assistenza clienti
Monitorare e analizzare i modelli di utilizzo per migliorare l’esperienza utente
Rilevare, prevenire e affrontare problemi tecnici e attività fraudolente
Adempiere agli obblighi di legge

Sicurezza dei dati

Applichiamo misure di sicurezza standard di settore per proteggere le tue informazioni:

Tutti i dati sono cifrati in transito tramite TLS 1.3
I dati a riposo sono cifrati con crittografia AES-256
L’accesso ai dati personali è limitato al solo personale autorizzato
Audit di sicurezza e penetration test regolari
Data center sicuri con controlli di sicurezza fisica

Sebbene ci impegniamo a proteggere le tue informazioni, nessun metodo di trasmissione su internet o di archiviazione elettronica è sicuro al 100%. Non possiamo garantire una sicurezza assoluta.

Condivisione e divulgazione dei dati

Non vendiamo le tue informazioni personali. Possiamo condividere le tue informazioni nelle seguenti circostanze:

Sub-responsabili: fornitori terzi specifici che trattano dati per nostro conto per erogare il Servizio. I sub-responsabili attuali sono elencati di seguito.
Obblighi di legge: quando richiesto dalla legge o per proteggere i nostri diritti
Trasferimenti aziendali: nell’ambito di una fusione, acquisizione o vendita di asset
Con il tuo consenso: quando accetti esplicitamente di condividere le tue informazioni

Sub-responsabili attuali

Ci avvaliamo dei seguenti sub-responsabili, ove applicabile con accordi scritti di trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 28. Ognuno accede solo ai dati necessari a svolgere la propria funzione specifica.

MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Francia) — invio del bot per riunioni + registrazione per le integrazioni Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. Archivia le registrazioni delle riunioni e i token OAuth di Zoom (cifrati con AES-256-GCM) e usa Gladia (Gladia SAS, Francia) come sub-responsabile per la trascrizione in tempo reale delle registrazioni del bot.
Soniox (Soniox Inc., USA) — riconoscimento vocale principale. Riceve l’audio solo per la trascrizione; per contratto non viene usato per l’addestramento di modelli.
RunPod (RunPod Inc., USA) — capacità di calcolo di riserva per la trascrizione di classe Whisper. Riceve l’audio solo quando Soniox non è disponibile.
OpenRouter (OpenRouter Inc., USA) — gateway di modelli linguistici usato per la generazione dei verbali, le traduzioni, l’assistente nell’app e gli embedding per la ricerca. Riceve il testo trascritto (e, per l’assistente e la ricerca, le tue domande e query di ricerca) e lo instrada ai fornitori di modelli sottostanti — tra cui OpenAI, Anthropic e Google — ciascuno con condizioni API senza addestramento. L’instradamento verso i fornitori viene registrato.
Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlanda) — elaborazione dei pagamenti per abbonamenti a pagamento e pacchetti di crediti. Riceve i dati di fatturazione; non archiviamo i numeri di carta completi.
RevenueCat (RevenueCat, Inc., USA) — gestisce gli acquisti in-app effettuati tramite App Store e Google Play. Riceve l’ID del tuo account MinutesMaster e le ricevute di acquisto dello store; i dati di pagamento restano presso Apple o Google.
Sentry (Functional Software, Inc., USA) — segnalazione di arresti anomali ed errori dell’app mobile. Riceve dati diagnostici tecnici (modello del dispositivo, versione del sistema e dell’app, tracce di errore) associati all’ID del tuo account; mai l’audio, le trascrizioni o i verbali delle riunioni.

Informiamo i clienti con almeno 30 giorni di anticipo prima di integrare qualsiasi nuovo sub-responsabile che modifichi in modo sostanziale il trattamento dei dati. Per richiedere una copia aggiornata del nostro elenco di sub-responsabili o del nostro DPA, scrivi a info@minutesmaster.ai.

Agenti AI e assistente

Agenti AI (Claude, ChatGPT e altre app MCP)

Puoi collegare MinutesMaster ad assistenti e agenti AI come Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Cursor o strumenti di automazione tramite il nostro server MCP all’indirizzo https://api.minutesmaster.ai/mcp. Questa sezione spiega cosa succede quando lo fai.

Come si crea un collegamento. Puoi accedere a MinutesMaster e approvare l’app nella nostra schermata di consenso (OAuth), oppure creare una chiave API personale in Dashboard > Agenti AI. Nella schermata di consenso scegli cosa può fare l’app:

Leggere le riunioni (cercare e leggere trascrizioni, verbali, decisioni e azioni);
Organizzare e modificare (titoli, note, nomi dei parlanti, cartelle, tag, condivisione con un team, traduzioni, modelli di verbale e riscrittura dei verbali con un altro modello);
Inviare bot e importare (inviare il bot per riunioni, importare registrazioni da link o file caricati; questo consuma i tuoi crediti).

Cosa può vedere un agente. Un’app collegata vede solo ciò che può vedere il tuo account: le tue riunioni e quelle condivise con gli spazi di lavoro dei tuoi team, e solo entro i permessi che hai approvato. A seconda della tua richiesta, i dati restituiti all’app possono includere: titoli, date, durate e lingue delle riunioni; nomi e ruoli di partecipanti e parlanti; trascrizioni; verbali (riepilogo, argomenti, decisioni, azioni con i responsabili, prossima riunione); le tue note private sulle riunioni; nomi di cartelle, tag e team; l’indirizzo email del membro del team proprietario di una riunione condivisa; l’email, il piano e il saldo crediti del tuo account; i tuoi modelli di verbale e le relative impostazioni; e link a tempo (un link di riproduzione della registrazione valido 2 ore, un link di download valido 15 minuti che funziona per chiunque lo abbia e un link di caricamento monouso valido 1 ora).

Cosa succede ai dati nell’app AI. Quando uno strumento restituisce contenuti di una riunione, l’app AI che usi (ad esempio Claude di Anthropic o ChatGPT di OpenAI) li riceve e li tratta secondo i propri termini e la propria informativa sulla privacy. MinutesMaster non controlla il modo in cui quel fornitore li conserva o li utilizza. Collega solo app a cui affideresti le tue riunioni.

Cosa conserviamo sui collegamenti.

App collegate (OAuth): il nome dell’app, il suo identificatore client e il sito web, i permessi che hai concesso, quando l’hai collegata e quando l’app ha usato il collegamento l’ultima volta. I token di accesso e di aggiornamento sono conservati solo come hash unidirezionali. I token di accesso scadono dopo un’ora e quelli di aggiornamento dopo 60 giorni, e vengono rinnovati finché usi l’app. Le app registrate che non hanno mai completato un collegamento vengono eliminate dopo 7 giorni.
Chiavi API: il nome che hai dato alla chiave, i suoi primi caratteri (per riconoscerla nell’elenco), un hash unidirezionale della chiave, i suoi permessi, la data di creazione e di ultimo utilizzo e una data di scadenza facoltativa. La chiave completa viene mostrata una sola volta, quando la crei.
Registro attività: per ogni chiamata a uno strumento, lettura di una risorsa o prompt, registriamo il tuo account, il nome e l’identificatore dell’app, se ha usato OAuth o una chiave API, il nome dello strumento, della risorsa o del prompt, l’esito positivo o negativo, un breve messaggio di errore in caso di errore, la durata e l’ora. Non registriamo ciò che l’app ha inviato a uno strumento (le tue domande, i termini di ricerca o altri argomenti) né ciò che lo strumento ha restituito. Usiamo questo registro per mostrarti l’attività recente degli agenti, applicare i limiti di utilizzo e indagare sugli abusi. Viene eliminato dopo 180 giorni.

Azioni che un agente esegue per te. Se hai consentito “Inviare bot e importare”, un agente può inviare il bot di MinutesMaster a una riunione o importare una registrazione per tuo conto. Funziona esattamente come se lo facessi tu nell’app: stessi crediti, stessa elaborazione e stessi sub-responsabili descritti sopra.

Scollegamento. In Dashboard > Agenti AI puoi scollegare qualsiasi app o revocare qualsiasi chiave API; l’accesso si interrompe subito. Puoi anche rimuovere MinutesMaster direttamente nell’app AI. Cambiare la password revoca tutte le chiavi API e le app collegate. Eliminare l’account elimina tutti i collegamenti, le chiavi e le voci del registro.

Chiedi a MinutesMaster (assistente nell’app) e ricerca

Assistente. Quando fai una domanda all’assistente nell’app, o un agente usa lo strumento ask_meetings, inviamo la tua domanda e gli estratti pertinenti delle tue riunioni al nostro fornitore di modelli AI (tramite OpenRouter, elencato tra i nostri sub-responsabili) per scrivere la risposta. La domanda e la risposta, con i link ai momenti citati, vengono salvate nella cronologia dell’assistente così puoi ritrovarle. Puoi eliminare una conversazione in qualsiasi momento. Il numero di domande al giorno è limitato.

Ricerca. Per trovare le riunioni in base al significato, il testo delle riunioni (trascrizioni e verbali) e le tue query di ricerca vengono trasformati in rappresentazioni numeriche (embedding) da un modello di embedding a cui si accede tramite OpenRouter. Gli embedding vengono conservati insieme alla riunione ed eliminati quando elimini la riunione o l’account.

Né l’assistente né la ricerca usano i tuoi contenuti per addestrare modelli AI.

Conservazione dei dati

Conserviamo le tue informazioni personali e i dati delle riunioni finché il tuo account è attivo o per il tempo necessario a fornirti i servizi. Puoi eliminare le tue riunioni e il tuo account in qualsiasi momento scrivendo a info@minutesmaster.ai. Le eliminazioni vengono elaborate entro 5 giorni lavorativi, salvo quando siamo tenuti a conservare dati specifici per motivi legali.

I registri delle attività degli agenti AI vengono eliminati dopo 180 giorni; le conversazioni con l’assistente vengono conservate finché non le elimini tu o non elimini il tuo account.

I tuoi diritti

A seconda della tua posizione, potresti avere i seguenti diritti:

Accesso: richiedere una copia delle tue informazioni personali
Rettifica: richiedere la correzione di informazioni inesatte
Cancellazione: richiedere l’eliminazione delle tue informazioni personali
Portabilità: richiedere il trasferimento dei tuoi dati a un altro servizio
Opposizione: annullare l’iscrizione alle comunicazioni di marketing

Per esercitare questi diritti, contattaci a info@minutesmaster.ai

Trasferimenti internazionali di dati

Diversi nostri sub-responsabili (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) hanno sede negli Stati Uniti. Per i trasferimenti transfrontalieri di dati personali dallo SEE / Regno Unito / Svizzera verso gli Stati Uniti ci basiamo sulle seguenti garanzie:

Clausole contrattuali standard (decisione di esecuzione 2021/914 della Commissione europea) quando il sub-responsabile non partecipa al Data Privacy Framework UE–USA.
Certificazione al Data Privacy Framework UE–USA quando il sub-responsabile vi partecipa.
Misure tecniche tra cui TLS 1.2+ in transito e AES-256 a riposo.

L’elaborazione Stripe per i clienti UE è gestita da Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanda). L’elaborazione MeetingBaaS avviene all’interno dell’Unione europea. Per richiedere la nostra valutazione d’impatto sui trasferimenti o le clausole contrattuali standard, scrivi a info@minutesmaster.ai.

Privacy dei minori

Il nostro servizio non è destinato ai minori di 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente informazioni personali da minori. Se ritieni che abbiamo raccolto informazioni di un minore, contattaci immediatamente.

Modifiche a questa informativa

Potremmo aggiornare questa Informativa sulla privacy di tanto in tanto. Ti informeremo delle modifiche significative pubblicando la nuova informativa in questa pagina e aggiornando la data di “Ultimo aggiornamento”. L’uso continuato del nostro servizio dopo le modifiche costituisce accettazione dell’informativa aggiornata.

Contattaci

Se hai domande o dubbi su questa Informativa sulla privacy, contattaci:

Email: info@minutesmaster.ai
Posta: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic