Política de privacidad

Introducción

MinutesMaster (“nosotros” o “nuestro”) se compromete a proteger tu privacidad. Esta Política de privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos tu información cuando utilizas nuestro servicio de transcripción de reuniones y generación de actas.

Información que recopilamos

Información personal

Recopilamos la información que nos proporcionas directamente, incluida:

• Nombre y dirección de correo electrónico al crear una cuenta
• Información de pago al suscribirte a nuestros servicios
• Información de perfil que decidas proporcionar
• Comunicaciones con nosotros, incluidas las solicitudes de soporte

Datos de reuniones

Cuando usas nuestro servicio, procesamos:

• Grabaciones de audio de reuniones que subes o grabas
• Transcripciones generadas a partir de tus reuniones
• Metadatos de reuniones (fecha, duración, participantes)
• Cualquier edición o anotación que hagas en las actas de reuniones

Información de uso

Recopilamos automáticamente cierta información sobre tu uso de nuestro servicio:

• Información del dispositivo (tipo, sistema operativo, navegador)
• Dirección IP y ubicación general
• Patrones de uso e interacciones con las funciones
• Registros de rendimiento y de errores

Cómo usamos tu información

Usamos la información que recopilamos para:

• Proporcionar, mantener y mejorar nuestros servicios
• Procesar tus archivos de audio y generar transcripciones y resúmenes
• Enviarte avisos técnicos, actualizaciones y mensajes de soporte
• Responder a tus solicitudes y ofrecer atención al cliente
• Supervisar y analizar patrones de uso para mejorar la experiencia de usuario
• Detectar, prevenir y abordar problemas técnicos y actividad fraudulenta
• Cumplir con las obligaciones legales

Seguridad de los datos

Aplicamos medidas de seguridad estándar del sector para proteger tu información:

• Todos los datos se cifran en tránsito mediante TLS 1.3
• Los datos en reposo se cifran mediante cifrado AES-256
• El acceso a los datos personales está restringido únicamente al personal autorizado
• Auditorías de seguridad y pruebas de penetración periódicas
• Centros de datos seguros con controles de seguridad física

Aunque nos esforzamos por proteger tu información, ningún método de transmisión por internet o de almacenamiento electrónico es 100% seguro. No podemos garantizar una seguridad absoluta.

Compartición y divulgación de datos

No vendemos tu información personal. Podemos compartir tu información en las siguientes circunstancias:

• Subencargados: proveedores externos específicos que procesan datos en nuestro nombre para prestar el Servicio. Los subencargados actuales se enumeran a continuación.
• Requisitos legales: cuando lo exija la ley o para proteger nuestros derechos
• Transmisiones de empresa: en relación con una fusión, adquisición o venta de activos
• Con tu consentimiento: cuando aceptas explícitamente compartir tu información

Subencargados actuales

Contratamos a los siguientes subencargados bajo acuerdos de tratamiento de datos por escrito conforme al artículo 28 cuando procede. Cada uno accede solo a los datos necesarios para desempeñar su función específica.

• MeetingBaaS (SAS SPOKE, Neuilly-sur-Seine, Francia) — envío del bot de reuniones + grabación para las integraciones de Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Almacena grabaciones de reuniones y tokens OAuth de Zoom (cifrados con AES-256-GCM), y usa Gladia (Gladia SAS, Francia) como subencargado para la transcripción en tiempo real de las grabaciones del bot.
• Soniox (Soniox Inc., EE. UU.) — reconocimiento de voz principal. Recibe audio únicamente para transcripción; contractualmente no se usa para entrenar modelos.
• RunPod (RunPod Inc., EE. UU.) — cómputo de transcripción de respaldo de clase Whisper. Recibe audio solo cuando Soniox no está disponible.
• OpenRouter (OpenRouter Inc., EE. UU.) — pasarela de modelos de lenguaje usada para la generación de actas, las traducciones, el asistente de la app y los embeddings de búsqueda. Recibe texto transcrito (y, para el asistente y la búsqueda, tus preguntas y consultas de búsqueda) y lo enruta a proveedores de modelos subyacentes — incluidos OpenAI, Anthropic y Google — cada uno bajo términos de API sin entrenamiento. El enrutamiento de proveedores queda registrado.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlanda) — procesamiento de pagos para suscripciones de pago y paquetes de créditos. Recibe datos de facturación; no almacenamos números de tarjeta completos.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., EE. UU.) — gestiona las compras dentro de la app realizadas en App Store y Google Play. Recibe el ID de tu cuenta de MinutesMaster y los registros de compra de la tienda; los datos de pago permanecen en Apple o Google.
• Sentry (Functional Software, Inc., EE. UU.) — informes de fallos y errores de la app móvil. Recibe diagnósticos técnicos (modelo del dispositivo, versión del sistema y de la app, trazas de error) asociados al ID de tu cuenta; nunca el audio, las transcripciones ni las actas de tus reuniones.

Notificamos a los clientes con al menos 30 días de antelación antes de incorporar cualquier subencargado nuevo que cambie de forma sustancial el tratamiento de los datos. Para solicitar una copia actualizada de nuestra lista de subencargados o de nuestro DPA, escribe a info@minutesmaster.ai.

Agentes de IA y el asistente

Agentes de IA (Claude, ChatGPT y otras apps MCP)

Puedes conectar MinutesMaster con asistentes y agentes de IA como Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Cursor o herramientas de automatización a través de nuestro servidor MCP en https://api.minutesmaster.ai/mcp. Esta sección explica qué ocurre cuando lo haces.

Cómo se establece una conexión. Puedes iniciar sesión en MinutesMaster y aprobar la app en nuestra pantalla de consentimiento (OAuth), o bien crear una clave de API personal en Panel > Agentes de IA. En la pantalla de consentimiento eliges qué puede hacer la app:

• Leer reuniones (buscar y leer transcripciones, actas, decisiones y tareas);
• Organizar y editar (títulos, notas, nombres de hablantes, carpetas, etiquetas, compartir con un equipo, traducciones, plantillas de acta y reescritura de actas con otra plantilla);
• Enviar bots e importar (enviar el bot de reuniones, importar grabaciones desde enlaces o archivos subidos; esto gasta tus créditos).

Qué puede ver un agente. Una app conectada solo ve lo que puede ver tu cuenta: tus propias reuniones y las reuniones compartidas con los espacios de tus equipos, y solo dentro de los permisos que aprobaste. Según lo que pidas, los datos devueltos a la app pueden incluir: títulos, fechas, duraciones e idiomas de las reuniones; nombres y roles de participantes y hablantes; transcripciones; actas (resumen, temas, decisiones, tareas con responsables, próxima reunión); tus notas privadas de las reuniones; nombres de carpetas, etiquetas y equipos; la dirección de correo electrónico del compañero propietario de una reunión compartida; el correo electrónico, el plan y el saldo de créditos de tu cuenta; tus plantillas de acta y sus ajustes; y enlaces de duración limitada (un enlace de reproducción de la grabación válido durante 2 horas, un enlace de descarga válido durante 15 minutos que funciona para cualquiera que lo tenga y un enlace de subida de un solo uso válido durante 1 hora).

Qué ocurre con los datos en la app de IA. Cuando una herramienta devuelve contenido de una reunión, la app de IA que usas (por ejemplo, Claude de Anthropic o ChatGPT de OpenAI) lo recibe y lo trata conforme a sus propios términos y su propia política de privacidad. MinutesMaster no controla cómo ese proveedor lo almacena o lo usa. Conecta solo apps a las que confiarías tus reuniones.

Qué guardamos sobre las conexiones.

• Apps conectadas (OAuth): el nombre de la app, su identificador de cliente y su sitio web, los permisos que concediste, cuándo la conectaste y cuándo usó la app la conexión por última vez. Los tokens de acceso y de actualización solo se almacenan como hashes unidireccionales. Los tokens de acceso caducan al cabo de una hora y los de actualización al cabo de 60 días, y se renuevan mientras usas la app. Los registros de apps que nunca completaron una conexión se eliminan a los 7 días.
• Claves de API: el nombre que le diste a la clave, sus primeros caracteres (para reconocerla en la lista), un hash unidireccional de la clave, sus permisos, la fecha de creación y de último uso y una fecha de caducidad opcional. La clave completa se muestra una sola vez, al crearla.
• Registro de actividad: por cada llamada a una herramienta, lectura de un recurso o prompt, registramos tu cuenta, el nombre y el identificador de la app, si usó OAuth o una clave de API, el nombre de la herramienta, el recurso o el prompt, si tuvo éxito o falló, un breve mensaje de error si falló, la duración y la hora. No registramos lo que la app envió a una herramienta (tus preguntas, términos de búsqueda u otros argumentos) ni lo que devolvió la herramienta. Usamos este registro para mostrarte la actividad reciente de los agentes, aplicar límites de uso e investigar abusos. Se elimina a los 180 días.

Acciones que un agente realiza por ti. Si permitiste “Enviar bots e importar”, un agente puede enviar el bot de MinutesMaster a una reunión o importar una grabación en tu nombre. Funciona exactamente igual que si lo hicieras tú en la app: los mismos créditos, el mismo procesamiento y los mismos subencargados descritos más arriba.

Desconexión. En Panel > Agentes de IA puedes desconectar cualquier app o revocar cualquier clave de API; el acceso se interrumpe de inmediato. También puedes quitar MinutesMaster en la propia app de IA. Cambiar tu contraseña revoca todas las claves de API y las apps conectadas. Eliminar tu cuenta elimina todas las conexiones, claves y entradas del registro.

Pregunta a MinutesMaster (asistente de la app) y búsqueda

Asistente. Cuando le haces una pregunta al asistente en la app, o un agente usa la herramienta ask_meetings, enviamos tu pregunta y los fragmentos relevantes de tus reuniones a nuestro proveedor de modelos de IA (a través de OpenRouter, que figura entre nuestros subencargados) para redactar la respuesta. La pregunta y la respuesta, con enlaces a los momentos citados, se guardan en tu historial del asistente para que puedas volver a ellas. Puedes eliminar una conversación en cualquier momento. El número de preguntas por día es limitado.

Búsqueda. Para encontrar reuniones por su significado, el texto de las reuniones (transcripciones y actas) y tus consultas de búsqueda se convierten en representaciones numéricas (embeddings) mediante un modelo de embeddings al que se accede a través de OpenRouter. Los embeddings se almacenan junto con tu reunión y se eliminan cuando eliminas la reunión o tu cuenta.

Ni el asistente ni la búsqueda usan tu contenido para entrenar modelos de IA.

Conservación de los datos

Conservamos tu información personal y tus datos de reuniones mientras tu cuenta esté activa o según sea necesario para prestarte los servicios. Puedes eliminar tus reuniones y tu cuenta en cualquier momento escribiendo a info@minutesmaster.ai. Las eliminaciones se procesan en un plazo de 5 días laborables, salvo cuando estemos obligados a conservar datos específicos por motivos legales.

Los registros de actividad de los agentes de IA se eliminan a los 180 días; las conversaciones con el asistente se conservan hasta que las elimines tú o elimines tu cuenta.

Tus derechos

Según tu ubicación, puedes tener los siguientes derechos:

• Acceso: solicitar una copia de tu información personal
• Rectificación: solicitar la corrección de información inexacta
• Supresión: solicitar la eliminación de tu información personal
• Portabilidad: solicitar la transferencia de tus datos a otro servicio
• Oposición: darte de baja de las comunicaciones de marketing

Para ejercer estos derechos, contáctanos en info@minutesmaster.ai

Transferencias internacionales de datos

Varios de nuestros subencargados (Soniox, RunPod, OpenRouter, RevenueCat, Sentry) tienen su sede en Estados Unidos. Nos basamos en las siguientes garantías para las transferencias transfronterizas de datos personales desde el EEE / Reino Unido / Suiza a Estados Unidos:

• Cláusulas contractuales tipo (Decisión de Ejecución 2021/914 de la Comisión Europea) cuando el subencargado no participa en el Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU.
• Certificación del Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU. cuando el subencargado participa.
• Medidas técnicas que incluyen TLS 1.2+ en tránsito y AES-256 en reposo.

El procesamiento de Stripe para clientes de la UE lo gestiona Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanda). El procesamiento de MeetingBaaS se realiza dentro de la Unión Europea. Para solicitar nuestra Evaluación de Impacto de Transferencias o las Cláusulas contractuales tipo, escribe a info@minutesmaster.ai.

Privacidad de los menores

Nuestro servicio no está dirigido a menores de 16 años. No recopilamos conscientemente información personal de menores. Si crees que hemos recopilado información de un menor, contáctanos de inmediato.

Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de privacidad de vez en cuando. Te notificaremos los cambios significativos publicando la nueva política en esta página y actualizando la fecha de “Última actualización”. El uso continuado de nuestro servicio después de los cambios constituye la aceptación de la política actualizada.

Contáctanos

Si tienes preguntas o dudas sobre esta Política de privacidad, contáctanos:

• Correo electrónico: info@minutesmaster.ai
• Correo postal: Jan Horák, IČO 06599648, Pod Rozhlednou 2970/11, 787 01 Šumperk, Czech Republic